如何强化干部人事档案工作的服务和利用

冉晓宇

摘 要：档案信息主要记录人员调动以及工作上的基本信息等内容，档案在职能分类上也有很多，科技档案、文书档案、人事档案等，其中人事档案主要会记录干部工作事迹、贡献以及一些失误操作等详细内容，这些都是工作考察的重点依据，如何将人事档案进行有效管理，是档案信息管理工作人员应重点关注的内容，这对提高人事工作效率也具有非常大的影响，笔者就强化干部人事档案工作的服务水平以及利用效率进行了相关方法的论述，希望的得出的结论可以给工作人员带来帮助。

关键词：干部人事档案；工作管理；服务；利用

干部档案在管理过程中由于信息共享或是利用手段的不够完善，很可能会在档案信息处理过程中出现信息丢失或是破损的情况，这些档案信息没有得到工作人员的有效整理，在查找、使用时也会出现很多障碍，不仅浪费工作时间，还会降低效率。为了有效避免这些问题的产生，人事档案管理上的工作人员应更新管理手段，采用更多的方法对档案信息进行更为有效的整理。

1 干部人事档案服务现状

1.1 干部人事档案的利用范围

人事档案提供利用的范围主要有以下几方面：一是涉及当事人考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、复查甄别历史事件、工资待遇、职称评定、三龄两历核查、退（离）休、治丧等组织人事工作。二是纪检、监察、公安保卫部门的人员办理案件时，需要查阅当事人档案的。三是当事人报考研究生、职称重新确认、因私出国、办理落户、社会保险、公证等需要出具相关证明的。

1.2 干部人事档案的服务方式

人事档案提供利用服务的方式主要有五种：

（1）阅档室阅览。是最普遍、最主要、最常规的服务方式。适用于组织部门对干部进行任前考察了解；组织人事部门办理教职工职务、职称呈报和审批；组织部门审批教职工入党、入团、参军、出国等政审事宜；人事部门办理教职工调动事宜；教职工对其出生年月、参加工作时间、入党团时间、任职时间、职称评定时间等基本信息提出疑义时的核查。

（2）档案外借。适用于人事部门办理教职工的工资、福利待遇、工伤、保险及办理退休手续。

（3）原件复印。它是档案部门经常采用的一种方式，适用于取证档案内容单一，机密性不大或按要求必须出具原始凭证的档案材料。其优点是真实、准确、省时、便捷，且起到了档案原件的原始凭证作用。

2 干部档案利用过程中存在的问题

2.1 思想观念没有跟上时代发展

干部人事档案信息无法对现代社会发展的需求进行满足，是工作思想观念之后的一种表现。出现这种问题的主要原因是人事档案工作没有得到足够的重视，或是部分单位的领导对档案信息管理的工作认识不够全面。甚至有些干部认为人事档案信息管理对工作的正常开展，不会产生较大的影响，便没有对这些信息进行集中且严格的整理。其次，是干部人事档案管理工作人员对这些信息的利用意识较为落后，认为这些信息并不会在实际工作中发挥多大的价值。但事实是这些人事档案信息如果没有得到科学妥善的管理，很可能会无法满足人事调动上的需要，导致工作的开展在运行过程中出现一些突发问题，阻碍工作效率的发挥。

2.2 档案信息不够完善

工作人员在对人事档案信息进行管理时，无法对内容的真实性进行有效核实或是出现内容不够完善的情况，都会导致人事档案信息储存过程中出现残缺。导致问题出现的主要也是工作人员没有对人事档案进行重视，可能在工作中出现填写的差错，如同音不同字、资料不足、或记载前后出现不一致的问题。档案材料如果没有得到科学准确的完善和整理，会直接影响人事档案信息的利用效率，不仅阻碍工作的有效开展，还有可能导致问题的涉及范围进一步扩大，给工作运行带来更多阻碍。

2.3 管理手段不够先进

人事档案信息管理手段没有跟上时代的发展进程很可能导致工作效率无法满足档案信息运作的需要，因为传统的手工操作已经无法适应现代对档案信息整理的技术速度需要，网络信息的不断发展与应用，让许多档案信息已经从原有的纸质模式转化为电子模式，所以手工操作模式无法对利用计算机技术储存的檔案信息有效利用，同时这种不适配的工作模式也会给档案管理工作带来很多麻烦，不仅浪费大量的人力物力，还会给档案信息的利用率造成大幅度的降低。

2.4 档案功能发挥的不够全面

现阶段的档案管理，对干部的人事档案管理资料整理的不够全面，同时应用的模式也过于简单，并且普遍化。每一个干部的档案资料的在形式上都过于模式化，记载的信息也是千篇一律，没有任何特点可言，针对这种情况的出现，作为档案信息的管理工作者应对问题的解决进行重视。虽然现阶段档案管理人员对于档案的录入、存储部分已经很重视，但是对于档案的共享、传播方面并不看重，并未意识到只有更好的对档案开发和利用，才能使档案发挥效力，为社会进步作出贡献。

3 加强干部人事档案的管理方法

3.1 让工作的理念得到及时的更新

任何工作都是由人来主导，所以只有管理的人具有一个与时俱进的工作理念，才能使所管理的工作跟上时代的脚步。干部人事档案的管理人员应该在工作中转变自己的思想，走出认知的误区，虽然干部档案管理工作的基础工作依旧是重点，但是于是与时俱进也极其重要，要应用先进管理理念，加强档案管理安全性，并提高档案资料的利用率、共享率。

3.2 让资料的收集可以更加全面

现阶段档案资料的收集并不全面，对于干部的资料大多数是常规收集，并不能够体现不同干部的特点。每个不同岗位的干部工作职责以及岗位贡献都不相同，所以如何避免档案收集的常规化，是档案管理人员要考虑的事。依据不同干部，制定不同档案资料收集方案，避免千篇一律且没有重点。

3.3 让管理档案信息的制度更加规范

在人事档案的的管理过程中建立完善的管理制度，可以增加查阅者对于档案的保护意识，加强对于查阅人员的身份核实工作，确保其有档案查询权限，避免档案资料的外泄，而且对查阅者记录、摘抄的部分要标记清楚，一定要进行登记工作。

结束语

干部档案信息作为干部考察的重要依据，必须得到档案公共管理工作人员的重视，实际工作开展过程中也应积极使用科学完善的管理手段对其进行储存和利用，让档案信息可以更好的服务于社会。让工作人员的基本信息可以得到有效管理，所以这就要求档案管理工作人员必须随着时代的发展与进步，及时更新管理技术，使用更多的管理手段，利于工作效率可以提升更多，让干部人事档案管理工作可以为社会发展提供更多的动力支持。

参考文献

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