大数据背景下电子信息档案管理创新研究

林劲

（江苏省第二中医院，江苏 南京 210000）

一、大数据时代档案信息化管理模式构建

（一）档案信息资源建设

大数据技术应用到档案信息资源管理中要注重以纸质文献为主的资源利用主体建设，包括档案记录、档案信息采集及特色档案资源建设等。档案资源建设面向不同的服务人群提供资源支持，在自身职能发挥过程中要发挥出特色档案资源的优势，使特色档案资源符合人们的使用需求。考虑到档案管理部门有限的人力物力，以档案资源为核心的档案管理模式构建首先要满足档案信息查询需求；其次要满足档案文献查询需要，对于不同部门的档案信息查询需求可协同其他信息服务机构和政府部门为相应的部门使用档案资源提供保障，面向档案信息使用者提供开放获取服务，与社会其他领域的档案信息化服务相区分，满足不同需求的用户的资源获取需求。

（二）档案数据库建设

大数据档案管理模式逐渐以信息使用者的开放获取资源服务为核心在档案资源利用领域兴起，档案管理部门作为档案资源体系的重要支撑部分在面向不同部门提供相关档案信息查询服务的基础上，着重于档案资料存储数据库建设，以相关的存储数据库面向用户提供优质的档案资源服务，为了满足不同使用需求档案管理者需求在整合大部分开放性数据资源的基础上建设数据档案库，针对不同方面的档案资源提供长期保存服务，与社会科学网络对接，既发挥档案资源的时效性价值，也着力扩展相关的档案资源服务，使档案更能满足用户的个性化需求。

（三）对各类档案资源采集、加工、存储

对分散的档案数据资源采集、加工是档案管理的重要组成部分，针对大量资源的集成与应用服务，大数据管理模式的构建更应侧重对各个层面分散的档案资源的采集、加工、存储，尤其是针对大量开放的科学数据进行采集，并从海量的资源数据中提取出高价值的信息，通过进一步的聚类优化，使其成为有价值可供用户参考咨询的档案信息。这点可借鉴美国佛罗里达州政府的档案管理经验，使用数据采集技术针对分散在各个网络空间及领域的档案资源进行采集，采用分布式数据库技术进一步存储，建设大量的科学数据集丰富馆藏资源体系，为用户提供大量专业的学科数据，构建AMCC资源共享网络，与档案使用者分享档案资源，使大数据分析技术与资源共享有效结合。

二、推进大数据档案管理模式构建方略

（一）完善档案资源管理系统建设

基础设施建设还未完善，网络制度还不健全的环境下，使用大数据技术构建档案管理模式还存在一定困难，而且档案资源管理系统建设也绝非一日之功，需要决策者慎重对待。随着网络信息技术快速发展，档案信息管理系统也面临越来越多的安全风险，要求档案管理部门要从根本上重视新技术、新标准的使用，注重结合不同的网络技术及时更新系统平台。在开放的网络环境中，为了对档案管理系统在后期进行有效维护，可以考虑由政府、互联网科技公司以及不同资本财团合作开发的模式设计档案资源管理系统，可以发挥各自的功能优势，根据我国档案管理行业发展情况，开发出适用于本行业使用的档案管理系统，以此突破国外的技术垄断。政府和科技企业可以作为水利档案资源管理系统的资源提供方和资金供给方，除了在政策和资金方面给予指导之外，政府还要积极引进优质的IT资源，及时利用新技术降低研发成本，使大数据技术与档案管理有机结合。

（二）使用大数据技术提高档案资源管理系统信息风险防范能力

推进大数据技术与档案管理有机结合，要在保障档案资源管理系统具有一定的信息风险防范能力，能有效应对各方面的风险。要从加密技术与信息安全管理两个方面入手，提升自身的风险防御能力。首先是信息加密技术方面，信息加密技术是指水利档案资源管理部门利用先进的技术手段对重要信息进行加密，在用户登录信息系统时，要对用户身份进行全面认证。先进的信息加密技术手段是指档案管理部门可以采用生物识别技术、区块链技术、层级加密技术对重要的信息资源进行层层加密。生物识别技术可以应用到用户的身份验证方面，可以采用指纹识别、面部识别、虹膜识别等方法对用户的身份进行确认，对用户识别的生物特征与系统存储的资料相符时，才能赋予用户系统登录的权利，给予用户一定的权限查询重要的档案信息资源资源，当用户的身份与系统的备案资料不相符时，系统不能赋予用户登录权利，用户也不具备查询与下载档案资源的权限。区块链技术与层级加密技术是针对重要档案资源以电子代码或是数字代码的方式进行加密，区块链技术适用于标注档案资源进行加密，将不同的信息资源分割成独立的信息模块，以一种隐性代码的方式确定各个不同信息模块间的数字关系，进而防止重要档案资源泄露；层级加密技术可针对各种结构的档案资源进行加密，包括图片及影音资料，通过建立不同叠层的防护机制保障信息安全，为大数据系统对档案资源的有效分析提供保障。

（三）构建科学的大数据档案管理法律体系

虽然我国大数据技术近年来快速发展，但是有关大数据档案资源的立法工作、法规制度建设、系统构建及标准确立还处在探索中。由此，政府及相关领域机构，要意识到大数据档案管理模式构建的重要意义，将推动档案资源管理系统建设提到议事日程上。要以政府为主导积极牵手社会各领域力量，积极推进档案资源管理系统建设，在确定其建设模式的基础上，尽快根据档案资源信息系统模型，构建相关的标准体系，根据档案信息系统在不同领域的使用标准完善法规制度建设，要对档案资源信息化相关的监督、管控、惩戒予以明确，要明确水利档案资源管理系统的标准化问题，确定系统的使用规范，保障大数据技术与档案管理有机融合。

综上所述，以大数据为核心的档案管理是一项系统工程，不仅要有其他先进技术的支持，还要健全相关的技术应用标准、档案管理系统及数据分析模式，在推进数据有效利用的基础上，加快技术创新，使档案资源得到高效利用。