对科研单位聘用人员档案管理的思考

文/刘子瑗

对科研单位聘用人员档案管理的思考

文/刘子瑗

广西壮族自治区林业科学研究院

随着科研单位规模的扩大，工作量也越来越大，科研单位面临着聘用人员的不断增加和管理的规范化。本文从档案管理的角度阐述了管理聘用人员过程中遇到的问题以及解决的方法，通过不断的思考更好地促进人事档案工作的顺利开展。

科研单位；聘用人员；档案管理

人事档案是每个人真实的历史记录，可以全面反映一个人的成长过程，里面详细记录了个人的学习经历、工作经历、奖惩、职称、入团入党材料、政审情况、考核情况、任免材料、聘用材料等。在人事工作中，档案是作为原始依据来考查一个干部的基础，在干部的聘用、入编、提拔、考核、调动等工作中都具有不可替代的作用。随着科研业务的深入开展，科研单位每年新增的聘用人员数量可观，聘用人员的档案对于个人和组织也同样具有重要作用。但是聘用人员的档案管理难度更大，遇到的问题更多，这是我们要积极改进的地方。

1 现阶段科研单位聘用人员档案管理存在的不足

1、管理意识不足。近几年自上而下的档案核查工作让很多科研单位逐渐开始关注档案管理和建设的重要性，但是关注的重心还是侧重于领导干部以及学历高、职称高的在编科研人员。一是因为人事档案很多时候还停留在应对检查的层面，上级部门对于领导干部的核查工作较多，就加大力度整理领导干部的档案。对于聘用人员的人事档案，大多数科研单位都未能认清其重要价值，未能在其档案建设和管理工作中给予相关支持；二是因为很多科研单位并没有专职的档案管理人员，兼职管理档案的工作人员缺乏专业性和时间，在人员有限精力有限的情况下，就会将工作重点侧重于在编人员的档案和急件。

2、管理制度缺乏。尽管国家及各级主管部门先后出台了《档案法》、《劳动合同法》、《关于加强民生档案工作的意见》等一系列制度，但由于这些制度没有针对性，不成体系，到目前为止还是没有专门针对聘用人员的档案法律法规来规范相关工作。编外人员的档案管理具有很大的随意性，各地各部门各单位会根据自己的习惯做法进行收集整理，这种随意性导致了聘用人员的档案内容不全，托管困难，查询不易，甚至出现档案丢失的现象。

3、管理经费欠缺。根据档案室建设分类，一级标准的档案室需要三室分离，专职人员管理，配备电脑、加湿器、抽湿机、温湿度计等一系列专业设备。但是档案管理的经费是有限的，很多科研单位的档案室都难以做到三室标准，有些单位由于地方有限甚至只能共享档案室。在现实情况下，能保障在编人员档案的妥善保管是首要工作，日益增多的编外人员档案的建立和管理，就会被忽略。

2 提高科研单位聘用人员档案管理水平的有效办法

1、增强档案管理意识，强化人才队伍建设。在提高管理意识方面，要从领导做起，有效地提升大家对档案的重视程度。在人员安排方面，尽可能配备专职人员专项管理，便于加强专业知识的学习培训，集中精力做好档案的分类、整理、补充、保存、借阅、电子化管理等工作，同时将聘用人员的档案纳入单位的档案管理系统，做到对聘用人员有全面的了解，为聘用人员提供档案托管服务，为组织提供真实可靠的依据。

2、收集聘用人员材料，完善档案管理制度。在国家及有关部门没有出台聘用人员档案管理制度之前，科研单位可以参考相关政策，制定符合本系统、本单位的制度。档案管理人员应收集聘用人员的档案材料进行整理、分辩和归档，并与在编人员一样，及时补充年度考核、职称变动、奖惩信息、入党材料等档案材料，保证聘用人员的档案信息完整准确，预防和阻止不真实信息进入档案中影响档案的准确性和真实性。

3、重视档案室建设，关注信息化建设。科研单位的档案室应该尽可能参照一级标准建设，有关部门和单位要提高对档案价值的认同，提高对档案工作的关注，加大对档案建设的投资，在有容量、有制度、有体系的档案建设基础上才能做好聘用人员档案建设，才是服务广大职工的体现。同时在信息化时代，大部分的工作都是依靠电脑完成，很多单位及体系都建立了自己的管理系统、网报系统、OA系统等等，极大程度地方便了大家查阅资料、交流信息、更新资讯、完成业务。档案管理也应该及早进行信息化平台的建设，从全国范围来说，如果能建立聘用人员的数据平台，统一数据格式标准，注重统筹规划，实现聘用人员档案资源共享，让档案更好地发挥作用。从单位自身来说，加强档案室建设，纳聘用人员也纳入信息化管理系统，可以为聘用人员提供稳定的托管服务，单位对于聘用人员的三龄两历、人才培养、培训教育都有更准确的了解，便于档案工作顺利开展。

3 结语

随着科研单位实施聘用制以来，新增了大量聘用人员，在单位职工总数中占比日益增大。对于档案管理工作来说，增加了更多的工作量和管理方式的变更。一方面要从硬件设置上改善档案室建设，将聘用人员的档案纳入管理范围，与在编人员“同工同利”；另一方面要重视聘用人员档案管理工作，完善制度、提高关注，加大培训，提高人事档案的管理质量和效率。

【1】马英杰.实行人员聘用制后事业单位人事档案管理的几点思考[J].才智.2016(21):260-260.

【2】彭兆伟高亮薛晓明.事业单位聘用人员人事档案的管理研究[J].城建档案.2015(09):71-72.