档案管理工作规范化的分析与探讨

张 晶

(中国共产主义青年团青海省团校，青海 西宁 810012)

一、引言

档案在我国的社会发展中具有重要的地位，对档案管理工作的效率具有重要的影响。面对竞争日益激烈的现代社会，应该运用更加规范和标准的手段对档案进行管理，从而为企业的发展和运行提供更加规范和条理的档案信息，促进企业的长远发展。

二、提升档案管理工作规范化的意义

当今时代，各行各业的发展非常迅速，竞争也更加激烈，在企业或者单位发展的过程中，档案是记录企业各种信息资料的重要载体，关系着企业的生存和发展。并且，面对日益发展的社会，很多企业在日常发展的过程中，会产生数量很多的数据，运用原始的方式进行档案管理工作，无法满足目前的需求。在此种情况下，企业在开展档案管理工作时，只有与时俱进，跟随时代发展的趋势，运用更加有效的技术和方法，提升档案管理工作的规范化，才能不断提升档案管理工作的水平和效率，促进企业的长远发展。

三、档案管理工作的现状分析

(一)档案管理工作的投入力度较小

现阶段，在大部分企业中，管理人员更加致力于追求经济方面的利益，缺乏档案管理工作的意识，没有正确认识到规范和标准的档案管理工作在企业生存和发展的重要性，这导致大部分公司对档案管理工作的投入力度较小。主要表现为以下几个方面，首先，缺乏对档案管理工作的精力投入，由于不重视档案管理工作，导致公司的档案管理制度不完善；其次，资金投入力度不足，使得一些单位或者企业在对档案进行管理时缺乏资金，这都使得在对档案进行管理时的规范性降低。

(二)档案管理工作方式较为落后

当前社会的信息化水平不断提升，在此种情况下，一些企业和单位在进行档案管理时，也应该与时俱进，重视推进档案管理工作的信息化。但是，在绝大部分企业中，很多领导人员并没有充分地了解到档案管理工作的意义，以至于在进行档案管理时，资金投入微乎其微，这也导致了档案管理部门由于缺乏资金而无法购买信息化相关设备，这大大阻碍了档案管理工作信息化建设进程的推进，不但影响档案管理工作的高效率开展，也导致档案管理的规范化程度不足。

(三)档案管理人员的素质有待提升

档案管理人员的专业素质和专业技能，是影响单位档案管理工作规范化的重要原因。目前，很多企业和单位并不注重对自身的档案进行管理，以至于并不会为了档案管理工作的开展去招聘专业的人员。另外，现有的档案管理人员，很多是没有接受过专业培训的人员，这部分工作人员由于对档案管理知识和信息化软件的操作步骤不够了解和熟练，从而使得档案管理工作的规范化不足。

四、档案管理工作规范化措施探讨

(一)不断完善档案管理工作制度体系

在企业发展的过程中，存在着大量的档案数据，需要作为档案进行保存的也非常多，因此，在对这些数量巨大的档案进行管理时，为了确保档案管理工作更加标准和规范的开展，必须不断完善档案管理工作制度体系。对此，企业应根据自身的实际情况和需要，结合国家或者地区的相关档案管理标准，建立一套适合企业档案管理工作的制度规范，对档案管理的流程、分类、保管、借阅等进行严格的规定，促使企业或者单位在开展档案工作时更加有序和规范。

(二)建立档案管理信息化系统和平台

在对档案进行管理时，构建档案管理信息化系统，不仅能够确保档案管理工作的规范化，还能够提升企业档案管理工作的质量和效率。对此，企业相关领导者应该认识到档案管理信息化的重要性，在档案管理方面投入更多的资金，配备档案管理信息化所需要的设施，建立档案管理信息化系统，对一些重要档案录入系统中，形成电子档案不仅方便档案的管理、查阅和保管，还能够促使档案管理工作更加合理和规范。

(三)培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业化水平，在很大程度上决定了档案管理工作开展的质量，对此，应该采取相应措施，重视培养专业的档案管理人员。一方面，应该重视对档案管理相关专业人员的招聘，为企业的档案管理引入更加专业的管理人员；另一方面，应该重视对现有人员的培训，提升现有工作人员档案管理的知识和技能，从而不断提升企业档案管理工作的规范化水平。

(四)以本单位为主体进行档案管理

要想实现企业档案管理的标准化，在进行企业的档案管理时，应该重视以本单位为主体进行档案管理工作。首先，应该以更加合理的标准做好档案的分类工作，明确档案管理的重点，确保档案管理工作的有效性；其次，应该对档案的时效性进行准确的把握，合理区分哪些数据资料需要现在进行归档，哪些需要以后进行归档；最后，应该确保所归档数据资料的完整性。以本单位的档案为主体进行档案管理，有效地提升档案管理的作用。

五、结束语

综上所述，很多原因都会影响档案管理工作的合理性，只有采取合理的措施，对档案管理工作进行合理的管理，确保档案管理工作更加规范和有效，才能充分发挥档案管理工作的重要性，促进企业的长远发展。