关于档案信息自动化系统管理若干问题的思考

齐伟红

摘 要：实现档案信息自动化系统，是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。我国档案部门真正有计划地建立自己的系统是在1985年。经过档案工作人员的艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平开始逐步提高。加强对档案信息自动化系统的管理，通过推进档案信息自动化系统应用水平的提高，深入考察与自动化系统相关诸多方面的情况及变化趋势，从中寻求解决的途径，解决档案信息自动化系统管理中存在的问题。笔者通过在档案信息自动化系统管理中经常遇到的几个问题，谈些粗浅的看法。

关键词：档案信息；自动化；系统管理

一、存在的问题

（一）档案信息自动化系统的标准化、规范化滞后

目前档案信息自动化系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是档案信息应用软件太多，让人眼花缭乱，很难分辨使用哪种软件。自动化软件选择不好，将会阻碍硬件功能的发挥，导致自动化系统的标准化、规范化滞后。档案信息自动化系统的标准化、规范化滞后不仅影响了档案信息自动化系统整体优势的发挥和整体水平的提高，还严重影响了档案信息自动化系统的发展和完善。解决自动化系统标准化、规范化滞后的问题是实现档案信息自动化系统的首要问题。

（二）系统文件处理向信息管理系统的过渡尚未完成

目前档案信息自动化系统，从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，没有实现真正意义上的自动化。完成这一步的关键在于数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础。数据库是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用，减少了系统文件靠手制档案查阅带来的麻烦。但是目前已经建立档案信息管理系统数据库的单位并不多，而且即使是建立数据库的单位，能真正把数据库系统运用到档案信息管理工作上的也不是很多，还处于学习和探索阶段。一方面是在认识上不到位，另一方面是受老观念的影响，仍然适应手动完成文件处理。

（三）管理体制不力和使用不方便的问题

目前我国档案信息自动化系统的管理体制，存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力。集中统一管理是任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。集中统一管理要求档案信息要有统一的规定和模式，而且要人机结合，即档案业务人员直接使用计算机进行工作，这样既方便管理，又方便操作，但是能做到人机结合的并不多，要么是统一管理，导致了人机分离，要么就是使用不方便。

（四）忽视人才管理和科学民主决策

推进档案信息自动化的关键在于档案信息自动化系统技术人员的整体水平，档案信息自动化技术人员的素质水平直接影响到自动化水平的提高。由于种种原因，目前很多单位存在技术人才队伍不稳定，忽视对技术人才的管理培训和教育，领导缺乏科学民主决策能力，造成技术人才流失和管理的不协调等现象，使档案信息自动化系统发展缓慢。

（五）自动化系统建设资金的使用效益发挥不出来

目前自动化系统建设资金方面存在的主要问题是：没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。另外在资金管理上也不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，使自动化系统资金的使用效益发挥不出来，不仅是一种财产的浪费，更是资源的极大浪费。

二、解决的办法

（一）提高档案信息自动化系统标准化、规范化水平

首先，档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施起来。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须先抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。当然，要求自动化系统每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。其次，鼓励和支持先进单位提高自动化系统水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，当时机成熟的时候再形成统一的标准和规范。再次，实现档案信息自动化系统过度的硬软件要过硬，要有可操作性。

（二）有重点地抓好数据库建设

建立数据库系统是一项长期的任务，要經过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。而且和各单位的具体情况有一定的关系。例如领导重视程度，是否统一认识，计算机技术人员同档案业务人员协同配合，而且在建数据库的时候，要面向应用，突出重点，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，由单一库向系统库发展等。通过网络联接形成开放的分步式数据库群，这样才能使自动化系统效率大大提高。

（三）改进和提高自动化系统管理体制

建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的自动化系统管理模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，必须从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。只有实行集中统一管理，做到高度集中管理和方便使用相结合，才能解决管理体制不力和使用不方便的问题。

（四）重视人才管理，进行科学民主决策

民主决策，留住人才是解决人才流失的有效途径。对档案技术人才有针对性地进行思想政治教育，培养管理人才的事业心和奉献精神；有计划地组织人员进修培训，使他们掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上对相关的人员给予一定的关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构。行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能实现对档案信息自动化系统的管理。

（五）充分发挥自动化系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，作为档案信息自动化系统的建设者，我们应积极地解决相关问题。

综上所述，加强对档案信息自动化系统建设和管理的目的在于开发应用。掌握自动化系统的综合性、系统性、统一性，了解其功能和特点，深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，通过不断的研究探索，使自动化系统为档案信息管理所用，并且最终使档案信息自动化系统变成档案工作人员熟练掌握的一项基本业务，为档案管理工作服务，发挥档案信息自动化系统社会价值的最大化。

参考文献：

[1]郭志敏.《档案信息管理系统建设应注意的几个问题》，《山东档案》，2003年第19期.

[2]王云庆.苗壮 《现代档案管理学》.青岛：青岛出版社，2002年220 期.

[3]傅华.《聚焦人事档案》《中国档案》.2003年第4期.endprint