浅谈事业单位信息档案管理的现状及对策

李松茹

【摘 要】随着改革的不断深化和信息技术的飞速发展，机关事业单位的档案管理水平取得了顯著的进步，但与此同时也存在着诸多的问题。如档案信息化程度不高、对现有档案资源开发和利用程度不够等。本文以事业单位信息档案管理的现状作为研究的起点，重点探究了其对策，希望为档案管理的发展贡献一份力量。

【关键词】事业单位；信息档案管理；现状；对策

一、机关事业单位信息档案管理的现状

（一）档案管理和利用制度不规范

规章制度和工作流程是企业、机关事业单位等开展工作的依据。拥有科学的、健全的规章制度，不仅可以提高企事业单位员工的工作效率，还能促进其健康持续发展。目前，机关事业单位在档案管理制度方面存在着如下的缺陷：一，部分部分机关事业单位档案管理制度不健全，存在着管理漏洞，再加上缺乏相应的权利制约机制，导致其档案管理效率低下；二，有些机关事业单位的档案管理制度尽管制度较为健全，但缺乏相应的执行机制，导致其成为了一种挂在墙上、摆在案桌上的口号。

（二）档案管理信息化程度低

随着科学技术的发展，信息化办公系统开始在我国兴起，各级政府也开始运用这一办公手段。机关事业单位也逐渐走上了无纸化办公的道路。目前，机关事业单位在开展档案管理工作时，尽管已经开始转向了信息化，但其信息化程度较低，仅仅是利用软件来进行档案的录入、排序和检索，并未涉及资源共享，导致档案资料的利用率不高，未充分发挥出其应有的功效。

（三）不重视档案资源的开发和利用

档案管理涉及的方面众多，如档案的收集、整理、保管和开发利用。其中，档案的收集、整理、保管是档案管理的手段，而开发和利用则是它最终目标。通过对档案的开发和利用，可以为领导者决策提供依据，使他们通过分析过去，来针对现在和未来，提出正确的决策和建设性意见。目前，许多事业单位的内部管理人员对此缺乏正确的认识，认为档案管理工作就是保证档案不遗失，用的时候可以派上用场。这种错误理念，使得他们不重视对现有档案资源的开发和利用，严重制约了单位的可持续健康发展。

二、提高机关事业单位档案管理工作的对策

（一）建立和完善档案管理制度

俗话说“制之有衡，行之有度”。这句话放之四海而皆准，对于机关事业单位档案管理来说亦是如此。制度是管理的基石，要想实现高效、科学的管理，建立完善的档案管理制度势在必行。针对机关事业单位在档案管理工作中存在的问题，可从问题入手，采用针对性地策略，从而起到药到病除的功效。在具体实施过程中，可从以下几点着手。第一点，建立合理的工作机构，明确职责，从而使每个档案管理工作人员能明确自己的岗位职责和范围。与此同时，建立有效的信息沟通机制、监督机制，以及时弥补档案管理工作中的漏洞，保障其正常运行。第二点，建立档案人员激励机制，通过融入竞争、比赛、合作等因子，来提高档案管理工作人员的工作积极性和认同感。第三点，建立全面、完善的档案信息制度，如收集制度、保管利用制度、档案借阅、登记、统计制度等。

（二）重视档案管理的信息化建设

现代社会，信息化和网络化已成为人们工作的主要特征。在信息大爆炸时代，档案管理工作人员也应积极转变观念，在不断提高自身的信息素养的同时，将先进的计算机技术和互联网技术运用到日常工作中，以提高工作效率。在具体实施过程中，可从以下几点着手。第一点，通过为档案管理工作人员配备信息设备和技术手段，来加强对档案资源的管理工作，不断提高其查全率和查准率；第二点，通过档案信息资源的数字化建设和管理，来提高其利用频率和效果，以避免其受自然、时间、保管等因素影响而引发的档案实体损坏。第三，对档案信息资源管理进行网络化建设，以实现异地借阅、信息共享等功能。

（三）重视档案信息资源的开发利用

档案工作的最终目标是通过开发利用，为人们的生产、生活服务。对于机关事业单位来说，其重要性不言而喻。因此，加强档案信息资源的开发和利用成为提高其工作效率的重要途径。为了达成这一目标，可采取如下措施。措施一，丰富档案信息资源结构，通过建立档案信息资源保障体系，提高档案资源的利用效率；与此同时，加强档案接收和征集工作，通过扩大收集和征收范围，进行检索工具体系建设；措施二，转变观念，扩大其服务范围，在奉行主动服务的理念上，积极运用开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念。措施三，积极借助新媒体进行档案宣传，从过去的被动服务者向主动推送服务转变；措施四，完善档案的政策法规建设，对于一些不适应的，应进行删减或修改，扩大档案利用的开放范围，改善其利用环境，为其开发和利用创造更便捷的条件。

三、结语

总之，事业单位信息档案管理工作的顺利开展，离不开制度的支持、信息化主动适应和对档案信息资源的开发利用。档案工作管理人员在这三方面下足功夫的同时，还应时刻关注其新生的问题，从而对症下药，采取更为科学的、针对性强的管理措施，以促进事业单位信息档案管理工作迈入一个新的台阶。

【参考文献】

[1].罗红丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].办公室业务.2018（19）

[2].唐宏民.事业单位档案管理新时期的创新思路[J].东方企业文化.2017（S1）