预归档管理系统在城市轨道交通建设项目管理中的应用

徐赐珍

宁波市轨道交通集团有限公司

1 引言

近年来，随着国家经济结构转型，全国各大城市都在加紧轨道交通项目建设。轨道交通建设项目档案对日后技术改造、线路维护、地铁沿线保护、城市建设等都起到举足轻重的作用。轨道交通建设项目档案管理存在着诸多的问题，面对新的问题，传统的管理方式已经难以适应，宁波市城市轨道交通建设项目推广档案预归档管理系统，取得了一定的效果，积累了丰富的经验。

2 城市轨道交通建设项目档案的特点及存在的问题

轨道交通建设是当前城轨企业快速发展时期最重要的主营业务之一，产生档案数量庞大，平均每个轨道交通建设项目产生2万多卷档案，其中施工档案占比超过一半。以一个城轨企业每5年新增3条线路测算，每年至少产生12000卷建设项目档案，占整个公司档案总量的70%以上。管理好轨道交通建设项目档案是城轨企业档案工作的重点，而管理好施工档案是重点中的难点。

轨道交通建设项目从第一个施工单位进场开工到最后工程竣工交付试运行，需要经历5年左右的时间。按照传统的做法，建设项目在竣工后3个月收集移交档案，档案产生周期过长、施工单位人员流动性特别大，给建设项目收集、整理、归档增加了难度，传统项目档案管理方式很难保证轨道交通建设工程档案的完整性、准确性和安全性。

轨道交通建设涉及路桥、隧道、房建、轨道、通信、信号、供电等各类专业，业务牵涉面广、专业性强、参建单位众多，通常1个项目的档案就由几十个专业、200多家参建单位在建设过程中产生。工程项目部数量多、分布广，档案员不熟悉专业导致资料收集不齐全，传统项目档案管理模式下，城轨企业档案管理部门没有精力和能力对参建单位工程档案收集整理情况进行有效的过程管控。

轨道交通项目作为民生工程，社会关注度高、工期紧，大量单位工程在通车前短时间内集中竣工，传统项目档案管理模式给档案验收乃至工程验收带来极大压力。

3 传统建设项目档案管理模式下施工档案管理存在的问题

建立模块化清单式管理的档案预归档系统辅助建设项目档案管理，有效规避传统建设项目档案管理模式下施工档案管理存在的问题。

3.1 在预归档管理系统中建立施工档案精细化大纲，明确施工文件归档范围及保管期限

对应轨道交通的土建、机电、系统等专业模块，分别梳理不同施工部位、施工工法下各工序生成且需归档的工程用表、文件资料，按“单位工程—分部工程—分项工程”层级结构，根据不同阶段产生的不同类型的文件资料之间相互联系，在预归档管理系统中建立相应的施工档案精细化大纲，即归档目录清单及其保管期限。

3.2 在预归档管理系统中设置机构人员管理，明确参建各方角色分工，明晰工作界面

在预归档管理系统中，设置施工单位、监理单位、建设单位业主代表、建设单位档案管理等业务角色。施工单位负责施工文件产生、上传及归档，监理单位负责具体施工文件准确性把关，建设单位业主代表负责把控施工文件收集进度及完整性、对施工单位的归档进行审核，建设单位档案管理负责预归档系统机构人员维护管理及施工档案接收。

3.3 以预归档管理系统为辅助手段，将建设项目档案管理模式由结果管理前置为过程管理，有效解决管理难点痛点

施工专业模块在预归档系统中以结构树方式预设，各模块需归档文件清单平面化展示，施工文件归档范围一目了然，解决轨道交通建设项目专业多、专业性强、资料员业务水平参差不齐的问题。

施工单位按工程进度在预归档管理系统中及时上传施工资料，即使资料员频繁更换，也能保证施工电子文件的齐全性，辅助纸质施工文件的管理。由建设单位档案管理部门统一授权管理参建单位账号，更是大大增强了施工资料的安全性。

建设单位通过预归档系统随时监管施工资料收集情况，便于及时发现施工文件质量问题、把控工程外业进度与内业资料的同步程度。施工资料准确性、完整性得到保证，有助于缓解轨道交通开通运营前单位工程集中验收带来的压力，为顺利通过项目档案验收扫清最大障碍。

通过预归档管理系统，建设单位档案管理部门可突破人手紧张、参建单位多而分散的瓶颈，提前介入施工文件的质量把关，极大提高工作效率。

依托预归档管理系统的帮助，工程竣工后的实体档案整理，只需清点核对实体文件与纸质文件数量，依葫芦画瓢进行分类组卷，案卷卷内目录直接从系统打印，大大提高立卷效率与质量。

预归档系统与档案管理系统端口对接实现一键归档，档案接收部门通过预归档系统辅助进行档案质量审核与数量核对工作，使档案移交接收过程变得轻松快捷。

4 预归档系统助力建设项目档案管理工作的几个关键点

首先，建立档案信息化管理规范、健全建设项目档案管理制度是预归档系统助力档案管理工作的制度保障。以制度规范为依托，明确轨道交通建设项目实体与电子档案收集整理移交管理规范标准，使档案预归档管理系统的使用“有章可循”。

其次，绩效考核是实现建设项目档案信息化的硬核保障。只有将预归档管理系统的使用、建设项目档案管理制度的践行与绩效考核结合起来，用立功竞赛、经济奖惩、公布红黑榜、关联后续招标等手段来约束参建各方“有章必循”，才能有效促进建设项目档案信息化的落地实施，真正实现轨道交通工程实体与工程档案同步形成、同步验收、同步移交。

再次，预归档系统开发前的分析调研工作非常重要，需要多部门、参建各方共同参与。梳理设计出合理合规的工作流程和模块清单是日后预归档系统正常使用、便捷使用的基础保障。

最后，要对档案信息系统进行安全等级保护评定，为建设项目档案信息化的顺利实施提供安全保障。

5 结语

在轨道交通行业领域，开展档案信息化建设，运用预归档管理系统，实现建设项目归档文件资料及时收集上传、在线审核管控、在线归档移交，为解决传统轨道交通建设项目档案管理工作中的难点、卡点带来契机。实现城市轨道交通项目档案信息化管理，能使轨道交通建设项目档案更真实、更全面、更有效，使轨道交通项目档案资源成为承载城市记忆、辅佐城市建设的重要源泉之一。