事业单位档案管理的电子化建设

李 成

事业单位档案管理的电子化建设

李 成

在当前的网络环境中，各项电子信息技术都在不断被完善，而传统的档案管理工作已经不能满足学生对于信息资料的好奇心和时代进步发展。本文阐述了档案管理电子化建设的重要意义，分析了事业单位档案管理现状，并提出了事业单位进行档案管理电子化建设的措施，以供参考。

在新的时代条件下，我国已经进入了信息化和电子化时代，计算机在我国各行各业中的运用日益普遍并逐步深化。为了紧跟社会发展步伐，与时俱进，事业单位也必须要在档案管理方面实现电子化建设，采用先进技术完善档案管理工作。这对于事业单位的创新发展而言，具有十分重要的意义。

档案管理电子化建设的重要意义

事业单位在以往的档案管理中，基本都是使用纸质文件进行档案的归档处理，这会给工作人员增加工作量，并且还会浪费许多宝贵的工作时间。另外，这样的管理方法需要大量的人力才能进行，并且在操作过程中比较容易遭受主客观因素影响，导致管理质量难以提升。而对档案管理进行电子化建设，不仅可以减轻管理人员的工作量，使管理人员的劳动强度和压力下降，还能经由计算机和互联网高效地进行档案信息整理工作，并自动编好目录，给目录进行分类处理。这样一来，工作效率就可以大幅度提高。对档案进行电子化管理，还可以提升档案搜索的效率，确保单位档案可以获得更好的运用。假设档案信息能够充分实现电子化管理，就可以通过简单的操作而检索出需要的信息，具有方便、快捷、安全、高效的优点。同时，实现电子化建设后，还可以和别的单位、部门相互沟通，连接到各个网络，在真正意义上做到了信息资源共享。

事业单位档案管理现状

首先，相关制度还不够完善。事业单位档案包含的内容十分丰富，且时间跨度较大。由于档案管理过程中存在一部分主客观因素，导致档案信息不时产生差错，或是数据不统一等现象。使得当事人或单位难以查询到确切信息。这是因为在档案管理电子化建设中，初始档案和电子档案未能完好地交融和衔接，在建立数据库时也没有及时处理好标准化、规范化等问题。如果缺少了必要的制度和体系建设，档案管理人员就得不到方式和方法上的引导，从而导致档案管理电子化建设无法落到实处。其次，有的单位中，各级领导和部门对电子化建设工作还没有引起足够的重视，且在这方面投入的财力、人力都明显不足，没有对管理人员进行专门的培训。这一情况也会在一定程度上限制档案管理电子化建设工作的发展。在当前事业单位档案管理人员中，普遍存在专业技能掌握不足、信息技术水平低等情况，因而无法满足档案管理电子化建设的需求。最后，还有的单位缺少创新思想，且没有及时更新老化的电子设备，导致电子档案遗失或损坏。

事业单位进行档案管理电子化建设的措施

树立并完善电子化管理制度。事业单位在进行档案管理方式改革时，必须先树立起科学的管理制度，才能真正实现档案电子化管理。制度的建设可以确保相关管理人员明确自己的职责，知晓自己的具体工作目标，从而尽心尽力地完成管理工作。在档案管理的电子化建设过程中，先进的管理制度可以综合整理档案管理方法与技巧，从而更为高效地实现事业单位档案保存和运用。而要进行档案电子化管理的制度建设，首先就是要取缔原有的落后制度，把我国当前的档案管理规则当作前提和基础，结合不同部门对于档案的管理机制与管理方法，构建起切合我国现代社会发展需要的电子化管理制度。在树立并完善相关制度时，需要确保其具备三个要点，也就是适用性、科学性以及灵活性。档案管理工作人员必须要改变自己传统的思想和意识，建立科学的制度，引进先进管理模式。要在优化内部管理结构的同时，设立起创新型的管理体系。

提升管理人员的专业素质和技能。要实现档案管理电子化建设，必须要相关管理人员跟上时代发展的脚步，不断提升自己的素质，掌握先进的信息化、电子化管理技能。事业单位要大力加强对档案管理工作人员的培训，提高管理人员的综合职业素养，必要时可招募一些专业的素质型人才，这对整个单位的档案管理电子化建设有着很大作用。在培训时，需要注意到每个不同个体的特点，进行有规划的培训安排，以提高管理人员的整体素质为基础，达到培育优质人才的目的。此外，单位还应要求档案管理工作人员学会熟练应用计算机和互联网，积极学习和档案管理相关的电子化知识和技术，掌握科技化、信息化的管理模式。管理人员应具备较强的创新意识，能够自主操作新型电子化管理设备，同时要提高对电子化档案的归档分类水平，利用信息化、网络化、电子化的管理方法，改善服务形式，优化服务质量。另外单位要鼓励管理人员主动学习新技术、新知识，以此满足社会向信息化方向发展的实际需求。

利用计算机技术实现电子化建设。建设电子化档案管理模式，最为关键的一点就是充分利用计算机信息化管理技术。采用计算机系统管理档案，其效率很高，安全性强，可靠度高。计算机管理模式大大简化了档案管理中复杂的工作程序，节约了大量的时间，可减少许多不必要的工作环节，实现工作效率提升。计算机管理技术采用科学的智能管理方式，利用了现代科技技术，全面实现了高效管理，使事业单位的档案管理进入电子化时代，全面提升其管理水平和效果。另外，计算机管理实现了网络信息共享，使事业单位各个部门能及时准确地掌握所需相关档案信息，并且方便查询和保存。此外，在档案管理电子化建设过程中，必须要注意确保档案信息的安全。在进行档案管理电子化建设时，事业单位一定要强化科技投入，采用防火墙技术和计算机编程技术，设定准入标准，增强系统的安全性，避免资料被盗取或是损毁。

事业单位的平稳发展离不开对档案管理的电子化建设，这也是新的时代下所必需的发展趋向。档案管理工作要做到标准化、统一化、安全化，就必须树立起相关制度，不断提高人员素质和技能，利用先进计算机技术，全面实现档案的电子化管理。

（作者单位：湖北省药品监督检验研究院）