基建档案在医院发展中的作用

丁青兰

义乌市中心医院

医院基建档案相比一般城建档案在资料收集上更复杂，建设周期更长，涉及的子项目更多，除了有土建、安装、装修工程外，还有各种专项工程，如医用洁净、医用气体、放射防护、医疗仪器设备等。医院基建档案作为医院档案的重要组成部分，在医院未来改扩建、维修和日常维护管理中发挥着重要作用。

1 医院基建档案的作用

第一，医院一般是政府投资项目，更是民生工程，是重要的国有资产，医院基建档案既是医院档案的重要组成部分，也是国有资产的重要组成部分，是重要的信息资源。

第二，对医院基建档案的管理，体现了一个单位科学管理的水平。医院基建档案按建设全生命周期的发展来收集、整理、归档，是工程管理人员、技术人员在项目建设活动中创造的知识成果，是工程最真实、最原始的记录，充分体现了项目管理的情况。有针对性的数据支持，能更好地为医院决策者提供参考。

第三，在依法管理的今天，档案的凭证作用也非常明显。工程发生诉讼时，档案就能充分发挥凭证作用，材料进场、工程签证、变更、竣工图等都是施工过程中最真实、最原始的资料。

第四，医院基建档案在医院管理中也有重要的作用。医院的布局、维修、设备的安装和使用、功能的改造以及为病人服务等，都需要查询档案、利用档案，保管好档案，开发利用好基建档案，能更好地为医院中心工作服务。

2 医院基建档案收集的现状

2.1 对医院基建档案的重视程度偏低

医院项目建设过程中，与质量、投资、进度、安全相比，档案发挥的效用比较滞后，普遍存在“重建轻档”的思想。管理上更注重前面几项内容，导致在档案管理方面投入不足，比如管理人员配置难以与项目投资规模成比例。档案一般以纸质文为主，电子文件为辅，没有建立专门的电子档案规章制度，无法实现档案信息资源的整合与共享，导致管理水平落后及效率低下。

2.2 医院基建档案管理人员专业水平不足

医院的基建档案是医院工程建设的第一手资料，医院主要以医务人员为主，对基建档案的重要性认识不足，片面认为收集工程资料是档案人员的职责。因此不按规定主动移交档案，若专职的基建档案员缺乏医院基建档案工程相关专业知识，就会出现业务部门移交什么资料，档案人员就接收什么资料的情况，在基建档案工作中往往会出现归类不合理、整理杂乱等问题。

2.3 医院建设参建方档案管理人员水平参差不齐

医院建设除土建、安装、装修外，还有医用气体、手术室洁净、放射防护等专项工程。牵涉单位多、范围广，而且建设周期长，各单位档案管理人员不固定，更多的都是其他岗位兼职档案管理，很难保证管理人员的水平，加上监督审核不严格，导致有些资料事后补录、造档，使档案资料不能真实反映施工情况。

2.4 医院档案信息化程度不高

由于档案工作不是医院的中心工作，基层医院普遍存在档案信息化程度不高的现象。与病历档案、会计档案相比，医院基建档案大多是传统的纸质档案，数字化程度不高，特别是缺乏档案信息管理系统，在查询利用时，还需要跑库房找资料，使用非常不便。

3 做好医院建设项目档案工作策略

3.1 加强领导，增强档案意识

医院的领导者要提高认识，将档案信息化管理与医院的医疗业务摆在同等重要的位置。医院基建档案管理人员更要有超前控制的意识，要提前介入，从项目的立项到工程竣工验收、投入使用全生命周期监管，做好跟踪服务。

3.2 完善工作体系，提高档案管理人员业务水平

根据新《档案法》及《国家重大建设项目档案文件归档范围和保管期限表》以及医院的规章制度制定适合本院使用的《医院基建档案管理制度》。在工程建设初期由建设单位定期邀请城建档案馆专家给各参建单位的档案管理人员集中培训，提高他们的专业知识水平。依据《国家重大建设项目档案文件归档范围和保管期限表》，统一规范档案收集、整理、归档、移交等环节的流程。医院建设是民生工程，要让档案管理人员知道医院的基建档案是惠及民生的服务理念，通过提高服务意识，来保障档案管理的质量。

3.3 档案按阶段移交

医院项目由于设计、施工专业种类多，持续时间长，从规划、立项到投入使用需几年时间，每一阶段验收合格后，都要求各施工单位将已验收的资料及时归档，并集中管理，防止档案的遗失、损坏。

3.4 加强对医院信息化基建档案的维护，提高档案利用率

利用现代信息技术，能有效提升基建工作质量，加强医院基建档案信息资源的综合运用，实现资源信息的共享。大家可以根据工作需要进行网上查询，同时定期对基建档案的信息平台进行更新维护。

医院基建档案管理必须纳入项目管理，与项目建设同步开展，配备专业的档案管理人员，提供足够的资金支持，运用科学的管理手段、信息化手段，推进医院基建项目的档案工作的可持续发展。

4 结束语

为了满足医院的发展和社会的需求，解决病人“看病难、住院难”的问题，提升病人就医满意度、舒适度，医院改扩建项目逐年增多，医院基建档案管理的重要性愈发突显，基建档案对医院有着非常重要的意义和作用。基建档案不仅真实反映项目建设的整体情况，也为医院未来改扩建提供了有力的参考。