浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施

刘骞

摘 要：电子文件是伴随着计算机技术而出现的，随着计算机技术逐渐在各种领域之中被使用于推广，电子文件也对原有的纸质文件进行了取代，纸质文件逐渐转化为电子文件也是一种必然性趋势，电子文件这种文件形式逐渐渗透到了档案管理这项管理活动之中。文件整理人员开展整理活动时，需要改变原有的文件整理方法，借助全新的载体来整理与运用以电子文件为外在形式的档案，达到高效管理档案的目的，本文根据对电子文件形式的档案的整理经验，对其优势以及防控风险的方法进行分析。

关键词：电子文件档案；优越性；风险；防控措施

电子文件是依存于电子信息技术而存在的，随着信息活动变得越来越发达，档案类型的文件存在的方式也有所改变，逐渐摆脱了原有的纸质存在方式，进化为电子文件，负责整理档案工作的人员也逐渐开始对新型的整理方法与技术进行学习，使档案整理工作具有更强的信息化以及网络化特点，电子文件形式的档案带给档案整理行业的好处很明显，但是电子档案给这项整理工作带来的风险也不容小觑，本文对电子形式的档案文件具有的优点以及控制其整理风险的方法进行分析。

1 优越性分析

1.1 减轻工作人员的工作强度

电子档案的发展使人们摆脱了传统的纸质档案归档保存的乏陈工作，大大减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率。着科学技术的发展、电子网络的普及，信息的网络化为信息的归档保存和检索提供了便捷的管理手段，减少了工作人员立卷、存档、检查、寻找的难度。同时虚拟的信息网络也大大节省了保存档案需要占用的空间，延长了档案文件存留的时间。

1.2 提升文档内容的科学性

传统的纸质文件档案需要专门的工作人员在完成文书后进行逐字逐句的检阅，确保文字准确、章节连贯、语句通顺、理论健全。一排除检查完毕后，一旦需要增缺补漏或是进行修改完善，则需要将已经修订好的档案拆封拆卷重新订做。但文件档案采用微机电子网络化管理后，档案用计算机文档即可增删补改，可随时进行补漏增缺，无需反复拆卷，无需重新修订，更无须积存待检修档案。如此省时省力，高效便捷。亦可防止因反复的拆卷导致文件的遗失。

1.3 極强的保密性

前人为了将重要的纸质档案很好地保留，防止被人窥见其中辛密，多会建造类似于现代防空洞一样的幽深密室，亦或在隐秘之地挖掘秘密窑洞将档案深埋，费时费心费力还多有此地无银三百两之嫌。电子档案可设置成单分文件阅读，如此就连卷宗的查阅修改人员也只能查阅其所需要的部分，无法借机阅读档案的其他文件，从而保证了文件的保密性。

2 风险因素分析

对于电子档案材料的优越性有所认识之后，整理人员还需要对这种电子形式的档案材料给整理工作带来的风险进行明确。

2.1 辅助技术到来的风险

众所周知，电子文件形式的档案材料无法独立存在，必须要借助计算机、信息技术以及网络技术等现代可应用的科技作为助力而存在，但是这些多种多样的现代科技不仅仅给整理人员带来操作便利的可靠影响，同时还将一些危险元素引入到文件整理活动之中，首先这些重要的电子档案文件不是被锁进档案室之中，而是被存储于电脑之中，不需要钥匙就可以直接对这种电子文件进行操作，而一些重要的文件还会存在被随意更改、甚至删除的风险，虽然可以通过设置密码来锁定文件，防止出现有人随意操作带来的风险，但是随着破解技术的提升，电子文件仍旧难以处于绝对安全的位置。

2.2 整理制度带来的风险元素

除了计算机技术、网络存储技术带来的风险之外，文件的整理制度也会给整理活动带来一定的风险，虽然很多负责档案管理工作的部门已经逐渐将电子文件管理技术加入到工作体系之中，但是对于原有的制度的改进力度比较小，纸质文档的管理制度是不能直接被用于电子文档的管理活动之中，文档管理的每一个阶段都需要有标准的管理制度作为管理的依据，因此相关人员需要对管理文档的制度进行改进，同时还要提升管理人员的素养，使其能够在掌握管理电子文档技术方法的同时，还能加强对于文档管理活动的责任感。

2.3 保存方式带来的风险元素

电子文档的特殊保存方式也会给电子文档本身带来风险，这种类型的文档一般会被保存于电脑之中，电脑这种精密仪器比较容易受到外界的破坏性影响而出现使用故障，而一些较为严重的故障会导致重要文档被损坏，从而难以被复原，而正常的档案管理活动需要借助电能才能完成，一旦出现断电情况，电子档案就无法被有效管理，常规的管理活动也无法继续进行。

3 防控措施分析

对于几种常见的风险因素有所了解之后，就可以对防控风险的方式进行研究，通过预防性的措施来对电子档案进行优化管理，保证电子文件形式的档案的完整性。

3.1 提升管理水平

首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据，从而保证电子文档的原始性和真实性。

3.2 完善管理机制

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。

结束语

本文首先对电子档案自身的优越性进行了研究，电子档案的便携性可以减轻档案管理人员的工作强度，使不个体之间的传输档案的活动具有更高的效率，还能使查询目标档案的工作更加方便，其主要的缺点在于依赖度比较高，主要依赖的就是网络技术和计算机技术，一旦出现停电这种故障，无论是计算机还是网络都会出现停止运行的情况，而在这种条件之下，整理工作难以开展，因此整理人员在平时就必须要做好防范工作，对各种不利于整理工作开展的问题进行防控，通过多种防控方法，实现整理电子文件类型的档案材料的目的。

参考文献

[1]龙建强.《企业电子文件归档与电子档案管理指南》主要内容浅析[J].机电兵船档案，2016（03）.

[2]孙超.浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J].赤子（上中旬），2016（24）.

[3]王艳秋.试论电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J].赤子（上中旬），2016（15）.

[4]李莉萌.浅谈电子文件档案的保存、维护和管理思路[J].科技信息，2014（13）.endprint