加强事业单位档案管理之我见

周 欣

加强事业单位档案管理之我见

周 欣

随着我国对事业单位的工作提出了更高的要求，在这样的背景之下加强对事业单位的档案管理，能够有效促进我国事业单位相关工作的开展。但是在实际的工作当中，由于制度以及其他方面的原因，我国事业单位的档案管理工作还存在着一定的问题，阻碍了事业单位相关工作的顺利进行。本文对我国事业单位档案管理工作中阻碍工作顺利开展的因素进行分析，同时就如何提高事业单位档案管理工作的有效性，提出了几点针对性的措施。

在事业单位档案管理工作当中，将具体的工作内容落实到实处不仅能够提升事业单位的工作形象，同时还能够为社会发展相关的活动进行服务，促进社会事业以及生产活动的正常进行。但是由于多种因素的影响和阻碍，我国事业单位档案管理工作在具体实施的过程中还未落实到实处，取得的工作效果也不是特别显著。事业单位档案管理工作具有一定的特殊性，不仅仅是由事业单位的性质决定的，同时也是事业单位工作的内容以及社会的需求决定的。如何在新时期下将事业单位档案管理的工作落实到实处，提高工作的针对性以及有效性是亟待解决的问题。

阻碍工作顺利开展的因素简要阐述

档案管理的意识有待提高。部分档案管理工作人员的岗位意识以及服务意识不强是档案管理工作中的通病，部分事业单位的档案管理工作人员对档案的管理工作仅仅停留在数据收集以及整理上面，未能对档案进行进一步的利用，导致档案的作用并没有被充分发挥出来。对档案进行管理的主要目的就是为事业单位相关的工作提供有力的数据以及信息支持，提高事业单位工作的效率以及合理性。但是就目前事业单位档案管理的现状来看，在事业单位档案管理的过程中，档案数据收集的途径单一、范围较小、档案管理工作人员管理的意识不高。使得我国事业单位档案管理工作未能取得有效的成果，未能对社会的相关活动提供有力的支持。

工作的有效性不强。在传统的档案管理工作当中，采用的是人工收集整理数据的工作模式，在这样的情况之下，不仅工作强度大，同时在工作当中会造成人为性的失误，导致档案数据以及相关信息出现错误。在这样的情况下，就会影响后续工作的正常进行。随着经济的发展以及信息技术、计算机技术的发展，在社会生产活动的各个领域都运用得到了信息技术，为了满足日常工作的需要，我国事业单位在工作当中也运用了信息技术以及计算机技术。但是在日常的工作当中，人工处理数据的工作模式依然是档案管理工作的主要方式，计算机技术在档案管理当中的运用仅仅是进行数据录入工作。

提高工作能力以及效率。为了使档案管理工作达到既定的目标，在日常的工作当中档案管理工作人员不仅要熟悉档案管理工作的流程，而且还要在具体的工作当中运用信息技术以及计算机技术对数据进行整理和分析。但是在实际的工作当中，部分事业单位未能意识到档案管理工作的重要作用，在对档案管理工作岗位进行配置的时候，没有对工作人员的业务水平进行全面考查，导致了档案管理工作人员在具体的工作当中未能掌握档案管理的工作流程，计算机操作不熟练。同时对档案管理工作的重要性未能引起高度的重视，导致我国事业单位档案管理工作未能取得有效的成果。

具体措施

对相关制度进行改进和完善。在事业单位档案管理的工作当中，对相关的制度进行改进和完善，能够在最大的程度上提高档案管理工作的针对性以及有效性。在档案管理具体的工作当中，通过相关的管理制度就能对档案管理工作人员的行为，以及工作内容进行约束和指导，使档案管理工作人员都能够在规章制度下工作，提高档案数据的准确性以及可靠性。同时通过相关的管理制度，还能使档案管理工作人员意识到工作中存在的问题，使档案管理工作人员提高在后续工作当中的针对性以及有效性。

提高档案管理工作的意识。档案管理工作人员在事业单位档案管理工作当中的作用是不可忽视的，作为直接与档案打交道的工作岗位，事业单位应该加强对档案管理工作人员的岗位培训。通过事业单位内部人员的培训，提高档案管理工作人员的岗位意识，认识到档案管理在事业单位日常工作当中的重要作用。使档案管理工作人员能够清楚的明白自己岗位的工作责任，在这样的情况之下，工作的目的性才会更加明确。

保证工作的目的和效率。在当今社会，从事任何工作不仅要提高工作的效率，同时还要提高工作的有效性。在档案管理工作当中，加大技术以及资金的投入可以使档案管理工作取得有效的成果。对于技术措施，事业单位应在档案管理的工作当中加大对信息技术以及计算机技术的使用，同时做好档案管理系统的维护和检修工作。对于资金投入，事业单位应对档案管理工作中老化的设备进行更新，使硬件设施能够满足档案数据处理的工作需求。

提高工作人员的专业水平。档案管理工作人员的专业水平不高，相应的工作就不能顺利进行，档案管理也就不能取得有效的成果。档案管理工作人员的专业水平高，相应的工作就能够顺利进行，同时也会取得有效的成果。加强员工的技能培训是工作的一个方面，同时事业单位还可以建立工作考评制度，对档案管理工作人员日常的工作成果进行考核评价。对工作成绩突出的工作人员给予相应的奖励，使档案管理工作人员在日常的工作当中形成竞争意识，工作人员之间相互竞争不仅能够提高对档案管理工作的积极性以及热情，同时还能够在单位内部形成良性的竞争循环，增强档案管理工作的活力。

在事业单位日常的工作当中，对档案进行有效的管理，能够促进事业单位相关工作顺利进行。就目前的现状而言，由于多方面因素的影响阻碍，导致我国事业单位在进行档案管理工作没有取得预期的效果。但是只要对出现问题的原因进行充分、全面的分析，同时采取技术措施、经济措施以及管理措施对不稳定的因素进行有效解决，相关的工作就会取得应有的效果。

（作者单位：湖北省药品监督检验研究院）