探究新时期如何做好初中档案管理工作

普琼

探究新时期如何做好初中档案管理工作

普琼

在信息时代背景下，社会、单位、学校等对档案管理工作提出了更高的要求。尤其在学校，档案管理是学校管理工作的主要组成部分，它详细记录、承载了学校教学成果和学生的个人信息等内容，对学校的发展有重要作用。但是就目前的管理情况来看，初中档案管理工作在人才队伍建设、制度体系建立以及信息化建设等方面还存在许多不足之处。因此，在时期，如何加强初中档案管理工作从而提高档案管理工作水平和质量成为当前初中学校关注的重要内容。本文首先阐述档案与档案管理工作，然后分析了初中学校档案档案管理工作存在的不足之处，并针对不足提出了解决措施，最后总结了初中档案管理的必要性。

阐述档案与档案管理工作

一般地，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案的形成者主要是官方机构、非官方机构、个人家庭等。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育学以及价值性等特点，其中历史再现性是其最本质的特征。而档案管理的对象就是档案，服务对象是档案信息利用者，社会对档案的需求促使档案管理水平不断提高。档案管理工作主要包括档案整理、档案保管、档案鉴定、档案编目、档案统计和提供利用档案等内容，因此它的实质就是一项管理性、服务性、政治性的工作，但是档案管理工作不是单一的，而是各项管理工作中不可缺少的一部分。在学校管理工作中，档案管理工作发挥越来越重要的作用，因此抓好档案信息管理工作的核心、提高初中学习档案管理水平成为人们关注的重点。

初中学校档案管理存在的不足

制度不完善、力度较小。制度是规范档案管理工作的重要途径，但是许多初中学校仍然存在缺乏相应的制度规范、管理体系不完善等问题，这严重威胁了档案信息的真实性、科学性和准确性。在学校档案管理工作的过程中经常出现归档的材料不真实、档案信息不完善等现象，甚至还存在学生档案信息造假、档案信息丢失等，存在这些现象最主要的原因就是档案管理者没有相应的制度可以遵守，也就是常说的“无法可依”。这使得档案管理工作具有很大的盲目性和随意性。

管理模式较落后、信息化水平低。许多初中学校没有充分认识到档案管理工作对学校的价值，以至于他们在管理模式和管理方法等方面比较滞后。因此许多初中学校仍然沿袭传统的档案管理模式，管理力度较低、信息化水平较低。这些学校仍然使用纸质档案，他们的档案管理模式并没有顺应时代的发展，这种模式已经不能满足当前学校的发展需求。虽然纸质档案有一定的优势，但是它已经不符合当前可持续发展的理念。因此加强档案管理信息化是提高初中学校档案管理水平的重要手段。

人才队伍建设落后。随着初中教育事业的不断发展，档案管理工作愈加复杂繁多，这对管理人员的素质也提出了更高的要求。而且档案管理人才是决定档案管理工作水平的重要因素，他们的专业水平和技能对档案管理工作十分重要。但是就目前的情况来看，许多初中学校档案管理人才资源匮乏，专业人才较少，大部分的初中学校的档案管理者都是一些大学生，甚至一些是初中学历。他们并不具备专业的素质和理论知识。甚至学校的档案管理是兼职者，学校对档案管理投入不够从而大致档案管理人才队伍建设滞后。

新时期提高初中档案管理水平的主要措施

树立档案工作的新观念。工作理念是指导工作的重要指标，因此新时期背景下提高档案管理质量的首要途径就是树立档案工作的新观念。为此，学校要加大宣传，让人们认识到档案管理工作的重要性，并将其作为学校的一种重要的资源和财物。其次，为了保证档案信息的真实性、有效性、准确性，学校可以将部分档案公开透明，通过这种开放的理念让人们认识到档案管理的价值，并且还利于规范学生和教职工的行为。此外，要想满足时代的要求，在档案管理工作重要及时更新管理理念，并树立终身学习的态度不断地更新档案管理模式，加强档案管理信息化建设。

创新档案管理手段和管理模式、提高信息化水平。信息化时代为档案管理工作带来了机遇，要想跟上时代的潮流并满足社会需求，学习要创新档案管理模式和管理手段，通过完善管理模式实现档案管理工作科学化。从根本上提高信息化的水平，这是档案管理可持续发展的根本要求。档案管理工作具有复杂性、工作量大、枯燥等特点，因此为了减轻工作者的工作量、提高信息的准确性我们必须要提高信息化的水平。此外，为了创新档案管理手段，学校要鼓励档案管理人员及时更新理念并积极运用现代科技文明的成果针对档案管理进行创新，同时学校还可以财务奖励机制让档案管理者敢于突破、敢于创新，从而建立符合学校发展的、具有学习特色的档案管理体系。

提高管理人员的专业素质和文化知识。要想提高管理人员的专业素质，首先要转变他们的思想，充分发挥他们的积极性、主动性和创新性，加强对档案管理工作的认识。为此学校在对档案管理人员进行培训时要先让他们具备基本的知识、了解档案管理工作的特点和流程。其次，学校还要管理人员熟练使用计算机，为档案管理信息化提供条件。此外，学校还要加大对档案管理人员的投入，为档案管理者提供学习的机会，并让他们定期参加专业培训提高他们的水平或者聘请专家开展讲座。通过加强档案管理人才建设来为档案管理工作提供保证。同时为了使档案管理者获得工作的认同感，学校可以施行团队合作制，让他们在合作的过程中充分实现自己的价值从而增强他们的自信心并调动他们的工作积极性，通过增强他们的自我认同感提高他们的工作效率。

完善制度建设、强化制度执行实效。为了让初中学校档案管理工作有法可依，学校要从实际情况出发根据相关的法律法规制订符合学校发展的档案管理制度和标准。比如在档案的格式、数据录入等方面都进行规定加强档案管理信息化建设。通过完善制度建设避免档案管理工作的盲目性和随意性。此外，为了加强学校的制度建设，学校可以建立档案管理责任制，让档案管理者各司其职，对自己的工作认真负责，避免遇到问题时相互推脱推卸责任。除此此外，还可以建立竞争机制，让他们互相监督、互相提高，这可以为学校培养出高素质、高水平的人才奠定基础。

拓展档案管理平台、构建档案信息数据库。信息化的档案管理的一大优势就是实现了信息共享，为了拓展档案管理的平台，初中学校可以建立档案信息数据库，不仅加大了存储空间而且便于档案的整理和提取。所谓档案信息数据库是指利用电子信息技术将档案信息共享化和网络化从而提高档案管理工作的效率，为档案管理者减轻了工作压力，同时这也是档案管理由传统化向信息化过渡的必经之路。

初中档案管理的必要性

档案管理时许诶啊哦管理工作的重要部分，它记载着学校文化的特色、校园的发展历史等，是学校文化内容的重要部分，因此它在引导、激励学生方面有重要作用。其次，初中档案可以为学校制定相关管理措施、提高学生的思想素质、制定学校发展目标等提供理论依据。此外，档案信息在教职工的考核方面也有重要作用，它为考核工作提供了依据和信息，体现了学校公平公正的理念，而且这种透明化的制度充分发挥了教师的主观能动性，激发教师的工作积极性，这对提高教学水平和教学质量有重要意义。此外，档案所记录的信息方便与外校进行交流，便于互相了解、互相学习。

综上所述，档案管理工作在推动学校发展、为学校的决策提供重要的理论依据等方面有重要作用。所以要想提高档案管理的质量，发挥其价值，首先要更新管理理念，引用现代化的管理理念，以信息技术为基础进行改善。其次，在当前倡导创新的背景下，档案管理工作也要顺应时代的潮流，在原有的基础上进行改革和创新，从而提高初中档案管理工作的水平和质量。因此在档案管理的过程中我们要善于发现其中的不足之处，并加以完善以此充分发挥初中档案管理工作在学校发展过程中的重要作用。

（作者单位：云南省建水县第五中学）