提高社会养老保险档案管理的途径

赵显瑞 张新玲

提高社会养老保险档案管理的途径

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社会养老保险档案作为社会养老保险的初始数据，对保险受用主体具有重要的利益保障作用，对社会养老保险档案进行专业性管理具有很大的重要性。本文主要对社会养老保险档案特性进行分析，对社会养老保险档案的收集提出相应合理的收集途径与方式，最后提出提高社会养老保险档案管理的途径与方法，以供参考借鉴。

社会养老保险是社会保障制度的重要组成部分，是社会五险之一，也是最重要的保险。这种保险机制的建立是为了保障劳动者在达到劳动年龄界线或丧失劳动能力下岗后能够维持基本生活，是世界普遍应用的一种社会保障制度。社会养老保险的主要特点是由国家建立机制，并且具有强制实施的性质，所有符合养老条件的人都必须参加，基金来源于国家、单位或者个人，养老保险基金具有较大的社会性与影响力，享受群体数量庞大，时间较长，且支出费用十分巨大，因此在社会养老保险档案的管理上必须设立专业机构，实现现代化、专业化、社会化的统一规划与管理。提高社会养老保险档案管理是保障受益人合法利益的重要措施，寻找高效的管理途径是提高管理的基本方向。

社会养老保险档案管理的特点

为有效找寻提高社会保险档案管理的途径，首先要了解社会养老保险档案的含义与特点，社会养老保险档案是社会养老保险工作中的原始业务依据与凭证，具有以下特点。

社会养老保险档案管理服务具有社会性。当前，我国的社会养老保险体制按照人口居住类型可以分为城镇企业职工养老保险、机关事业单位养老保险与农村养老保险三大类，受用群体非常庞大，国家立法规定并强制实施，要求企业单位与个人都必须参加，只要符合养老条件，都可领取社会养老基金。从受用对象来看，是广泛针对全社会的人民群众，人口基数大，受益面积广；从基金来源看，我国社会养老保险基金主要来源于国家、单位与个人，或者由单位与个人一起负担，具有社会互济性质，加上基金支出是长期维持，这种庞大的基金来源具有广泛的社会性，社会保险档案管理不妥当会造成巨大的经济损失；从管理角度看，为了进行高效合理的收集、整理、管理，我国各省市都设立了社会保障厅、社会保障局，且由人力资源部门协调工作，在管理工作性质上，是针对全社会的服务性质。因此，社会养老保险档案管理服务是具有社会性的。

社会养老保险档案来源具有广泛性。我国的养老保险事业起于上世纪五十年代初期，即新中国成立初期，政务院于1951年正式颁布了《中华人民共和国劳动保险条例》，然而当时针对的对象仅为企业，长期实行的是企业养老保险，企业不同的发展状况导致普遍的苦乐不均现象；到了八十年代中期，我国的养老保险事业才开始得到更广泛的关注，国家开始实行一系列的养老保险改革，使得八十年代养老保险事业成为建国以来最为活跃与改革力度最大的时期；通过八十年代的体制改革，直到1998年，我国才开始出台针对全社会的新型社会养老保险制度，政府加强宏观调控，行业统筹交给地方管理，为统一制度提供基础。自此，我国的养老保险档案来源则开始具有广泛性。

社会养老保险档案内容具有复杂性。近几年，我国经济发展迅速，但相比较而言，我国目前还是属于发展中国家，经济相比发达国家还有一定的差距，加之我国庞大的人口基数，政府为了让社会养老基金起到保障生活的基本作用，同时又保障社会的安定和谐，还能够适应不同经济阶段的社会条件，因此，将养老保险事业划分为三个部分，即基本养老保险、企业补充基金、个人储蓄；养老保险类型分为国家型养老保险、传统型养老保险、福利型养老保险、储金型养老保险以及混合型养老保险五大类；制度上又分为城镇企业职工养老保险制度、机关事业单位养老保险制度、农村养老保险制度三种。这些复杂的构成部分使得社会养老保险档案的收集内容具有很大程度上的复杂性与多样性，为保险档案的收集与整理带来一定的难度。

社会养老保险档案具有流动性。与相对稳定的国有事业单位相比，一些中小型私人企业、合资企业、外资企业，在经营体制与企业管理制度上，相对较为零散与多变，为了顺应经济环境而具有较大频率的变化性，导致职工人员有较大的流动性，使得参保者档案管理的困难性增大。值得一提的是，在我国目前的经济发展形式下，流动性参保人员数量在不断增加，管理部门应当重视对流动社会保险档案的收集与管理。

社会养老保险档案的收集途径与方法

社会养老保险档案的收集是社会养老保险档案管理工作中重要的一部分，社会养老保险档案是所有保险受益者老有所养的重要凭据，一般收集范围可分为两个主要部分。

对原始档案的收集。原始档案是对企业所有组成部分中，对员工在企业中发展与表现状况的全面记录，比如企业各个部门对员工的整体培训、任用、考核、调配与嘉奖等信息状况，以及对员工在企业工作中的政治思想、工作表现、业务水平、对企业的建设性贡献等进行全面详细的记录。一般来说，国有事业单位中干部领导的档案会附有履历、自传、发展经历、工作表现等一系列的相关鉴定与考核资料，有的还包括政治思想的变化等材料；职员则包括履历、自传、技术水平鉴定等材料，以及学历、党派、奖惩等材料，还包括了劳动合同、职员调转、退伍、受聘、转业等信息材料，还有员工薪资待遇、保险福利、出国、退休等相关材料，其余的材料按照参考需要进行收集。所有的材料收集都必须建立在原档案管理部门的详细整理与社保处理之上，录入过程中应当严格把关与反复检验。另外，在我国一些乡镇农村的社会养老保险档案收集上，根据不同的人群生活情况予以不同的材料收集，对于一些缺乏材料实际情况困难的农村群众，一般会有针对性政策与方案进行合理妥善的档案收集与整理。

手续办理过程中的档案收集。办理个人养老保险需要提供个人二代身份证、户口本、存档卡以及一份复印件，按照具体要求提供招工表、军官转业证等信息材料。由社会保险经办机构核准后进行最基本的养老保险参保登记表的整理，并要求经过补缴人员的签字或盖章，缴费后补缴养老保险费用申请单。退保申请由经办机构核准后办理，参保人需要提供退保申请的身份证明材料，通过当地派出所户口注销证明；经过县市社会保险经办机构核准的保险账户转移单、转移申请、劳动合同复印件；办结的保险待遇结算单、死亡待遇结算单、死亡证复印件、申领申请等。除此之外，还要根据具体需要进行相关材料的收集存储。

提高社会养老保险档案管理的途径

近几年，随着我国社会养老保险制度地不断推进与深入，城乡居民参与保险的数量也在日益剧增，国家社会养老保险档案库在不断扩大，数量庞大的档案需要进行专业有效的管理。档案管理部门需要结合当前我国养老保险深入范围与发展状况进行合理的档案管理，包括采用科学高效的技术手段，要做到精准的档案建立，与有效安全的存储，还应当将档案进行整理分类，完善与强化档案查询系统，提高档案查询便利性，基于公平的理念下保障所有参保人的有效收益。

为了有效提高社会养老保险档案管理，做到受益者的合法利益不被侵犯或遗漏，本文提出几点提高社会养老保险档案管理的途径与方法。

完善档案管理制度，规范档案管理标准。社会养老保险档案的内容丰富，信息量庞大，除了参保人的个人信息、缴费资料等，还有相关的养老金发放资料和业务的文件材料等。涵盖全面的信息档案如果不能合理分类整理，造成档案信息错乱将会造成严重的社会性影响。社会养老保险档案管理工作者在进行档案收集分类与管理上，应当制定完善的管理机制，并规范严格的管理标准，做到社会养老保险档案高强度的收集分类与管理，严格遵守工作原则。相比较传统的社会养老保险档案管理，当前，应当加强档案管理的创新，要合理运用科学性、专业性、规范性的管理措施进行档案安全信息管理，管理部门的专业化能够营造良好的工作氛围，提高社会养老保险档案管理人员的专业化管理水平，进而提高档案管理效率。在具体的操作上，要保障对有实用性价值资料档案进行归档，要保证参保人档案资料健全，对能够充分表现企业活动的材料做好备案，进而为后期的观察做准备。管理人员要明白档案管理的核心意义，并不是简单地对数据资料进行记录存储，而是要将存档范围内的有关价值高的资料进行分类与归档，对一些参考性作用的文档不必进行存储处理，同时做好档案归类的记录，最终实现档案管理的全面规范化、高效化与专业化。

法律法规的管理条例方面，需要在现行法律法规的基础上完善相应的管理制度，严格按照《中华人民共和国档案法》的要求，实行严格的档案收集与管理制度，包括分类制度、保密制度、存档制度、查询调用制度等。档案收集制度上，基于现行法律规定下，针对农村居民的社会养老保险业务实际情况，充分考虑以落实社会养老保障基金的用途，实现社会养老保险的深入开展等，做到规范化与专业化。

加强信息化管理，进行科学性归档。上世纪八十年代，我国的社会保险事业全部通过人工的方式来开展，档案资料全部为纸质资料，包括人工进行档案的检验收集、人工进行分类管理等。由于当时社会保险事业的处于起步发展阶段，相对业务量并不高，人工方式能够基本做到有效管理。然而，当今时代，依靠人工的方式进行社会养老保险档案的管理已经无法满足社会养老保险事业的需求了，加上人工的业务开展方式会造成很大的人力、物力消耗，并且经常会出现管理不当的情况，为整体的档案管理工作带来困扰，影响了工作效率。在当今信息时代的不断推进下，要合理利用信息互联网技术，科学地进行档案管理与存储，以降低对纸质档案的使用。纸质档案的记录对纸张文件的耗费相当大，储存起来也十分不方便，一旦分类环节出现差错，查阅起来就非常麻烦，合理地利用网络存储管理，能够缓解纸质存储造成的空间浪费。档案电子信息化管理有助于快速便利地进行档案资料的查询与调用，通过做好分类阶段的工作，完善档案信息检索，有助于进一步便利档案的查询与管理，节省了大量的时间、人力、物力、空间等成本，实现档案管理的高效化、科学化、便利化以及低成本化。

提高档案质量，提升素质服务。社会养老保险档案管理的目的是为了便于后期的查询与调用，要求档案质量达到足以进行查询利用，参保人与档案管理部门能够及时有效地运用档案材料，提高工作、服务质量。这要求在档案收集阶段必须规范收集材料标准，对没有实际价值或只有参考意义的文件应当去除摒弃，对具有价值的材料进行存档，从材料内容量上简化档案，但是不对档案的价值造成影响。在进行信息化电子档案库的建立时，要合理分类档案，并制定详细的档案信息检索，完善档案搜索功能，比如建立全引式目录，对专题形式的索引进行编写等。在提高档案质量的同时，充分配备适用性强的信息系统，包括硬件设备和软件，要能够满足当前社会养老保险事业的发展需求。

在养老保险工作服务方面，应当以服务社会为核心，提倡以人为本，加强提高社会养老保险档案管理工作人员的素质与技能，提升职员专业化水平，制定严格的日常工作规范与服务标准，尤其是在社会养老保险事业发展迅速的当今社会，为了满足日益增多的养老保险业务需求，管理部门对人员的选拔与利用必须提升一个台阶，注重对高素质人才的培养，保障日常业务办理与档案管理工作能够同时顺利进行，明确分配职员任务，提高工作效率。另一方面，加强职员思想教育，宣传养老保险社会服务的核心价值观，提高工作人员整体素质与政治觉悟，为社会养老保险档案管理服务社会打下坚实基础。

综合全文，从社会养老保险档案管理的特点出发，明确养老保险档案管理的重要性，基于对社会养老保险档案所具备的利益保障性考虑，提出合理的档案收集途径与方法，包括对原始档案的收集与业务办理中的档案整理；接着提出促进社会养老保险档案管理的途径，从完善档案管理制度，到加强信息化档案管理，再到提升工作服务质量，全方面推进社会养老保险档案管理工作的发展，为社会养老保险事业提供积极参考价值。

（作者单位：1.菏泽市社会劳动保险事业处；2.菏泽市社会福利院 ）