法院诉讼档案的数字化管理探索

余牡凤

龙港市人民法院

人民法院的诉讼档案是人民法院在审判活动中，与诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有保管价值且应归档保存的最原始、最全面的各类电子文件。诉讼档案是国家重要的专业档案，是对国家和社会具有保存价值的真实记录，是人民法院进行审判、执行工作的重要依据和必要条件。

随着信息化、互联网、云数据等新一代技术的快速发展，一体化智能档案管理形态和服务有机统一形成。2020年浙江省高院全面推出无纸化办案工作，以一键归档的模式管理档案，人民法院的诉讼档案媒介也随之发生了翻天覆地的变化，从传统的纸字档案时代过渡到电子档案时代，着力提升了档案工作的现代化、信息化、智能化水平。

1 诉讼档案数字化管理的特点

诉讼档案是对法院审判行动的记载，能够为审判工作提供依据。通过互联网、计算机、通信等电子技术的支持，利用统计、分类运算原理，使用电子扫描技术，可将诉讼纸质档案转变成电子档案，并实现网上资源共享，发挥便捷使用的服务价值。诉讼档案的数字化管理与其他档案有着不同的鲜明特点，包括：

1.1 以电子为主、纸质并存的混合单套制管理

在保障电子诉讼档案的真实、完整、有效与安全的前提下，将人民法院在立案、审判、执行等诉讼活动中形成的，具有保存价值且应归档保存的电子诉讼文件以及诉讼活动经数字化处理产生的纸质诉讼文件电子版本，直接以电子方式进行存档，如民商事案件调解、撤诉案件等。

1.2 可极大节约保存和管理成本

诉讼档案形成量大，纸质档案占用空间大，浪费纸质资源较多，档案保存环境要求高，档案库房要保持恒温，经常除湿、通风、杀虫等，纸质档案保存和管理的成本较高。而借助数字化管理方式，不仅节约空间资源，更节约了纸质资源，对到期不需要永久保存的档案可以销毁，更重要的是管理利用更加便捷。

1.3 更注重档案的法律证据效力和安全

诉讼档案作为诉讼活动的原始记录，卷中的证据材料具有唯一性和不可替代性。诉讼档案因其记载着案件审理的全过程，非法定程序不得替换、丢失、销毁。

1.4 档案利用方面有更高要求

因上诉、再审、申诉或与其他案件相关联等，诉讼档案一般在两年内利用率比较高。诉讼档案因其保存时间长，可供法官、侦查部门、案件当事人等，根据需求反复查询利用。诉讼档案往往涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，一般只供案卷的当事人及代理人、公安侦查部门查阅，仅限正卷，并且需要档案管理部门进行严格的审核办理。

2 诉讼档案数字化管理现状及问题

2.1 诉讼档案数字化管理现状

在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快信息化建设进程，许多法院纷纷开发属于自己管理模式的“法院系统”。“系统”的使用优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是从全国范围看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息化共享，另外各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案利用率很高，办案人员查阅卷宗时不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间又不利于对档案实体的保护，因此诉讼档案全面数字化工作是法院档案电子化管理的重要内容。

2.2 诉讼档案数字化管理存在的主要问题

（1）“异地调档、跨域服务”模式有待升级。目前法院的“异地调档、跨域服务”，还仅仅停留在浙江省内法院间系统开放，未能扩展至省外乃至全国法院系统数据的联网，且工作程序烦琐、效率低。随着信息技术的飞速发展和互联网的无限延伸，数字化、网络化、信息化的诉讼档案应实现信息共享，而诉讼档案还处在“睡眠或半睡眠”状态，未打破“异地调档、跨域服务”的壁垒，实现法院与法院间档案的远程查阅。

（2）档案数字化管理安全问题。诉讼档案之所以具有重要凭证价值，就是因其涵盖国家机密、商业秘密、个人隐私等真实记录，而不同于一般档案。档案数字化后很多人担心系统会被黑客盗取信息，这对于国家来讲会造成巨大的损失，加上案多人少、数字化服务外包、专业人员缺乏等，档案的真伪无法辨认，所以档案数字化安全管理成为制约档案数字化发展的一大障碍。

3 加强诉讼档案数字化管理的对策措施

3.1 推进“异地调档、跨域服务”，实现信息化便捷共享

针对当事人异地查档困难，在全省乃至全国法院开通“跨域调档”服务功能。当事人可以在手机上搜索“浙江法院网”“移动微法院”“智慧法院”或法院自助终端窗口等，输入有效证件、手机验证码或扫脸进入档案查询窗口，进行裁判文书之类在线申请，系统借云数据将当事人申请信息反馈给档案部门，档案部门在一个工作日内进行审批、加盖电子签章，并将此信息以链接或短信方式推送给当事人；另一方面，还要打通上下级法院、法院与法院各个系统之间的信息壁垒，实现法院档案互联互通，做到“让数据多跑路，让群众少跑腿”，最大限度方便当事人查阅档案。

3.2 加强系统和数据安全保障

运用高科技技术完善档案数据安全和信息系统及其网络平台的安全，通过权限控制机制，对不同档案设立不同权限等级，提高监督和核实效用。建立档案由专人保管、专人负责制度，将诉讼档案的存储及借阅设为只可读不可修改格式，只有管理员才有权限进行管理。还需注意诉讼档案的保密性，对于涉密档案，要注意与互联网隔断，防止互联网黑客及病毒入侵，以免档案被盗取。同时应对输出的档案添加“**法院”水印字样，做好数据加密、档案数据备份工作，以应对档案因介质消磁而无法读取数据或受到人为破坏等情况。