如何对档案管理工作进行进一步规范

陈桂秋

摘 要：为了保证档案管理工作发展能符合社会需要，档案管理人员应能认识到档案管理的重要性，并根据档案管理的实际需要管理重点进行规范化管理，全面促进档案管理工作的长足发展。本文就档案管理工作的规范化发展进行了分析。

关键词：档案；管理；规范化

在长时间档案积累之后，各个单位或者企业都积累了大量的档案文件，这些档案信息中一般都含有大量宝贵信息，需要档案管理方面的工作人员能进一步规范管理工作，保证档案中的信息能被充分的运用到实际的发展建设，同时也能提升檔案管理方面的工作质量。

1 档案管理人员自身意识水平提升

随着市场经济的不断深化，档案管理相关工作也发生了很大的变化。其对应的社会功能也逐渐的从政治领域进入经济与科技领域的发展。档案资源本就具备一定的时效性，在管理工作中不断的提升总体管理规范化，能够很好的呈现时效性各类需求。管理人员也应该本着严肃的态度，对相关的工作程序及体制不断的健全，并合理的引进标准化的制定理念。档案管理工作早期的归整及收集，对应部门应该对自身的各种资料展开规范化的处理，并进行合理的汇总。档案管理人员应对不相同的资料实行分类归档，再严格的依据规范化步骤对其进行著名。档案管理人员还应该合理的结合自身的各类需求及档案管理的趋向，编制规范化的管理体制。档案管理体制应对相关的档案管理程序以及不同环节进行规范化说明，再对不同的人员对应职责及工作的内容进行划分，有效的落实不同岗位职责。

2 强化档案收集以及归档工作质量

档案对于每个企业的重要性都有所不同，而这也更能展现出档案信息的重要性，在开展档案信息管理工作的时候要能区分不同档案的重要性，从而更加科学的完成档案信息管理工作。

2.1 完善档案收集管理体系

现代各种档案信息不仅数量众多，并且和过去相比在时效性方面也有所增强，如果在档案信息收集方面出现问题，那么就会影响到整个档案管理体系的质量。在一些单位或者是企业中虽然已经有档案收集管理部门，但由于档案收集部门管理制度或者是组织架构的影响，导致档案信息在时效性等方面存在问题，影响了档案管理工作发展，需要档案管理部门能根据管理工作需要，完善档案管理体系，将档案信息收集、档案信息整理、档案信息储藏形成一个完整的体系。

2.2 确保档案收集的齐全

档案的收集是指档案管理人员按照国家的相关规定，通过接收和征集的方式将本单位内部各个部门、个人及分散在社会上的档案收集到本单位，藏入综合档案的过程。在具体档案收集工作上，档案的收集是建立在归档制度上，通过规定明确归档范围、归档要求和归档时间，保证档案收集工作的顺利开展。文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是档案管理人员要爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门收集。阶段工作结束或年度工作完结，档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，对大量分散的档案材料进行加工、分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据。

3 积极优化档案管理工作

现阶段人们对于档案信息管理方面的要求较高，过去人工类型的档案信息管理技术已经不能完全适应现代社会发展的需要，需要管人员能将各种现代档案管理理念以及管理技术融入到档案管理中，提升档案管理的质量。

3.1 运用新型电子信息技术进行档案管理

过去人工档案管理方式在进行档案管理的时候，无论是档案收集还是档案信息的汇编入库都需要依靠工作人员完成，这不仅影响了档案管理工作的效率，同时增加档案管理工作出现错误的几率，人工类型的档案管理方式在目前一些地区中人在使用，这无疑会影响档案管理工作规范化的发展。为了保证档案信息管理能在规范化方面有长足发展，需要管理人员能将新型的电子信息技术融入到档案管理工作中，全面的强化管理工作质量。

通过将电子信息技术融入到现代档案信息管理中，就能在档案信息录入的时候实现电子化，大大的提升档案信息录入的效率并降低可能出现错误的几率。其次，现代化的档案信息管理还能对信息查询起到优化效果，在查询的时候只需要将关键词输入到设备中就能立即找到相应的信息，不必再逐一的查询档案信息，这样就为档案查询人员提供了便利条件。

3.2 做好各种类型档案的管理

现代化电子信息技术对档案信息管理发展起到了革命性的意义，让档案信息实现了电子化的转变，这是档案信息的查询、储藏、管理等多方面都起到关键性的促进作用，但也有一些纸质类型的文件有着不可取代的价值，比如珍贵的历史文献、带有特殊标记或者是有特殊要求的纸质档案信息，因此在对档案信息进行管理的时候要能认识不同类型档案信息的特点，制定相应的管理方案。尤其是对于纸质类型档案信息的管理，要按照相应的标准开展管理工作，避免纸质类型档案信息出现褪色、变酶等情况，保证档案管理工作有良好基础。

4 强化档案信息管理方面工作人员综合素质

在开展档案信息管理的时候管理人员的综合素质决定了管理工作的质量，为了能更有效的保证档案信息管理质量，也就需要能强化档案管理人员综合素质，这在管理工作融入了现代电子信息技术的情况下显得更为重要。

根据需要开展培训课程：目前档案信息管理工作发展较快，出现了大量的新型技术以及新型设，一些档案管理人员因对相应技术的了解以及掌握水平不足，导致工作受到了影响，因此需要管理人员能根据档案管理工作的实际需要开展相应的培训课程。在开展培训活动的过程中，主办方要坚持从实际出发，最好可以进行分层次培训。可以给档案管理人员提供全面系统的学习机会，通过系统的培训课程使之了解认识档案管理工作领域的前言现状，帮助其充实自身档案学新理论、新方法，从而实现对大学教育中不足的补充。

结束语

在新形势下，档案管理工作的规范化和高效开展，其最先就是需要促进档案管理相关工作规范化及标准化，这也是档案管理时效性的基础提升。并且，要促进档案管理工作的现代化进程，有效的提升的档案管理人员的专业化素质，这样不仅仅是可以合理提升档案管理的质量以及管理水平，更能够有效的落实档案管理的规范化及高效化。同时，还应该健全并创新档案开放工作，档案资料是非常重要的社会资源，新形势下档案管理应该不断的提升对应资料的开放化，这也能够有效的推进档案资料更好的发挥其社会效益。

参考文献

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