企业人力资源外包的风险及其控制策略

文/梁丽丽

企业人力资源外包的风险及其控制策略

文/梁丽丽

江苏住银所互联网科技有限公司

从二十世纪八十年代开始,随着信息产业技术、知识经济和经济全球化的发展,组织的经营和管理模式发生了很大的变化,业务外包兴起就是这些诸多变化中的一种，人力资源管理外包是所有业务外包类型当中发展最快的领域之一。本文基于人力资源外包的现状，存在的主要问题，对人力资源管理外包的理论和实务进行了研究，为企业有效地实施人力资源管理外包提供理论依据和方法指导。

人力资源外包；外包服务商；动因分析

人力资源外包,简称HRO。指企业根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去，交由其他企业或组织进行管理，以降低人力成本，实现效率最大化。人力资源外包不是简单地人力资源含义与外包含义的组合，它有其特定的丰富含义。它是指利用组织外部的资源，更经济、更有效地解决组织内部人力资源活动所涉及的工作。“人力资源”在“人力资源外包”中含义扩大为“人力资源活动所涉及的工作”。

1 人力资源外包发展概述

中国的人力资源外包作为一种新的商务模式，正处于高速成长期，2010年中国的人力资源外包市场市值达到15亿美元，而且将以每年20%的比例增长，蕴藏着极大的发展空间。应该说，传统企业通过将人力资源管理中非核心工作外包给专业的人力资源服务公司来经营，有助于自身更加专注于比较重要的战略性工作，比如企业的人力资源短期和长期规划，员工职业生涯管理、企业文化建设等，实现了从事务性走向战略性的转变，人力资源外包作为一种赢得竞争优势的有效途径正在被越来越多的企业所采用。

2 发展人力资源外包具有战略意义

2.1提高企业竞争力

通过开展人力资源外包，企业可以获得多方面收益，主要包括：

（1）资源共享，节约成本。人力资源外包实现了多家企业之间共享优质资源，包括 IT 设施、IT 维护与运营专业人员、业务咨询专家、驻地服务专员及优秀的人力资源管理团队等。这些优质资源单个企业难以承担，只有通过外包实现共享，才能大幅降低企业的运营成本。

（2）专业经营，提高服务质量。提升服务质量来自两方面：一是专业服务机构的优质资源带来的服务质量提高。二是外部化明确了服务标准，如专业服务机构都会明确保证在准确率、及时性、合规性这三个指标上达到 100%。内部化的人力资源管理可能因相关人员生病、出差及其他意外原因不能及时处理业务，或者因设施落后、业务不精等原因不能高效、合规办理业务。

（3）成本可管理，资源有弹性。人力资源外包采用服务租赁形式，发包企业根据自身需要可随时向人力资源企业租赁服务。服务租赁为发包企业带来可管理的服务成本，无需担心前期投资失败和预算失控。服务租赁还为发包企业带来资源弹性，可根据业务发展状况随时调整资源，既不会因业务量下降出现资源过剩和浪费，也不会因业务快速扩张而出现资源瓶颈。

（4）经营网络化，帮助企业扩张。发包企业可借助接包企业的服务网络实现业务扩张，如将业务扩大到全国范围，甚至走出去，到国外开展经营。如，中国企业到海外投资时可以利用专业机构提供合规的人力资源服务，降低跨国经营的风险。

2.2充分开发和利用人力资源发展人力资源外包，有助于发挥市场配置资源的基础性作用，充分开发和利用人力资源，将我国建设成为人力资源大国。主要体现在以下方面：

（1）提高人力资源管理水平。人力资源派遣服务开发出多样化的用工需求，提高了企业用工弹性，创造了新的就业机会，包括长期性就业、季节性就业、兼职就业、短工就业等，满足不同人群的就业需求。人力资源管理外包通过利用外部企业的先进设施和管理技能提高了企业在人才招聘、档案管理、薪资福利管理、社会保障管理、商业保险管理、人事手续办理、人力资源培训等方面的管理水平。

（2）充分保障员工权益。人力资源外包服务企业拥有专业化的队伍，包括人力资源专家，不仅承诺100%的服务准确性和合规性，还可为企业提供各国各地的人力资源法规政策咨询。人力资源外包服务企业为发包企业的雇员提供各项服务，发包企业的雇员可充分利用人力资源企业先进的信息系统了解个人发展、福利保障、薪资等方面的详细情况，很方便地办理相关人事手续。另外，政府部门可对人力资源外包服务企业进行集中监管，提高监管的效率，充分保障企业员工的合法权益。

（3）提高服务质量。人力资源服务的内部提供与外包的最本质区别是引入市场竞争。内部提供容易导致官僚主义，降低服务质量，甚至产生“大企业病”。在外包方式下，业务转移到外部专业化企业，这些专业化企业在市场竞争压力下积极开展技术和业务创新，不断提升服务质量，提高人力资源服务水平。

2.3促进人力资源服务业发展改革开放以来，随着外商投资企业的进入，人力资源外包在我国逐步发展起来，一些城市成立了外企人力资源服务公司，绕过传统的体制障碍，为外资企业、外商驻华代表机构和国际组织提供专业化人力资源服务。一批世界领先人力资源外包企业，利用全球服务网络为跨国公司的中国分支机构提供全球标准的人力资源外包服务。

3 人力资源外包的风险表现

企业选择人力资源外包, 从根本上来说其实就是降低成本与增加人力资源的服务品质。但作为一种新型的人力资源管理方式, 人力资源外包除了能给企业带来众多的好处之外 , 人力资源外包仍然存在一些潜在的风险 , 这些风险主要表现在:

3.1商业信息安全方面的风险企业向服务商提供的信息中有相当一部分是本企业的商业机密 , 例如企业战略、经营指标、人力资源管理现状、技术等方面的信息。这部分信息一旦透漏出去将会给企业带来无法挽回的损失。虽然目前国内的服务机构在服务时都会与企业签订保密协议, 提供一定程度的信息安全保障 , 但是我国目前尚无完善的法律法规规范人力资源外包行业的运作 , 一些运作不规范的服务商有可能泄露企业的机密信息, 那么企业的合法权益将很难得到应有的保护。因此, 这些不确定因素使企业在外包的运作过程中承担着巨大的安全风险。

3.2来自于法律方面的风险目前 , 我国还尚无相应的、完善的法律法规来规范外包业务的具体运作, 对于人力资源管理外包这一新兴的业务来说 , 更是无章可循。有的只是国外一些大企业和国内某些企业在这方面的探索先例 , 并未形成一整套行之有效的、具有可操作性的程序或规则, 所以 , 这种风险是显而易见的。比如来自于合同协议方面的风险, 如果企业将人力资源管理工作外包 , 则在本企业与接受外包业务的公司之间必须签订一系列的合同或协议。从实质上说, 就是在企业与专业公司之间形成一种“委托———代理”关系。

3.3企业潜在的高额成本支出从表面上看,人力资源外包后企业确实因为减少了人员、机构设置等而节约了开支, 降低了运营成本,但是,外包过程潜在的高额成本依然存在,主要表现在:第一 , 外包过程中企业需要花费大量的时间帮助和辅导服务商, 以增进对企业的了解, 方可制定出适合本企业的方案。这其中花费的成本并不一定比支付给内部人力资源工作者的少。第二, 企业选择外包是想从服务商那里获得专业化的好处,但过程复杂, 外包后并不一定能保证立即能从服务商那儿获得这种好处。由于服务商需要对企业的外包业务进行重新整合, 所以可能存在一个时间推移带来的潜在转换成本。

3.4企业自身与外包服务的适应风险这种适应是指企业与外包服务本身以及外包服务商的适应。第一, 来自外包服务商的风险。人力资源外包是一种新型的管理方式, 服务机构从业人员的素质参差不齐, 企业很难界定好坏。而且到目前为止,外包服务的价格还没有同一标准, 全部是自行定价, 所以企业也无从考证是否外包有所值。企业希望通过外包追求价值增值的初衷 , 可能因为服务商的职业道德和机会主义倾向而无法实现。第二, 企业文化的融合问题。以工作地点来分 , 外包可由外包商在其自身公司内完成, 也可以把外包专业人员请进企业来指导。无论哪一种形式 , 都将存在一个问题, 那就是外包公司与本企业的文化冲突问题。比如企业的理念、员工的价值观等方面。外包公司所设计的方案是否真能为企业量身打造, 并能够与企业的其他部分整合为一体 , 这是一个重要的问题。

4 人力资源管理外包策略的完善

目前，由于我国尚无相应的、完善的法律法规来规范外包行业、企业的运作，所以，企业实施人力资源管理外包的风险是显而易见的。企业在选择实施人力资源外包策略应该注意把握以下几点。

4.1制定明确的人力资源规划目标和具有针对性的实施策略

企业应该根据自身的发展情况，确定企业战略人力资源管理理念和体系，不仅包含指导性的原则规定，而且包含具体实施的详尽行动，包括要解决的问题，要达到的目标，在战略上高度重视人力资源管理、人力资源战略与企业战略之间的匹配、人力资源管理内部的系统性等方面，进行动态的人力资源规划。而后再选择将人员配置、教育培训、人力资源管理政策、招聘和选择等职能性计划进行适度外包，减少分配在行政性、事务性、非经常人力资源活动上的人力资源的同时，推动自身人力资源管理担当好企业的策略伙伴、文化和价值的塑造者、具有影响力的咨询提供者等角色，这样既降低人力资源管理的开支，又推动企业从战略高度进行人力资源规划，以及企业战略人力资源管理理念和体系的确定。

4.2选择合适的人力资源外包企业

企业在进行人力资源管理外包时，应考察该企业的机构资质、信誉、操作经验、是否有配套软硬件建设、是否严格恪守国家法律法规及相关规定、是否恪守保密原则等。一旦确定了合适服务承包企业，应在合同中详细明确合作双方的责任、权力、利益，以及可能出现的例外情况特殊处理等，明确相应的违约责任，尽可能把风险降到最低。

4.3制定科学完善的人力资源外包评估和控制机制

评估和控制机制主要是拟实施外包的企业依靠对风险的诱发因素或风险状况进行实时或阶段性的调查、反馈，并结合运用模糊数学、概率分析及预测模型等方法，评估外包风险的发生概率及损失大小并提出可行方案，包括预测风险发生的可能性、发生的时间、作用的对象，以及所能带来的危害和其它连锁反应等，进而加强前馈控制工作，从而把可能出现的外包风险损失降到最低。这种建立在科学研究基础之上的操作机制，使人力资源外包策略规划更具科学性和说服力。

4.4实施人力资源外包风险的全过程动态管理

人力资源外包实质是一种企业和专业服务商合作博弈的战略选择，通过合作实现竞争主体效用的最大化。因此在实施人力资源管理外包后，企业要对其全过程（即从合约的签订到解除）进行管理与监控。在全过程管理中，企业要制定人力资源管理外包的总目标和分阶段目标，外包服务商要根据这些目标，并结合企业实际情况，提出具体的工作计划和组织措施。同时，企业也应该建立相应的同步控制体系和信息反馈系统，跟踪检查和分析外包服务商行动结果与企业计划目标的偏离程度，并在必要时进行调整。

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