企业文书档案管理中存在的问题及对策探究

徐玲

摘要：现阶段文书档案管理工作还存在很多问题，为进一步提高文书档案管理工作的规范化水平，确保文书档案管理工作有章可循，高标准、严要求，确保文书档案存放安全和档案材料齐全、准确、规范。笔者根据多年的工作经验，简要分析了企业文书档案管理工作的難点以及其中存在的问题，并提出了相关的解决对策，供有关工作者参考。

关键字：文书档案管理；问题；对策

引言

企业的经营管理和发展决策离不开对企业过去改革发展经验的积累和借鉴，而这些重要的信息经常是以文书档案的形式体现出来的。文书档案既是历史的凭证，又是企业科学决策的基础，其管理工作的重要性不言而喻。因此，提升企业文书档案管理工作水平势在必行。

1企业文书档案管理的难点

文书档案内容以及载体的多样性特点，在很大程度上决定了文书档案管理工作相对较高的整体难度。文书档案的载体主要有电子文件、纸质文件、光盘等形式，文书档案的内容也十分繁多，其中包括行政类档案、党群类档案、业务类档案等，工作流程较为复杂，管理工作的关联性、条理性也较强，管理内容主要包括文件材料的收集、整理、分类、编号、编目、保管、立卷、归档等，这些工作环节内容明确、条理清楚，各环节之间既有连接又相互制约。文书档案的管理不仅要做到条理清晰、分门别类，也要做到方便利用。由于文书档案内容涉及到整个公司企业，各个部门文件材料之多，这对于办公室文书档案管理人员来说是不小的挑战。

2企业文书档案管理工作存在的问题

2.1相关负责人对文书档案工作的重视度不够

在企业文书档案管理工作中，一些部门负责人对文书档案工作不够重视，认为档案管理工作是一个比较简单又不需要高学历、专业性很强的岗位，没有清晰的认识到文书档案管理工作的复杂性，只是表面性地进行资料文件的整理以及保存，而将关注点放在了其他更有经济回报价值的事情上；另一方面，一些相关负责人对其下属没有实行严格的管控，监管浮于表面，造成很多工作人员工作规范性意识缺失，常常出现不作为或者乱作为的现象，当相关部门需要调取重要文件时，往往会出现管理人员应接不暇的情况，情况严重时更会给单位造成巨大的经济损失。

2.2档案员的培训工作亟待加强

文书档案管理工作具有烦、杂、多的特点，需要专业素质较高的人员来进行管理，但是，一些单位的管理人员往往年龄较大，没有受过专业的文书档案管理培训，而档案管理专业出身的人员就更少了。这些人对档案分类、立卷等专业知识较为匮乏，这在一定程度上不利于企业档案管理水平的提高。尤其是在现代信息技术十分发达的环境下，利用信息技术实现档案的管理是档案管理发展的重要趋势。档案管理人员一方面要积极参与业务培训，同时又要加强自身学习，提高档案管理的专业技术水平和理论，使档案管理工作日趋标准化和规范化。

2.3文书档案管理部门与其他部门之间配合不到位

文书档案管理工作虽然在表面上看来是一项独立的工作，但是该部门在工作中与其他部门有着密切联系。然而，在工作的具体执行中还存在很多问题，尤其是在归档工作上，各个部门有及时上交文件资料、协助文书档案管理部门完成归档工作的义务，但是也有不积极配合归档工作的部门，这会严重影响档案管理工作的正常秩序。对此，很多档案管理人员也是束手无策，最后只能听之任之，然后不了了之，这也是致使单位档案资料不完整的原因之一。一旦有机密级以上的文件没有归档，将为企业的信息安全埋下隐患。

3提高企业文书档案管理水平的对策

3.1提高对文书档案工作的重视

文书档案工作的相关管理者要提高自身竞争意识。目前资料管理人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须埋下头、扎下根，在实际工作中不断学习加强锻炼，使理论和实际相结合增强竞争力。所以资料管理人员无论文化层次高低、经验丰富与否都要具备竞争意识和责任意识，只有在竞争中才能加快工作节奏、提高工作效率，责任意识决定了文书档案管理人员工作态度和工作质量的好坏。

3.2规范档案管理体制，统一归档和管理标准

在办公自动化环境下，企业要想切实做好文书档案规定和档案管理工作，必须高度重视文书档案管理体制的规范和归档标准、管理标准的制定。实践中，一些企业的文件管理和档案管理存在于部门之间，如果部门之间沟通不及时就会造成很大的管理困难，产生不必要的麻烦，基于此，在办公自动化环境下，企业要高度重视管理体制的构建，在企业内部构建统一领导和管理的良好格局，实现文件管理与档案管理齐抓共管、共同推进，最大限度地确保文件的真实性、准确性和归档文件的安全性；与此同时，要注重制定统一的业务流程标准，明确各个环节的具体业务内容和工作标准，各个岗位工作人员按规定执行；此外，在软件选取时，要考虑到系统的兼容性，使其在后期应用中方便好用，为系统的正常运行奠定坚实基础。

3.3提高文书档案管理人员的专业水平及综合素质

基于当前企业文书档案管理的现状，企业应不断提高相关人员的专业水平及综合素质。首先，为文书档案工作管理人员提供信息化管理硬件条件，提升业务本身素质。只有跟紧时代潮流，不断引进新设备，才能为文书档案管理人员提供更好的实践机会以及技能提升平台，进而探索并掌握新技术新技能，提高工作效率；其次，企业应当从员工的实际情况出发，为档案管理人员建立健全教育机制及终身性质的学习机制，鼓励员工不断充实自己，提升专业技能，同时企业还应当将员工的档案信息化管理的学习效果纳入考核项目中，通过肯定他们的能力及给予适当的物质奖励，激发他们的学习热情，从而从根本上提高档案管理人员的综合素质；最后，要在企业档案管理的原有基础上，增强区域及档案部门之间的交流往来，促进二者的协调发展，开拓互惠互利的双赢局面。这就需要企业能够认识到自身档案管理中所存在的不足，通过向其他企业学习及探讨经验，利用一切可利用的资源，实现文书档案向新型知识方向转型。

3.4加强各部门之间的密切配合

文书档案管理工作中的归档文件大多来自不同部门，因此管理人员每天除了完成对资料的整理、分类工作外还要穿梭于各个部门之间，以便更好地收集、筛选符合归档要求的文件信息。这就需要各个部门加强沟通，团结协作，做好信息反馈以及上传下达的工作，进而体现档案管理部门的职能作用，确保各个部门档案资料完整，进而提升企业文书档案管理水平。

总结语

总而言之，只有加强文书档案部门与各部门的良好沟通与协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序，树立文书档案管理工作规范化、制度化、标准化，才能提高文书档案利用率，为企业建设与发展提供强有力的保证。

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