论大型企业文秘人员“生存”技能

欧阳孟强

【摘 要】大型企业中枢部室是办公室，文秘岗位是办公室中枢岗位，起到承上启下、沟通协调、服务保障的枢纽作用。做好文秘工作，要有扎实的功底，要有丰富的知识储备和较强的写作能力，要有对企业大局的思考和广阔的视角等等，只有不停地学习，不断地丰富自己，才能不断地成长，适应工作岗位的需要。

【关键词】传达；方法；学习

文秘工作是文书工作和秘书工作的总称，是大型企业日常工作的重要组成部分。它是实现企业职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为领导工作起着参谋和助手的作用。文秘人员要在大型企业“生存”下去，要具备以下技能。

一、勤学习，不断丰富内涵

企业的发展要顺应社会的发展，当今时代是一个风起云涌的时代，信息化、大数据、AI智能的快速发展让各个行业的发展既面临着前所未有的机遇，同时也面临着生死存亡的考验，“市场不相信眼泪”，同样的，企业也不需要无用之才，只有不断地快速适应时代的发展，企业才能更好更健康的发展、生存下去，作为企业重要枢纽的文秘工作人员更是要适应社会和企业的发展。

要全方位涉猎各类知识。大型企业的经营范围一般就比较广泛，大多涉猎不同行业、领域，企业文秘人员就要对企业的方方面面所有了解和掌握，这就需要尽可能的广泛涉猎各类知识，且越多越好，不管与企业的经营范围是否有关。很多人会质疑，学那么多跟企业无关的知识是不是浪费时间，其实不然，社会是一个整体，所有的行业或多或少有存在着联系，我们学的越多，在使用的时候才能出类拔萃、才能旁征博引，比如，学习逻辑学，对于文字秘书在谋篇布局时会提供参考。研究国家大政方针政策，是提出企业发展思路的基石。要深入学习专业知识。术业有专攻，文秘人员就要对岗位的工作技能进行深入了解和分析，然后进行针对性的学习、锻炼，文书工作需要上传下达，需要文件处理、分析，需要对文稿进行排版、审核，这就需要细致了解企业领导分工、熟悉企业政策方向、熟记公文格式规范等等，比如，文书工作人员在文稿审核过程中要进行排版（很多企业不设专门的文稿排版人员，一般由文书人员兼任），这就需要对排版工作由准备的把握，而当前使用文稿排版规范主要遵循的是中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发《党政机关公文处理工作条例》，这就需要对条例进行学习、掌握，同时配套相关的应用指南一类的书籍，对公文用纸幅面尺寸、版面要求、编排规则、印制装订要求进行全面的熟悉掌握，才能胜任文稿排版的工作；秘书工作经常腰撰写文稿，就要不断学习写作的方法的技巧，勤学多练。同时，要熟悉公文写作的各类文体，通知怎么写，通报怎么写，两者的主要区别有哪些都要进行了解，否则，就可能出现通知、通报混用的情况，贻笑大方。不管是文书还是秘书，都要对专业知识进行深入学习和掌握，因为这是安身立命的基础和前提，也是服务好企业的根本和必须。

二、善表述，做好上传下达

表述，是指口述个人对某实际特征的观察结果，在这里用作在工作中对领导交办的事项，下级单位请示的事项，其他单位考察交流文函的原意表达。“差之毫厘、谬之千里”，如果不能原意的表达所需要传达的意思，很可能会出现截然相反的结果，比如说领导安排事项时，明确了牵头部门，配合部门，牵头、配合的顺序就一定不能搞错，因为牵头部门一般是业务的专业办理部门，如果把配合部门安在牵头部门身上，那么事情的办理结果可能就会偏离方向，从而达不到理想的效果，追究起来的话文秘人员有着直接責任。

在工作中，文秘人员要准确掌握领导的意图，这就需要对领导平时的言行就行认真细致的观察，这样才能更好、更快地去领会领导所要表达的想法；同时，要敢于发问、善于发问，发问的前提是要做好充分的准备，需要问什么，要明确什么，这个一定要搞清楚，比如，对领导交代的事情不是特别清楚的时候，为了避免出现传达错误，就需要向领导进一步请示，请示之前，要做好充分的准备工作，比如事情的大致概况，要实现的目标等等，这样在请示过程中才能有的放矢，用最简单明了的语言表达自己的意思，获得自己想要的内容，进而准备的传达。上传下达，不止是对人的意图的传达，还包括对文件的传达，现在很多大型企业都在使用OA办公平台，文件由文秘人员按照领导的审阅意见进行流转，一般来说，这样的上传下达是最简单的，因为它是由文字的形式出现，而不会出现上面因表达或者理解有误从而出现差错的情况。作为文秘人员，你如果这么认为的话，那就大错特错了，一般来说，文字简单明了，按章操作就行，其实这里面也是很有讲究的，比如一些比较紧急的文件，在处理过程中，文秘人员要实时跟踪，不能一放了之，出现滞留情况时，要及时提醒催促，避免流转卡壳；一些大型企业领导层较多，领导签署意见时，有时不写全称，而是以形式代之，如“请孙总阅处”这个批阅意见，单位只有一个孙总，那么文件直接转给孙总，若公司出现两个甚至更多的孙总时，该怎么办？文书人员就要根据文件内容和领导分工进行流转，拿捏不准的要请领导明示。情况各有不同，但是方法都是共通的。

三、掌方法，力争游刃有余

上面就文秘工作人员的基本要求做了简单说明，会了不难，但是作为企业的枢纽，文秘人员在做好业务工作的同时，更要精益求精的去找好的工作方法，一个好的工作方法往往会起到事半功倍的效果。在企业中，不论在任何岗位，大家的目的都是一致的，取得更高的薪水、获得更高的职位，这不仅需要扎实的业务功底，还需要突出的综合素质，综合素质则主要体现在干工作的方法上。

物竞天择，适者生存，这句放之四海而皆准的话，在企业中一样适应。很多人认为，作为文秘人员，离企业管理层最近，往往也有着更容易进步的渠道和路径，这话说的也对，也不对，离领导进，升职的机会可能要多些，也不对，岗位竞争的压力也更大；而且，往往一个小事故就会失去晋升的机会。文秘人员从事的工作比较繁杂，而且需要经常应对突发的事情，一旦稍有疏忽，就会造成不可弥补的损失，对企业和个人造成不好的影响。为了更好地处理工作，文秘人员就要掌握高效的工作方法，遇事不乱，从容面对，才能有条不紊的处理好繁杂的工作，获得领导的好评，得到升职加薪的机会。比如，遇到紧急重要事情时，要按照“急事缓办”的原则来处理，首先要保持大脑清醒，要先汇报相关分管领导，同时报告给办公室主任，告知事情的处理过程，并做好记录，这样的话既能确保领导在第一时间知晓事情，又能让办公室主任知晓事情始末，使事情在最短的时间内得以解决，这种特事特办的事情一定要在熟知领导分工的前提下去通知，拿捏不准的要先包括办公室主任，由办公室主任进行处理，否则，只会出现“好心”办坏事，不但事情没解决好，领导对办事人员也会产生不好的印象。在日常工作中，文秘人员要想学会好的工作方法，就需要多听、多看、多想、多练，经常向身边的同时学习，只有不断的借鉴、实践、积累，才能形成一套自己的工作方法，才能在工作中不断地成长进步，才能游刃有余的干好自己的本职工作。

行百里者半于九十，文秘工作比较单调，枯燥，很多人在长时间的工作中出现了懈怠的心理，干工作没有激情、得过且过，久而久之就会消极怠工，而文秘工作容不得半点马虎，这样的工作态度往往会出现错误，严重者可能会丢掉“饭碗”。要想干好文秘工作，就要持之以恒的保持饱满的工作激情，加强学习，丰富自己；掌握方式方法，干好本职工作，只有这样，才能在企业中不断地成长进步，实现企业与个人的“双赢”。

【参考文献】

[1]胡鸿杰.办公室事务管理[M].北京：中国人民出版社，2004.

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