信息时代档案工作要点分析

赵红梅

档案工作是企事业、机关单位日常工作中的重要内容之一，对单位的运行与发展有着非常重要的作用。企事业、机关单位在日常活动中会产生大量的文件，这些文件中不少具有一定的价值，会被作为档案搜集、整理、存储起来，以备不时之需。档案工作的内容就是对档案进行收集、整理、分类、利用。在传统的档案工作中，人工居核心地位，信息技术的诞生与发展深刻地改变了人类社会的方方面面，档案工作也不例外。

一、档案收集工作

档案收集是档案工作的初级阶段，也是决定之后档案整理、分类、应用的基础工作。档案搜集工作需要做到全面性、针对性、层次性，在以往的人工档案工作中，档案的全面性往往难以保证，总会有挂一漏万的现象。为了提高档案工作的效能，信息时代的档案收集工作需要做到以下两点内容：首先，做好无纸化办公工作。无纸化办公即信息化办公。目前信息化办公是企事业、机关单位办公的主流，相比于传统的纸质办公而言，无纸化办公更为便捷，也更环保。不仅如此，档案收集上也更便利，仅需利用邮箱便能完成档案的搜集；其次，档案工作部门要做好传统档案的电子化转化工作。单位中的不少有价值的档案仍然是纸质形态保存的，利用起来较为麻烦，档案部门需要做好相应的转化工作，如采用扫描技术将之电子化、信息化。

二、档案存储工作

1.存储介质信息化

档案存储是档案工作中的难点之一。在以往的档案工作中，档案存储通常需要一个专门的档案室，这不可避免地会占用到企事业、机关单位的办公空间。不仅如此，档案室对空间环境的要求通常比较高，比如温度、湿度、日照等。信息时代的档案工作存储介质发生了很大的变化，从以往的纸质介质转变为数字介质乃至网络介质。相比于纸质介质而言，数字介质，比如磁盘、光盘等的容量更大，且占用空间非常小，不会影响到单位的正常办公。此外，随着大数据时代的到来，云盘成为文件存储的重要形式，云盘依托于网络，仅需轻轻一点，便可以将单位的档案上传其中，更为高效、便捷。这也使得档案利用者可以随时随地突破时空限制利用档案，提高了档案的传播与利用效率。

2.利用方式信息化

档案利用是档案工作中的重要内容，也是档案实现自身服务价值的关键环节。在以往的档案利用中，因为档案自身的载体、内容都比较单一，因而其利用方式也比较简便。通常是用户或者档案工作人员手工检索，不仅耗时长，且检索效率低，存在检索不全的现象，弱化了档案利用的效率。信息时代的档案利用工作虽然难以直接展开（档案的存储形态决定了档案检索必须依托于一定的介质，比如电脑），但检索方式却更为便捷，搜索引擎检索、网络检索、光盘检索等都是档案检索的有效手段，不仅准确性高，且确保了检索的全面性。并且，相比于传统的档案利用而言，信息时代的利用方式也更多元，在线阅读、资料下载乃至网络聊天都是档案利用的重要途径，服务效果更为突出。

三、档案服务工作

无论是企事业、机关单位的档案科、档案室，还是专业的档案馆，档案工作的核心要义都是服务，换言之，服务是档案工作的关键内容，也是信息时代档案工作的主要关注点之一。

1.更新服务理念

服务理念指档案部门在具体工作中所秉持的基本理念，对档案服务效能有着非常直观的影响。在传统的档案工作中，档案服务存在着“物本主义”、被动服务等弊端，影响了服务的具体效能。因此，在信息时代的档案工作中需要做好必要的调整工作。首先，档案部门需要彻底转变档案工作的理念，将档案工作的着力点从物转移到人，即不再以单位活动中产生的档案为档案工作的出发点、立足点，而是从人的档案需求出发，着手档案工作，提高档案工作的效能；其次，档案部门需要强化档案服务的意识，变被动服务为主动服务。根据单位部门或工作人员的实际需要，借助信息技术及时地将档案信息分门别类，降低用户在信息搜集中的实践，提高服务效率。

2.创新服务模式

服务模式是档案服务中最为活跃的元素，也是对档案服务效能影响最大的内容。在以往的档案工作中，服务模式较为单一，无差别服务和零散信息服务占据主流。信息时代的到来，极大地改变了人们对信息的认知，与此同时，人们对档案服务的要求也越来越高，无差别服务、零散信息服务越来越难以满足用户的档案服务需求。对此，档案部门需要做好针对性地调整工作，创新服务模式。比如，档案工作部门可以构建网络档案服务平台，在平台中记录用户的档案搜索轨迹、搜索偏好等，根据用户的搜索信息向用户提供针对性服务，降低用户搜索时间，提高服务效率；又如，档案工作部门需要做好服务信息的整合工作，借助网络信息技术，对零散的信息资源进行整理、归类，使之成为有价值的知识。

3.拓展服务范围

信息时代的档案工作，归根到底即档案的信息化及建设工作，包括档案资源的信息化以及数字档案馆、档案室的构建。如前所述，档案服务是所有档案工作的要点所在，信息时代的档案工作也不例外。对此，信息时代的档案工作要充分利用信息技术的优势，做好档案服务范围的拓展工作，具体而言，包含以下两层内容。首先，檔案工作部门要加大档案的搜集、整理力度。在以往的档案工作中，纸质化文件是档案的主要来源，但纸质文件存在不易搜集、整理、保存的弊端，因而，档案工作多有缺失，信息时代到来转变了此一趋势，档案工作部门可以轻而易举地获取各种电子文件，丰富了档案来源；其次，档案工作部门要做好服务对象的拓展工作，不能有“门户之见”，要挖掘更多的潜在信息服务需求者。

四、结语

档案工作是企事业、机关单位工作中的重要内容，对单位的发展有着不可估量的作用。信息时代的到来对档案工作而言，既是挑战，又是机遇。信息技术一方面对档案工作中档案的搜集、存储提供了更为便捷的条件，另一方面又加剧了档案服务变革的压力。对此，档案工作部门需要从信息时代出发，采取针对性的措施。

（作者单位：河北省科学院 ）endprint