浅谈计算机软件在企业办公室工作的应用

姜晓风

【摘 要】随着计算机技术的快速发展，办公自动化中的计算机技术应用得到了广泛的应用，办公室计算机办公软件的应用，实现了办公自动化，作为信息科学技术发展的产物，完全就是对多学科综合技术的融合。本文介绍计算机办公软件的应用优势，在企业办公室工作应用中存在的问题与劣势，阐述了计算机办公软件在办公室的具体应用。

【关键词】计算机软件；企业；办公室工作；应用

计算机技术迅猛发展，传统办公管理模式难以适应时代发展的新要求，办公自动化发展趋势已成必然。只有各单位认清办公室计算机办公软件的应用优势，并致力推动相关技术水平不断提升，才能有效促进现代办公自动化管理水平进一步提升，促进企事业单位效益增长。

计算机网络的出现，缩短了人于人之间的距离，也使全世界的人都能进行更加快捷、方便的交流。同时计算机作为一种新的产业，也推动了整个世界经济的发展，加快人类进入数字化的步伐。目前计算机已经用到了各个领域的理论、方法、技术和系统中，包括了所有的行业和各种工作。如工厂自动化、办公室自动化、机器翻译、信息系统、数字通信等等。计算机在各行各业中的广泛应用，最显著的提高了经济效率和社会效率。现在无论是在企业还是在公司，都需要熟练掌握计算机应用程序，计算机操作已经成为一个现代人的最基本技能之一。近些年来，由于计算机在办公软件的广泛应用，也逐渐成为了人们关注的焦点，计算机的办公软件也从早期的简单的管理、文件输入、文档的简单查询，转变成为数据的分析、信息交换平台、数据库的相互结合、信息网络化等等，涵盖了日常办公管理所需的所有要求，真正达到了办公自动化。

一、计算机办公软件的应用优势

（一）控制办公成本

对于企业来说，其经营的目标就是实现经济效益的最大化，因此控制成本对于促进企业发展具有重要作用。采用计算机软件办公，虽然前期需要投入计算机设备及网络线路等资金，但其代替了原来的办公材料，很多信息的传递和消息的发布通过邮件的形式实现，大大节约了纸张成本。另外，采用计算机办公使信息传递更加便捷，减少了中间的很多环节和过程，企业提升了信息的交互，增加了企业的很多隐性经济效益。长远来看，计算机办公软件办公有效节约办公成本。

（二）优化办公流程

计算机技术应用到实际办公中，可优化办公流程。以往的办公，很多信息的传递、收集和整理对人的依赖性非常大，需要人们手工完成，这个过程会消耗大量的人力和时间。采用计算机办公软件，很多复杂的信息处理和加工，都可由软件完成，实现了办公自动化，企业不同部门和不同人员间的沟通不受地点限制，促进了各部门间的合作和交流。因此计算机办公软件有效的优化了办公流程。

二、计算机软件在企业办公室应用中存在的问题与劣势

（一）存在问题

随着科技的发展，计算机的普及，现代办公软件应用逐步趋向多元化，也日益凸显其重要作用，同时由于我国计算机现代办公软件的应用起步比较慢。在加上我国信息化总体水平偏低，与发达国家相比还有很大的差距，许多信息产业尚不能完全满足信息化发展与计算机现代办公软件应用产品的需求，在加上科技成果转化慢，缺少高素质人才，人员文化素质低，操作不规范等都使得我国在计算机现代办公软件上的应用没有发挥其重要作用。这时候就需要我们，来提高现代办公软件的应用。一方面需要对软件应用性能有深刻理解，一方面需要對软件内容有较为细致深入研究，这样才能从根本上解决软件应用系统的问题，从而提高我国计算机现代办公软件应用水平。

（二）计算机办公软件的劣势分析

1.软件个性化需求无法满足

计算机办公软件无法满足软件个性化使用的需求。计算机办公软件提供了固定的使用流程和模块，统一文档格式，以便于信息的交流和存储，但这也成为限制个性化使用的弊端。例如，计算机办公软件语言多以英文为主，不是以英语为母语的人群在使用时会存在困难，甚至出现对词义的理解错误而造成错误操作的状况；数据分析软件以基础统计方式为主，计算公式主要是常用的求和、求差、求平均值等，无法满足对专业性较强的数据进行处理的需求，只能通过人工在常用公式的基础上自行编辑计算公式来实现。个性化计算机办公软件的开发可以有效地解决这个问题，根据个性化的需求在现有办公软件的基础上进行加工，设计出适合使用的个性化软件，以满足使用者的需要。

2.资料安全性易受到威胁

资料的安全性是使用计算机办公软件办公的最主要风险，利用计算机办公软件编辑和处理文字信息时，计算机设备问题或软件运行问题会导致数据的丢失或出错，网络安全问题会导致信息的无意泄露或被他人窃取。企业重要数据信息的丢失，特别是涉及国家机密、商业秘密信息的丢失，会对国家安全造成较大的威胁，给企业造成巨额的经济损失。为了提高资料的安全性，企业应加强计算机设备和软件的维护及管理工作，定期、不定期地对计算机进行查毒、杀毒，检查网络的安全性和计算机的运行状况，发现问题及时维护、修理。对信息资料及时备份和保存、办公数据恢复软件的开发和使用也是保障资料安全性的有效方法。

三、计算机办公软件在办公室的应用

（一）应用于文字处理

常见的文字处理软件为Office系列办公软件、基于Web客户端文字处理软件。强大的Office系列办公软件，特别是Word、Excel、PPT等软件的应用越来越广泛，它们的应用为办公室人员提供了一个小型的数据库访问，也提供了许多方便的办公自动化管理平台，由于Office与Windows操作系统都是由微软公司研发出品的，因此具有良好的兼容性和可扩展性。

（二）应用于数据处理

对计算机在办公环境中的应用，通常操作不当或计算机故障就会导致出现数据误删除的情况，计算机数据备份是用于自动化办公环境的一种补救措施，对计算机数据管理功能的实现有着很高的价值，也有效防止了数据意外删除或因技术造成的安全损失问题的出现。计算机数据库可以进行数据备份，在发生故障或计算机生成错误后就能恢复数据，可以使用计算机数据库对系统进行还原，返回到数据备份，这是保证数据正确完整性和一致性的最佳方法。当计算机储存器发生故障之后，数据库的数据就会出现一定程度的丢失或混乱，相关的存储管理可用于数据恢复，以保证数据库存储的有效性。

（三）应用于图像处理

通常情况下，图像处理办公软件的应用范围包括平面设计、广告与图形处理等行业。随着社会现代化的发展，提出了新的要求，工业设计为了迎合社会日益多元化的审美需求，其视觉发展的趋势越来越明显，因此，办公室的计算机图像处理软件显得非常重要。常用的主要有PS图象处理软件，该软件功能成熟，相对完善，能够进行或简单或复杂的图像处理，可以满足顾客的多样化需求，充分满足现代工业设计的实际需要。

（四）应用于视频处理

视频软件应用是将视频和音频文件进行综合集成，通过技术处理，转换所需信息，直接成为可观看的视频。视频处理软件技术通常应用于一些法律权威单位的调查和取证等。此外，视频软件还可以实现视频信息的二次处理，从而进一步提升视频信息的价值。因此，应用视频处理办公软件可以有效简化视频信息，保证视频信息更好地满足办公需要，实现其价值。

四、结束语

计算机办公软件主要是加强企业信息化办公室的建设、办公楼与计算机信息平台的结合，有效地发挥信息技术的优势，促进计算机技术的应用，提高企业工作人员的办公效率。

【参考文献】

【1】许运超.办公软件社会化分享设计研究[D].长沙：湖南大学，2013（10）.

【2】王玉凤.OFFICE办公软件在计算机应用基础中的教学方法中的应用分析[J].电子世界，2017（3）.