新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究

刘丽萍

(江苏省靖江高级中学，江苏 靖江 214500)

一、高级中学档案管理信息化建设的现状分析

信息技术不断发展，进入了生活与生产活动的方方面面。信息技术在高级中学也得到了应用，但其主要还是在教育教学、日常工作中得到运用，在档案管理工作中还并未深入使用相关技术。即使运用到了信息化技术，也往往停留在把资料进行扫描存储等简单层面。总的来说，高级中学档案管理的信息化建设发展相对迟缓，其中存在一定的缺陷与不足。

(一)缺乏科学的管理理念

尽管一些学校一直都有档案管理的专业部门，但是随着时代的进步，相关人员年龄的增长，过去的管理理念已经不再适应学校发展的需要。许多学校档案管理部门仍然沿用过去的思维，不与时俱进地进行改革，缺乏进行档案管理信息化的动力。此外，一些档案管理信息化也没有正确的认识，一部分人将信息化与数字化混淆，也有人认为信息化就是单纯地使用电脑，这些错误的理念与错误的认知都对档案管理信息化产生了消极影响。

(二)工作人员专业性不强

新时期高级中学档案管理信息化对相关人员提出了更高的要求，然而目前高素质的信息化建设团队在高级中学还很缺乏，工作人员的相关技能水平也参差不齐。甚至很多学校没有专职的档案管理人员和专门的档案管理部门，而由其他教职工兼任，这些工作人员往往缺乏必要的知识与技能，制约了档案管理信息化的建设。

(三)缺乏必要的基础设施

当前高级中学对档案管理的投入还很不够，无论是硬件设施还是软件投入都不能够得到充分的保证。很多学校缺乏专门的档案管理设备，计算机、存储设备、扫描设备老旧、落后，不适应现代档案管理信息化的需要，阻碍档案管理的发展与进步。

二、促进档案管理信息化的措施

(一)引入现代化档案管理理念，促进档案信息化建设

新时期的档案管理信息化体系可以分为硬件设施、软件资源、信息资料三个部分。其中硬件设施和软件资源可以通过外部获取，具有可替换性。而信息资料主要来自于学校多年的积累，也是新时期高级中学档案管理信息化的核心，这也就要求所有档案工作者以及领导层树立起现代化的管理理念，加大对信息资料等无形资产的关注度，以积极的态度面对档案信息化建设，要能够结合实际情况以及工作需要，确立起实现信息化建设的总体规划，并一步一步完成规划。在这个过程中，要摒弃一些落后的理念，积极接受新的理念与新的技术，充分利用现代化手段，构建起与时代发展同步的档案管理，从而有效推进信息化建设。

(二)整合档案资源，提高查询和利用效率

对于现有的档案资源，不能仅仅将它们扫描存储到电脑里就算完成了信息化，更重要的是要将所有资源按照类型实践分类、整理、汇总，构建起一个完整体系。可以通过数据库技术，充分利用扫描设备、相机、电子存储设备，将档案资源尽可能地汇集，建立电子化、信息化的数据库。在建立起电子资源体系以后，要开放特定的接口，以方便职能部门、教职员工以及其他人员的查询、使用。对档案资源进行信息化建设的同时，原文件也要进行分类，妥善保管。此外，建设档案管理信息化建设的最终目的还是开发与利用，学校要充分利用已有档案资源，将这些资源作为评奖评优、编纂出版物的原材料，进行二次开发利用。

(三)加强档案管理团队建设，提高档案工作人员专业水平

加强档案管理团队建设是推动高级中学档案信息化建设的重要保证。当前档案管理信息化建设中对于相关技术具有较高的要求，不仅要求工作人员对于计算机知识熟悉，能够熟练地使用各类软件，还要对档案管理理论与专业技术有足够的了解。这也就要求对档案管理人员的培养提起更高的重视，要加强对档案管理人员的工作培训，不断提高提升新时期高级中学档案管理工作人员的知识水平和专业能力。具体方法有很多，可以组织档案管理人员进行业务培训来提高业务水平；也可以组织档案管理人员进行计算机教育来熟悉软件使用；还可以通过组织相关课题研究来接触学科前沿知识。

三、结语

人员培养和资金投入对于档案管理信息化都不可或缺，高级中学在进行信息化建设的时候一定要注意统筹兼顾。除此之外，还要在建设档案管理信息化的过程中坚持创新的理念，提高档案管理人员以及领导层的创新意识，致力于培养现代化信息化档案管理人才，不断加大对信息化建设的资本、设施建设投入。只要高要求高质量地完成以上任务，必然可以建设出一个不会被新时代淘汰的信息化档案管理体系。

[1]孙翠云.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].教育：文摘版，2016(8)：00306-00306.

[2]王黎明.新时期普通高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].教育科学：全文版，2017(1)：00309-00309.