多校合并后的高校档案保护——以南充职业技术学院为例

文/杨玲



多校合并后的高校档案保护——以南充职业技术学院为例

文/杨玲

南充职业技术学院办公室

高校合并是现在高等教育体制改革的热点，学科优势互补，提高办学质量，实现资源共享是高校合并的主要宗旨。多校合并后在高校档案管理的日常工作中，研究并实践如何保护档案，让档案发挥其最大价值具有十分重要的意义。

多校合并；高校档案；档案保护；实践体会；措施

高校档案是高校在教学、科研、管理等一系列活动中形成的。作为多校合并前后高校发展历史的主要记录形式，真实地记载了学校的创业历程，蕴含着丰富的教育资源，是学校精神文明成果的真实体现。能够反映学校各个时期的教学科研、办学条件、基础设施、人文环境等诸多方面的情况。随着高校开放办学，高校信息公开等工作的开展以及社会档案意识的提高，人们利用高校档案的意愿和要求也随之提高，所以有效地保护高校档案，延长档案的寿命显得尤其重要。下面就我院多校合并后现存档案进行有效保护的实践，谈谈自己的体会。

1 面临的问题

我院是2003年经四川省政府批准由四所学校合并组建而成的一所高职专科学校。学院档案主要有三大类，一类是以纸张为载体;二类是以胶片、磁带、光盘等磁性材料为载体；三类是奖章、锦旗等实物。原四校档案情况比较复杂，有的档案还以资料的形式保存，未整理；有的则整理得相当好；档案整理的标准不同，档案的情况不尽相同；2003年及以后形成的档案保存完好。总的概括起来有以下特点：

1.1纸质档案方面

我院原四校部分档案历史悠久，如农校的档案，因农校的办学历史比较悠久，有近百年的历史。再加上这些档案反复搬迁、复制、查阅利用后，有少部分纸质档案有虫蛀、霉烂、字迹扩散模糊不清、机械磨损等现象，急需采取有效措施保护处理。原四校部分档案还未整理。这部分档案还以资料的形式保存。在平时查阅利用中十分麻烦，有时为查找一份档案要翻阅几大堆资料。这样做对档案也是几大的伤害。原四校部分档案案卷号存在混乱现象，在平时查阅利用中不利于查找，极其影响工作效率。

1.2声像档案方面

由于磁带、光盘这类档案是由感光材料制成的，它们比一般纸质档案保护条件要求更高。再者原四校都有一定历史，所以这类档案的问题更加严峻。照片出现霉斑、摩擦痕迹、变黄斑、粘连、溶化等问题，磁带、光盘也有粘连与生霉现象。

1.3实物档案方面

部分实物档案存放不合理，造成实物档案得不到很好的保护。原四所学校每年都会获得大量的奖章、锦旗、证书等实物，由于量多，东西存放杂乱，互相挤压，造成部分实物档案已经变形，损坏。

2 有效保护档案的防护措施

档案保护工作主要是最大限度地减少或阻止外界因素对档案资料的破坏和影响，从而实现对档案资料的保存与利用。随着学院的发展，档案的保护条件相对以前有了较大改善。原四校的档案于2011年搬迁到新校区，学院的综合档案室在办公楼四楼，改善了以前库房低矮潮湿的现状，由于学校还处于发展时期，经费比较紧，所以档案室库房的基础设施还有待完善，针对本院部分档案出现的虫蛀、霉烂、字迹扩散模糊不清、机械磨损等现象，以及目前档案室的条件，我们采取如下措施：

2.1转变观念，提高认识

各级领导的重视和支持是做好档案工作的前提。在实际工作中，变被动为主动，我们及时向领导请示汇报学校档案现状，得到了领导的高度重视和更大力度的支持。在工作中结合学院阶段性工作目标开展自己工作，如借助学院创示范的契机，完善了学院建设、建校史馆的大量资料；在迎检工作中体现了学校档案的应有价值。

2.2建立库房内外四季温湿度记录，加强对档案库房温湿度管理

在影响档案寿命的众多因素中，档案库房的温度和湿度具有十分重要的作用。国家档案局规定档案库房的温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。每昼夜波动幅度不得大±2℃相对湿度不得大于±5％。我院位于四川省南充市嘉陵江畔，南充市属于中亚热带温润季风气候，四季特点分明：冬暖、春早、夏长、秋短、霜雪少。而我院档案库房又安排在顶楼。根据南充当地天气状况和库房的位置，库房内温度、湿度控制显得尤为重要，尤其是冬夏两季。为此我们反复向学院申请购置了空调，、除湿机等设施，将库房温湿度规定值内，因为一般霉菌繁殖的临界温湿度为 22℃和 75％RH ：害虫繁殖的最低适宜温湿度为 25℃和70％RH 。在正常情况下，只要档案库房把相对湿度控制在60％RH 以下，温度控制在 24℃以内，库内生霉长虫的可能性就很小，基本上能做到无霉无害虫。所以在库房内设置精确、可靠的温湿度测试仪，随时测量并记录库房温湿度的具体指标，才能更好的保护档案。

2.3对档案资料进行杀虫处理，有效防治档案害虫

为了有效防治档案害虫，除了控制档案库房温湿度外，还有一种有效的方法就是对档案资料进行杀虫处理。杀虫的方法很多，我们选择的是最简单投放法。对那些有严重虫蛀、出现霉斑的档案抽出来并做好记录，将它们单独保管，以免虫害在其他档案中繁衍、生殖、传播。

2.4不同类型档案分类保管

将以胶片、磁带、光盘等磁性材料为载体的声像档案丛纸质档案库房中分出来单独保管。不同载体的档案对库房温湿度等有不同要求，如存照片的温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。而收藏底片的温度为13℃-15℃，相对湿度为35%-45%。温度过高，底片中明胶溶化，易发生粘合。湿度太高容易发生霉变，湿度太低容易断裂、开裂。不同载体的档案存储应选用专门的柜架，照片选用金属柜架，录音、录像选用木制柜架或者非磁性材料制成的柜架。根据它们各自的特点分别保管，对于这类档案定期检查和修复，从而有效防止这类档案损坏。

2.5对破损档案进行装裱、修复，对未整理文件资料及时归档整理

对档案进行保护，除了不同载体的档案采取不同的保护措施外，还要对档案进行修复。如我们把破损的档案进行修补和托裱，对于发黄、变脆、字迹模糊的档案用化学方法处理等，而声像档案做法是去污、防尘、恢复影像，对于受损的照片翻拍，奖章、奖牌等实物档案拍成了照片，存为电子档案以延长他们的寿命。对那些未整理文件资料，抓紧时间归档整理。

2.6对利用频率高的档案复制、编研开发

我们保护档案的最终目的是为了利用档案，但是经常借阅和利用档案会损坏档案，会缩短档案的寿命。从2012年到2016年期间，由于以前历史遗留问题有许多实践生、定岗生毕业后工作未解决。十几年后，他们迎来新工作。为此，许多学生回来提取档案，此时档案的历史凭证作用发挥得淋漓尽致，许多学生在拿到档案时激动得哭了。同时他们反复地查阅、复印新生录取名册、毕业生名册、学籍表、成绩单，这部分档案会严重受损。我们及时向领导汇报情况，征得领导同意后将这部分档案进行复制，以便学生们查阅利用。同时也对一些档案进行有效的编研制定成册，这样既能够保护档案也能够充分发挥其作用。

2.7加强库房的日常管理

库房做好八防工作、适度的自然通风是很有必要的。同时做好库房的清洁卫生，严禁在库房堆放杂物。把奖章、奖牌等实物摆放整齐，避免互相挤压。档案室还没有窗帘，为防光、隔热，我们也及时给领导反映情况并改进，在档案室采用遮光窗帘或者遮阳板，最大限度的避免阳光直射量。

2.8努力学习档案保护技术相关知识，提高自身专业素养

随着档案事业的不断发展，办公自动化的普及，档案的载体已呈现出多样化的趋势，对档案工作人员的专业知识不断提出新要求。为了能更好的适应信息技术和档案事业的发展。作为档案工作人员，我必须随时补充、更新知识。除做好日常的档案保护工作，还加以归纳总结，以胜任这份工作。

总之，在多校合并后的档案管理工作中总结档案保护的方法与措施，力求更好的保存好现有档案是我们的目的。根据学校实际，我们通过上述方法和措施来实践保护学院合并前后所有档案，基本达到了预期的效果。在以后，将在实践中改进和增添更有效措施，让并校前后的档案发挥其最大价值。

[1]张萌，甄薇.档案库房防护措施初探[J].湖北经济学院学报，2012（07）.

[2]马桂荣.对高校档案馆保护问题的思考[J].武汉纺织大学学报，2012（02）.

[3]曹春峰.浅谈如何在雨季做好档案保护工作[J].办公室业务，2016（21）.