档案管理智慧化的构件与策略
——基于浙江智慧档案建设的案例研究

周文泓 庞玲玲/四川大学公共管理学院

随着智慧城市的提出，档案领域探索如何更好地参与其中以及实现档案管理的智慧化，成为兼具理论与实践意义的重要议题。研究领域关于档案管理智慧化的探讨旨在明晰其为档案信息化发展的高级形态，并对如何借助智慧城市、互联网的理论与方法制定智慧档案的建设原则、顶层设计与实施路径等展开讨论[1][2]，这些研究有助于明确档案管理智慧化的基本内涵与方向。然而，当前研究主要是通过演绎的方法设计通用的智慧化方案，未对具体的档案实践现状予以全面分析和总结，例如未将浙江、青岛、南京等地相关实践充分纳入到理论层面的研究中。本文将采用归纳法，以在档案管理智慧化方面已有一定成效的浙江为例，研究档案管理智慧化的发展现状、实施方法与内容，从中分析档案管理智慧化的构件与总结策略。

1 浙江智慧档案建设概览

1.1 建设背景

2014年年初，《浙江省档案局贯彻落实中央和省委全面深化改革任务的若干意见》提出了协同推进法治档案、智慧档案、民生档案、平安档案、活力档案建设的目标任务[3]。同年，浙江省开通全国最早的省级一体化网上政务服务平台； 2016年，提出实施“最多跑一次”改革，自此开始整合电子政务基础设施、数据资源和业务系统，在技术、应用、管理等多层面开展积极探索，旨在实现权力事项集中进驻、网上服务集中提供、政务信息集中公开、数据资源集中共享，全力打造阳光透明的服务型政府和“互联网+政务”的浙江样本[4]。这样既可在政务服务网建设过程中同步构建更加智能的文件档案管理系统、实现政府信息资源的归档保存和共建共享，也能促进作为重要模块的档案信息服务网优化升级。

1.2 主要内容

浙江智慧档案建设较为成熟的实践有二，一为基于全程管理的理念打造电子文件自动化管理体系，二为构建档案信息资源智能化保管与服务平台。

1.2.1 自动化的电子文件管理体系建设

2015年，浙江省档案局启动“基于网上审批的电子文件整理归档与移交模式”研究，正式实施政务服务网行政审批电子文件在线归档模块、电子文件归档接收系统、电子档案长久保存基地建设等配套项目，探索解决“归什么、在哪里归、归哪里、怎么归、怎么用、归得好”等问题。在全国率先构建“一键归档、单套保存、一站查询”行政审批电子文件归档管理新模式，随后进一步改进政务服务网电子文件归档流程与功能设计，并在省直单位部署和启动行政审批等电子文件归档与接收工作；2017年4月，省政府办公厅与省档案局联合召开全省“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会，全面推进政务服务网电子文件归档管理工作。自此，浙江省在“互联网+”、大数据、云计算、智慧城市的背景下开发了先进的电子文件归档管理统一平台，并配套以一系列规章制度（如《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》），逐步形成了政务事项在线办理、归档、保存、利用的长效工作机制。

1.2.2 智能化的档案信息服务网升级

2016年年底，浙江省档案局正式开展浙江档案服务网的设计开发工作，开发后期在省内部分市县进行了内部试用，并不断修正与完善。2017年9月下旬，省档案局又对全省的单位系统管理员和具体查档工作人员进行了使用操作的统一培训。10月中旬，省档案局召开了浙江档案服务网推广部署暨“最多跑一次”事项电子化归档情况汇报会，要求各单位做好权限设置、业务数据上传、岗位人员操作培训等工作。在2017年11月16日的全省档案公共服务推进会上，省档案局（馆）长刘芸宣布浙江档案服务网正式启用，这标志着浙江档案服务网在全省正式上线运行，“一网查档、百馆联动”得以实现[5]。

1.3 建设成效

当前，政务服务网电子文件归档流程与功能设计的研究成果在浙江省建设厅、浙江省海洋与渔业局、浙江省水利厅等25家省级单位得到应用推广，实现了政务服务网行政审批电子文件在线归档存档信息包规范化采集、处理、管理和移交，初步打造了适用于“互联网+政务”的智能化电子文件存档管理模式，并面向市级单位推广普及。同时，完成浙江档案服务网的升级工作，形成一个以功能服务为主的全省联动平台，对内通过省电子政务外网面向档案系统工作人员提供协同工作平台，对外通过互联网面向广大社会用户提供档案公共服务，这项服务也列入了全省“最多跑一次”改革的群众和企业到档案部门办事事项指导目录[6]。浙江的实践为智慧档案建设提供了相应的理念、构件、策略等，也为档案管理的数字转型提供了参照。

2 档案管理智慧化的构件

从浙江省的实践来看，档案管理智慧化由不同构件组成，各有分工亦相互支持，具体构件如下。

2.1 驱动性构件：定位明确的智慧意识

2014年，浙江省提出“五档共建”并将智慧档案作为关键模块，档案系统内智慧档案建设意识得到迅速提升，档案工作者充分关注与倡导智慧档案建设，从领导层到执行层都投入资源与精力一同探索档案管理智慧化。浙江的智慧档案建设不仅明确了档案管理智慧化的价值与趋势，也明确了智慧档案的目标及实现方式。2015年，省档案局提出建设智慧档案是全省档案部门新时期的一项重要任务；2016年，省档案局进一步明确数字档案建设属于智慧档案范畴；2017年，省档案局提出推进智慧档案建设、强化公共服务能力[7]。浙江将档案管理的智慧化融合于各项目标与业务内容中，在意识层面上体现出对智慧档案建设的高度关注。

2.2 支撑性构件：管理对象的纵横拓展

智慧档案建设另一关键构件是有效留存与整合完整、全程、有价值的档案，从而保证在参与国家治理、服务民生、提供档案利用等的时候能够提供相应的信息资源。一方面，在前端控制与全程管理的理念下，档案管理智慧化的对象不仅仅是档案，还涵盖在生命周期中位居更加前端的文件，通过制度与平台实现对文件管理的有效管控。因而，在对接浙江“互联网+政务”尤其是“最多跑一次”的改革时，浙江省的智慧档案建设将开发在线的电子文件归档管理统一平台与档案服务网作为两大执行模块，从而在全程管理的框架下及时保管与整合好文件与档案，并及时通过归档与之后的保存行动将其作为有机关联的信息资源应用于政务和社会服务中。

另一方面，随着数字技术的发展，在大数据战略下，浙江的智慧档案建设将管理对象向数据延伸，通过提升管理对象的多元化为档案管理智慧化积累充足的信息资源。2016年，浙江省人民政府印发《浙江省促进大数据发展实施计划》，提出加强数字档案馆（室）建设，制定大数据归档范围与标准，并建立统一的归档平台，促进大数据证据保全、长期保存和再利用[8]。

2.3 指导性构件：治理式的制度建设

为确保档案管理智慧化有据可依，浙江省制定了一系列政策、标准与规范，既保证了业务、文件、档案管理部门在法律法规的框架下履行职责，也为不同主体实施档案管理智慧化改革提供了有效指导。这些制度建设形成从顶层设计到具体规范的治理式体系，既从宏观政策与战略上倡导档案管理智慧化与明确基本方向，也从中观层面对接智慧档案所处的国家治理、“互联网+政务”等外部环境，还从微观层面制定档案管理智慧化所需的具体规范。浙江省还配套制定了一系列制度，如《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》对浙江政务服务网电子文件管理和电子化归档提出具体要求，确保电子文件的真实、完整、有效和安全；《浙江省公共数据和电子政务管理办法》为电子文件、电子证照、电子签名、电子档案在政务活动中的法律效力提供保障；《政务服务网电子文件归档数据规范》对浙江政务服务网电子文件归档过程中存档信息包的数据结构、命名规则和材料形成、整理等提出了具体要求，是完善电子化归档工作业务支撑的重要组成部分。这些制度协同其他制度保证了档案管理智慧化可以从管理对象、流程、平台等方面实现落地。

2.4 执行性构件：智能数字平台开发

电子文件归档管理工作通过平台建设提升自动化程度，利用政务服务网预归档模块和交换模块、电子文件归档接收系统、电子档案长久保存系统、电子档案共享利用平台等配套子项目保障全省政务事项在线办理、归档、保存、利用长效工作机制的建立。档案服务网的建设同样以智能化为目标，它被定位为功能服务型平台与全省共用平台，采用B/S架构设计，服务器端应用系统分为公众访问界面、内部工作界面两部分，分别部署在省电子政务云平台的“公有云”和“专有云”上，实现实体服务在线化[9]。

在平台开发与优化过程中智能化的要求日趋显著，即尽量减少人工的干预与投入，同时要达到可信文件、档案管理的要求，因而技术能力的构建成为关键。浙江省档案部门当前开发的系统之所以能够同高规格的政务服务相匹配，关键在于开发了“一键式”的归档技术模块。行政审批电子文件“一键式”归档系统采用Java语言，基于J2EE技术架构进行开发。为确保行政审批电子文件归档工作高效性，并保证行政审批电子文件真实、完整、可用和安全，在系统建设过程中充分采用可信时间戳、数据交换、四性检测等技术保障[10]。

3 档案管理智慧化的策略

档案管理的智慧化不是一蹴而就的，这既在于智慧化本身的复杂性，也在于社会、技术、文化等处在动态发展中，智慧化的内涵与实施路径会随之变化。浙江的智慧档案建设还在进行中，尚需进一步完善，尤其要在顶层设计与技术应用上予以优化。从浙江的经验与发展趋势来看，档案管理智慧化应有如下方面策略。

3.1 明确对档案管理智慧化的认知与行动

档案管理智慧化是连续性的过程，它在不同情境和每一阶段都有不同内涵与具体内容，因而需要立足实践现状明确对档案管理智慧化的认知与行动内容。一方面，从理论层面深化对智慧档案的研究与探索，以便从更加长远的视角设计档案管理智慧化的目标、原则、方法、内容与路径；另一方面，要立足国家、地区、行政层级、业务系统等具体条件，研究档案管理智慧化的内涵与基本路径。当前我国正致力于建设数字档案馆并开展档案数字化工作，而档案管理智慧化则更多是要深化电子文件管理和档案信息资源整合与开发中的数字转型，将新技术应用于流程再造与系统建设中。在电子文件管理与数字档案馆建设有一定成效的浙江、上海、北京等地区，档案管理智慧化要进一步将档案工作充分融入智慧城市建设，将档案管理的自动化向智能化向智慧化有序升级。

3.2 在治理框架下展开顶层设计

智慧化作为档案管理的高级形态是复杂性事务，它的实施需要依赖于治理式的思维，形成与其他要素相互关联和协同的顶层设计。它的顶层设计涵盖三大系统：第一，立足社会环境明确档案管理智慧化的内涵与框架，这需要充分梳理档案管理智慧化的社会情境，将智慧化与社会发展有效关联。第二，在档案事业发展的整体中定位档案管理智慧化，从中明晰档案管理智慧化与其他方向的档案战略以及工作的相互关系。第三，将档案管理智慧化作为整体系统予以规划和设计。这要设计好智慧档案系统，即相应的基础层、数据层、应用层与服务层，更要从实施层面部署好档案管理智慧化的框架，从意识培养、人才培育、技术开发、制度构建、信息资源建设等方面设计实施矩阵。浙江智慧档案建设中的四大构件可为设计优化方案提供借鉴。

3.3 构建管理转型与技术升级的联动模块

为实现档案管理智慧化，需要以管理转型与技术升级为两大主线展开联动式行动。一方面，从管理转型层面来说，相应的智慧化意识提升、战略与指导性制度制定、组织架构调整等都是不可缺失的行动要素。另一方面，档案管理主体应当及时识别前沿技术并明确技术的应用方向，将技术应用方案与智慧型平台建设作为管理转型的重要支撑予以设计和布局。浙江的实践就充分体现了两大模块的互动成效，既从管理上创新并形成了电子文件、档案一体化的单轨运行模式，云计算等前沿技术也得到广泛应用，适应于新技术要求的数据规范亦及时提供支持。

注释与参考文献：

[1]郭鑫杰.基于“互联网 +”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案,2015(11):10-12.

[2]吴加琪.智慧城市背景下智慧档案建设原则、顶层设计及推进路径研究[J].档案与建设,2015(1):30-34.

[3]王茂法.完善机制建立体系夯实服务——大力推进浙江法治档案建设实践[J].浙江档案,2015(12):5-8.

[4]钱江晚报.浙江政务服务网 一“网”打尽多少便利[EB/OL].2016-06-24[2018-03-10]http://www.zjzwfw.gov.cn/art/2016/6/24/art_53861_929535.html.

[5][9]林伟宏.一网查档百馆联动——浙江省“互联网+档案服务”的省域实践[J].中国档案,2018(1):29-31.

[6]林伟宏.“一网查档、百馆联动”的制度保障——《浙江档案服务网查档工作规则（试行）》解读[J].浙江档案,2017(12):14-15.

[7]姜晨.浙江：强化公共服务能力推进智慧档案建设[N].浙江日报,2017-01-26.

[8]浙江省人民政府办公厅.浙江省人民政府关于印发浙江省促进大数据发展实施计划的通知[EB/OL].2016-02-18[2018-03-10].http://www.zhejiang.gov.cn/art/2016/3/1/art_12460_263726.html.

[10]宋华,骆建珍,姜悦霞.政务服务网行政审批电子文件“一键式”归档设计与实现[J].浙江档案,2017(8):26-30.