新形势下如何做好档案工作的思考

秦霏霏

新形势下如何做好档案工作的思考

秦霏霏

档案工作是每个单位各项工作的重要组成部分，是维护其历史面貌及发展的一项重要工作。做好档案工作是加强档案科学管理，提高各项工作效率和工作质量的必要条件。正确认识、把握新形势下的档案工作内涵，推动档案工作实现新跨越意义深远。

加强领导，明确职责，充分认识档案工作的重要性

结合我院档案工作实际，重新成立新疆林业规划院档案鉴定、销毁领导小组，完善档案分类大纲及管理网络图。领导小组负责领导和协调档案管理工作，定期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，推动我院档案工作的开展。 档案工作是需要各部门的相互协调配合才能共同完成的一项重要工作，要充分认识到档案工作的重要性和紧迫性，进一步明确档案工作的任务，各司其职，增强做好档案工作的使命感和责任感。

明确重点，加强要求，积极推进档案规范化建设

完善档案管理各项工作制度。结合我单位档案工作实际情况，建立完善档案工作制度。包括档案室工作职责、档案保管制度、档案利用制度、档案鉴定和销毁制度、档案统计制度、档案移交制度、公文立卷归档制度、档案保密制度、档案管理应急预案、档案异地异质备份制度等；进一步完善文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。

完善综合档案室的管理。按照档案管理要求，结合单位实际，对我院综合档案室完善和添置档案的硬件设施，如：档案室（库房）、查阅室、管档人员办公室的安排，做到“库房、查阅室、办公室三分开”的规定；购置干湿温度计、档案柜、扫描仪、计算机、刻录机、数码照相机、移动硬盘、光盘等。加强档案室的硬件及工作环境的建设，确保档案的安全性。

加强对档案业务的宣传及学习。对全院干部职工开展《档案法》的宣传教育工作。提高干部职工对档案工作的认识，进一步加强对档案工作重要性的宣传。档案管理人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，定期参加档案业务培训，提高自身业务素质和管理水平。建议将档案方面的法律法规宣传教育纳入各部门的学习计划中，增强单位人员档案法制意识。

加强档案安全体系建设。要“夯实基础，强化保障，筑牢科学严密的档案安全体系”，这是对“安全第一”的最高要求和指针。档案安全既包括档案实体不受损害，也包括档案信息长久可用，档案内容不泄密。因此，要配置符合档案安全保管要求的档案库房和设施设备，为档案安全打造第一道防线。档案库房既要达到一定的使用面积，又要配备先进适用的档案装具，应用先进的档案保护技术，切实做好“八防”（防潮、防尘、防霉、防损、防虫、防鼠、防盗、防火）工作。坚持原则、执行规定、加强监管，定期对档案保管状况进行全面彻底的检查，确保纸质档案、电子档案长期保存和利用，发现隐患及时整改。真正做到措施到位、责任到位、制度到位，确保档案安全万无一失。

建立多层次高效率的档案利用体系。不断提高档案工作服务能力，要具备大局意识、服务意识和创新意识。把档案工作与国家重大战略和重要事务联系起来；与我院工作大局联系起来；变被动查阅为主动提供，规划先行、早做准备，提高实效性；改进档案资源开发方式，拓展服务渠道。通过加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为院党委班子的决策、管理提供参考，为全院干部职工提供便利、高效的查阅服务。

分步分断，合理安排，有序推进档案工作顺利开展

收集。文件材料的收集是档案工作的源头工作和基础，要求齐全完整、真实可靠和及时有效。尊重全宗，保持全宗的不可分散的基本原则；严格执行机关文件材料归档范围的规定，依照我院文件材料归档范围开展归档文件收集工作，具体落实相关部门、岗位的归档责任。

鉴定。文件材料的鉴定包括两个阶段，第一阶段是对文件能否转化为归档文件进行审查，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料；第二阶段是对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用提出应保存的年限，这一工作是对文件价值的进一步判定，是决定档案命运的关键所在。

整理。归档文件材料的整理是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，直接关系到文件材料归档后的科学管理、安全保管和有效利用。

纸质文件材料的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列编号、编页、编目、盖章、装盒、排架。

数字化。文件归档后纸质文件和电子文件共存，称为双套归档。

按照“存量档案数字化、增量档案电子化”，推进传统载体档案数字化工作，做到流程规范、格式统一、字段完整，符合安全保密要求，有计划、有步骤地开展。

全宗卷的撰写和整理。全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，也即一个独立的机关、单位和著名人物在其社会活动中形成档案的有机整体。全宗介绍（又称全宗指南），是档案馆（室）指南的核心部分。根据整理的归档资料还需撰写组织机构沿革、大事记、利用效果及定期分析材料、文件汇编等。

照片档案的收集和整理。照片档案分为感光材料照片和数码照片。照片档案是图文并茂，具有特色的历史记录。照片档案中的照片和文字说明是相互依存、互相印证、互相补充的表现事物。

根据《照片档案整理办法》规定，综合档案室负责协同照片档案形成部门（形成者）对归档的照片进行严格鉴定、筛选，并编写文字说明。

综合档案室在做好档案查阅服务的同时，主动开发档案资源的利用，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品。在档案管理过程中对发展史资料着重保留，收集从各类重要文件、照片、物品等，进行深度利用。

（作者单位：新疆维吾尔自治新疆林业规划院）