探析公务接待标准化管理的思路

◎王瑜

探析公务接待标准化管理的思路

◎王瑜

在企业中，高标准完成接待工作是公务活动顺利开展的保障，是展现企业精神风貌的窗口，是企业文化与后勤保障融合的体现，是办公室工作者面临公务活动时孜孜追求的目标。公司接待的标准化管理直接决定了接待工作的成效，所以，作为办公室管理者然将公务接待标准化管理放在十分重要的位置。本文将如何开展公务接待标准化管理进行探析，形成标准化管理的思路，为进一步提升公务活动接待水平提供借鉴意义。

树立标准化工作理念

一是树立接待工作“事预则立”的标准化理念，在工作开展前精心组织，悉心安排，每个环节考前准备，按照合理高效的标准化模式开展，将高标准的接待活动谋划好、策划精；二是树立“接待工作无小事”的标准化理念，在工作实施中从细节入手，逐步细化接待工作要求，不留接待工作“死角”，不断提升标准化服务水准；三是树立“创新接待”的标准化理念，保持积极的创新思维解决接待中随时面临的困难和问题，杜绝墨守成规、固步自封的标准，建立能与企业发展紧密结合、与社会进步密切联系的标准。尤其是中央八项规定等相关要求出台后，务必严格落实各项要求，接待工作从全局战略高度出发，完善相应接待标准化举措，大处着眼，小处着手，反应迅速，应对积极。

制定标准化工作程序

公司要注重工作实践，提炼工作方法，整合接待工作思路，将接待工作中灵活机动的接待方式与高标准严要求的接待原则统一，形成标准垂范、务实实用的工作程序。程序涵盖了接待管理、费用管理、会议管理、公关纪念品管理、接待车辆管理等活动中的每一项内容，梳理迎接、就餐、会议、交流、送行的各个重要环节，明确接待内容、时间、地点、人员、联系方式、场地布置、保障需求和职责分工等注意事项，规范接待指南、接待策划、会议就餐桌签、介绍材料、会议用纸、会议纸抽等备品备件模板，明确接待细节中接待通知、会议议程、会议记录纪要、讲解材料、座位排序、车辆安排、会务检查卡、行动项分解等接待工作中的所有标准。在中央八项规定出台以后，在细节标准上认真与中央和上级单位规定对照，严格制定相关工作，完善接待制度，建全接待费用台账；有标准的定标准、能量化的就量化，该减就减、该压就压，防止规定过于弹性、模糊或界限不清，切实做到落实不变形、不走样。

完成标准化工作流程

接待工作的流程是具体接待的时间，尤其在重要公务活动中，接待凸显出规格高、任务重、对公共资源建立要求高的特点。企业应以标准化工作程序为指导，精简务实、注重实效，扎实推进标准化工作流程，高质量完成好每一项接待任务。

一是本着勇于协调、敢于协调的态度，与主管部门、业内同行和社会公众及媒体保持良好、长效的沟通渠道及交流协作的标准机制。从日常工作交流、重大活动邀请、重要工作汇报等多方面工作方法入手，坚持外圆内方的方法打造健康、有效的公共关系资源平台，为公司建设发展营造良好外部环境。

二是发扬精益求精的精神，高标准、高要求、高起点地应对接待工作的每一个环节和每一种情况。落实接待工作责任制要求，细化分解接待任务重的具体工作，实现事事按要求有人负责，事事按标准有人检查。对照接待标准中百余项要求，逐一落实完成，避免接待中出现漏洞。发扬“任何风险都是可以避免”的精神，综合全局考虑接待工作中随时出现的突发情况，制定多重保障措施，制定高标准应急预案。

三是坚持“策划、实施、检查、总结”标准的全过程闭环管理方法，切忌虎头蛇尾，接待任务结束后，加强对重大接待任务的资料记录，及时进行经验总结，查找不足，探索接待工作的规律。每次大型接待活动结束后公司均应召开总结会肯定成绩的同时及时查漏补缺，发现不足和问题，形成书面报告进行经验反馈学习；日常接待工作也形成经验反馈机制，任何一条细小的合理建议也会及时被公司采纳；公司接待工作经验和标准才能日臻完善。

强调人员素质的标准化培养

接待人员素质的高低是接待工作水平高低的决定条件，接待人员的标准化素养是接待工作标准化外现的关键因素。企业应重视接待人员的标准化培训工作。一是学习制度标注化，建立定期学习机制，公司为员工尽可能地提供学习时间、学习材料和良好的学习环境氛围，促使人员为接待工作的不断改革和创新提活力；二是学习内容标准化，涵盖礼仪、交通、宴请、会议、住宿、文秘、外事、等接待工作的方方面面，及时更新接待中的经验反馈信息和新形势下接待工作的要求标准，潜移默化地帮助接待人员提高业务水平；三是训练和考核方式标准化，尝试打破传统意义的培训，通过环境模拟、知识问题、技能比武等多种方式，调动员工积极参与；四是发扬“请进来、走出去”战略，邀请行业专家为员工传授接待工作经验，开展接待业务交流工作，督促员工借鉴经验和精华，不断进步和发展，为企业接待工作贡献自己的力量，服务企业大局发展。

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