办公室行政管理精细化的思路与对策探讨

王雪

【摘 要】在当今新时代下，企业科学的运营管理逐渐成为了企业管理人员需要面对的问题。在企业日常经营过程中，办公室站着重要地位。对办公室进行精细化管理能够进一步促进企业行政管理持续有效的进行，其对企业持续健康发展发挥着重要作用。

【关键词】办公室行政管理；精细化；思路；对策

随着时代不断发展，在企业行政管理方面，精细化管理逐渐成为了企业管理人员面对的新问题。精细化管理不但是现代管理的新方向，还是今后办公室行政管理工作发展的最终目标。它的特点主要是利用合理的管理来作为执行依据，利用严格和精细的管理不断节约成本。这类管理模式将进一步提高企业管理效率和水平[1]。

一、目前办公室行政管理过程中存在问题

1.管理观念落后的问题

在企业办公室行政管理当中，精细化管理需要对企业实际情况进行调查，制定出科学的精细化管理对策，同时其是确保工作顺利进行的基础。目前，一些企业管理人员都缺少基本精细化意识。在实际工作过程中往往有许多问题出现。在一定程度上，这些问题严重影响了管理工作顺利进行。科学的进行办公室精细化管理要求企业负责人制定出有效的管理制度，强化有关人员的监督和管理。对可能存在的问题有针对性的提出解决方法[2]。这样才可以保证行政工作管理落实到实际当中，进一步提高企业的经营水平。

2.管理项目陈旧的问题

随之社会形势的不断变化，企业开展办公室精细化管理需要对于具体内容及时进行调整。很多企业依然延续传统的办公室管理方法，这种模式会导致企业的日常管理漏洞较多，无法适应现代经济形势之下对于办公室行政工作的要求。因此，企业急需对办公室行政进行精细化的管理[3]。开展办公室行政精细化管理，需要结合企业实际情况，重新规划管理的内容，确保办公室精细管理工作具有可执行性，把整个办公室行政与其他部门的工作有效进行结合，明确考勤，纪律，监察等工作的责任归属和完成标准，通过这些措施都有助于提升企业的工作效率。

3.管理制度落后问题

科学的管理制度可以进一步确保企业健康发展，同时也是办公室行政工作的重点。目前，一些企业在管理制度上还存在许多问题。第一，管理制度设计不够准确，没有按照实际状况来设计管理制度，进而造成不同部门之间的工作方式以及管理制度相似，直接影响企业的正常运营。第二，分工不明确。一些工作不能充分落实到实处，进而造成了员工缺少主动工作热情。除此之外，对考核制度没有细化，奖罚不能做到分明，许多规定落实不代为，制度仅仅是空口白话。

二、办公室行政管理精细化的思路

1.利用量化和細化方式来管理科目

我们从目前的研究现状可以看到：在目前企业建设过程中，多数企业在管理上不能够进行实效的管理，往往位于比较模糊的情况下。在实际工作当中，需要对管理者能力的发挥进行注重，然而没有量化和细化工作，忽视了精细化重要性。所以，要想更好的对办公室行政管理进行精细化，就需要转变目前管理模式，将管理工作科学的进行细化和量化，最终实现办公室行政管理目标。精细化工作指的是将任务和工作按照自身逻辑和特性，分成许多个部分，进而让企业领导更加直观的进行考虑和分析，充分掌握好工作当中的细节内容。

2.融入标准化和流程化的理念

自从进入新世纪以后，多数企业生产方式都转变为流水线作业，这种作业方式可以大大提高作业水平和整体的工作效率。对当前办公室行政管理来说，也利用流水线模式来进行工作管理。将办公室行政管理工作流程化，可以对每一部分的工作内容进行详细的了解和分析。除此之外，按照具体状况以及其他部分的工作来对接。标准化指在传统流程化管理前提下，融入到日常工作的整理，构建健全的管理工作标准，形成完善的一套管理体系。在目前办公室行政管理过程当中，融入流程化和标准化的管理，可以更加可靠的确保行政管理工作充分实现精细化。

3.强化经济化意识和协同化意识

对于一个企业而言，办公室的行政管理精细化工作不能仅靠个人来完成，而是需要各个部分之间相互协调和配合来实现的。以文件签收举例，从接手到办理最后存档，其中的各个环节及步骤都需要部门间的相互配合。因此，各个部门及其成员都应当建立协同化意识，同时也要具备经济化意识，尽可能在投入最小的成本的基础之上完成任务并获取最大程度的效益。近年来，许多企业意识到成本意识的建立，在办公室的行政中更应当大力推行，使办公人员在此管理模式之上减少投入的管理成本，提升企业工作管理效率。

三、实现办公室行政管理精细化的应对策略

1.加大企业文化建设力度

目前，在一些企业建设过程中，因为高层管理人员对下属培养方面的重视。所以，对下级人员个性以及工作特点都需要充分的进行掌握。对工作当中比较容易出现的问题需要全面的掌握。在当前的企业管理过程中，需要不断推行精细化管理理念，利用细节来实现企业管理，充分显现管理成效，给企业带来更好的文化建设发展方向。

2.推行制度化管理

想要更好的实现办公室的行政管理，应当制定合理的约束机制和激励机制，制定完善的管理流程。在办公室行政管理实现精细化之前，企业的内部应当形成一套合理、完善的企业规章，使其成为企业工作中的重要准则，也是行事的重要依据，如果企业内部没能形成科学、统一的规范，那么企业就无法真正实现自身的战略。

3.提升员工素质

企业在内部建设过程当中，需要充分做好员工能力和个人素质的培养。从相关角度来分析，办公室精细化管理最终目标是员工职业素养和个人能力的充分发挥，将其融入到具体的工作当中。所以，要想充分实现办公室管理精细化，就需要引进和培养高素质专业的人才，利用对人才的培养和职业化规范，最终真正实现了工作精细化和标准化，进一步提高办公室行政工作的质量以及效率。对企业来说，需要格外重视企业内部各个部分细节管理。将每一个月的工作任务进行量化，有效反映出工作状况和成绩，将管理工作内的各步骤进行确定。所以，提高工作人员职业素质有着重要作用。

4.加强员工的精细化意识

在当前的企业建设中，只有做好细节工作，加强员工的精细化意识，才能够推动企业的发展创新。办公室的行政管理精细化更是能够体现细节工作的重要性。因此，应当加强员工的规范意识，同时培养起创新精神。在企业中，创新工作建立在企业完善的规范管理制度之上，企业的规范制度是一切工作开始的根本。应当培养员工严格按照企业管理制度的要求，将工作不断精细化，在依照规章制度完成规定的任务的基础之上引导员工进行思维发散和创新，将企业引上发展和成功的道路。

四、结束语

在目前企业办公室管理当中，因为企业事务比较繁多，并且责任大。当对事务不能很好的处理的时候，就会增加办公室工作任务，严重的时候将会直接干扰企业正常的工作。针对当前办公室的工作特点，企业需要向合理化和精细化管理方面发展。在办公室内完善制度规范，让精细化意识深入到办公室人员日常工作当中。整体来说，办公室行政管理精细化管理可以大大提高管理效率，减小企业管理的成本，进而收到更好的管理效果。所以，企业需要强化办公室行政管理精细化，进一步促进企业持续健康的发展。

【参考文献】

[1]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，（34）：128-129.

[2]周水桥.以管理精细化追求效益最大化[J].中国电力企业管理，2011，（3）：53-54.

[3]王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业，2013，（5）：69.