医院人事档案信息化建设现状及对策分析

曹艳丽

(秦皇岛市第四医院，河北 秦皇岛 066000)

新时期，医院发展的关键是人才，人事档案建设事关医院人才队伍建设，关系医院人才的科学选任，加快医院人事档案管理信息化建设，形成科学合理的信息化人事档案管理体系，对于提高员工的工作积极性，提升医院的核心竞争力至关重要。

一、医院人事档案信息化建设的重要性

(一)医院人才选拔和任用的依据

医院人事档案的主要工作就是记录医护人员的学历、职称、工作经历、晋升等相关信息，并对医院员工的信息进行保存和管理。医院人事部在对员工进行选拔和任用时，可以通过档案调阅相关信息，以确定合适的人选。对于人才的选拔，医院人事部很难通过简历和一次面对面的交流了解员工或求职人员的全部信息，通过调阅档案则可以较详细和全面的了解员工或者求职人员信息，以降低招聘成本，以最大程度实现人力资源的合理配置，进而提高医院的核心竞争力。

(二)为医院员工职称评定提供可靠的信息

职称评定作为医院人力资源管理的一项重要内容，其顺利实施与人事档案管理息息相关，医院通过人事档案管理可以了解到职工的各种信息，比如教育背景、学习状况、入职时间、在职表现、主要成就、工作经历等，这些信息为医院对员工的职称评定提供参照，通过认真鉴别被评价者的信息真伪，将符合条件的任职者进行职称评定，以更好的激励他们在工作上的进取心和创造性。

(三)医院新工作制度实施的保障

随着医疗改革的不断深化，医院的各项制度也要与之相匹配，如医院人员工资制度套改就是其中的一项。要想确定新时期医院人员的工资水平，医院人事部要通过调阅档案，明确员工的职称、学历、荣誉、工作年限等相关信息，以此准确确定员工工资，而且医院人事工资要接受人社局的核查，这就需要准确有效的人事档案信息，以保证员工利益，避免不必要的纠纷，而且医院人事部可以通过员工档案信息，确定员工的培养计划，制定医院人才引进方案，促进医院的持续健康发展。

(四)有利于提高档案管理人员的综合素质

医院人事档案管理的信息化建设，对于员工的职业素养提出了更高的要求，为此，为适应新时期医院人事档案管理工作需要，医院员工必须通过学习、培训等形式提高自身素质，以适应工作需要。同时医院也可通过定期考核，督促员工不断进步，以适应新工作形式的需要。

(五)为促进医院的持久发展提供内生动力

医院人才的选用育留离不开人事档案管理，通过不断变革人事档案管理流程、规范人事档案管理制度、凝聚档案管理改革共识，可以为医院进一步的吸引档案管理专业人才加入，充分的激发优秀人才的工作潜力，为优秀人才营造良好的工作环境，才能使员工为医院竭尽全力工作，把医院当做事业发展的平台，从而为医院档案管理信息化建设提供人才支撑。

二、医院人事档案信息化建设现状

医院人事档案信息化建设很迫切，通过近几年的探索和尝试，医院在人事档案信息化建设中取得一些成绩，但是也的确存在一些问题亟需解决。

(一)医院人事档案信息化建设资金投入不足

医院人事档案部门属于医院的二级部门，不能直接产生经济效益，也不能直接提升医院的美誉度，所以医院领导往往忽视人事档案的信息化建设，加之档案信息化建设前期投入资金较多，对于档案储存条件要求苛刻，医院将大部分资金用于设备的更新和住宿条件的改善，用来支持人事档案信息化建设的资金则少之又少。而人事档案信息管理系统的落后，则导致医院员工信息更新不及时，录入不全面，运行速度慢，档案的调阅存在一定难度，进而影响了人事档案管理效率以及人事档案的利用率。

(二)医院人事档案信息化建设制度不完善

医院人事档案管理系统种类繁多，且国家并没有制定专门的医院人事档案信息化管理制度和相关条例，所以各个医院在开展人事档案信息化建设的过程中存在片面性和盲目性，每个医院都有自己特有的人事档案信息化系统，导致医院人事信息化资源无法实现共享链接，降低了人事档案的利用率。另外，现有的人事档案信息化管理系统多来自于企业，而医院人事档案管理内容复杂，但是在现有的信息化软件中却无法体现，致使医院人事档案信息化资料空洞，利用价值的情况出现。

(三)医院人事档案信息化建设缺乏高素质人才

医院人事档案信息化建设需要大量的专业、高素质人才，但是由于医院长期以来对于档案管理工作的忽视，大多数医院人事档案管理人员多学历较低，且非档案管理专业出身，对于档案管理工作敷衍，不能胜任医院人事档案信息化建设需要，所以，现阶段如何提升现有档案管理人员业务水平，引进高素质的档案管理人员，是进行人事档案信息化建设工作的重中之重。

三、加快医院人事档案信息化建设对策

针对医院人事档案信息化建设中存在的问题，现提出如下解决策略。

(一)医院要加大人事档案信息化建设的投入

医院要设立人事档案信息化建设的专项资金，确保专款专用，不得以其他名义进行挪用和挤占。另外，购置档案管理专用的计算机管理系统软件，比如计算机、复印机、打印机、网络系统、打包机等，设置行政编制，以为医院人事档案管理信息化建设提供坚实的物质基础。还有，要成立专门的档案管理室、独立的档案阅览室和人事档案管理办公室，选派专人对医院人事档案信息进行更新，确保每位员工的信息的准确、全面，以为医院进行人才选拔提供参考依据。还有，医院要设立专项经费用于员工技能的培训，让员工掌握先进的计算机网络技术、专业的档案管理知识和技能。

(二)进一步完善医院人事档案管理信息化制度

医院要加强人事档案管理信息化建设制度的顶层设计，从制度层面更好的规范医院档案管理信息化建设行为，为医院人事档案管理信息化凝心聚力，并加快构建医院人事档案管理信息化特色制度，为加快医院人事档案管理信息化建设步伐提供制度保障。结合医院实际情况制定一套具体的考核制度，加大对医院人事档案管理信息化建设效果的考核，对在信息化建设过程中的先进人物进行表扬，同时也对不配合、不支持的进行惩处，全力推进医院人事档案管理信息化建设，确保实效。另外，要引进一套符合医院档案工作要求的、可操作性比较高的人事档案信息管理系统，借助网络对人事档案管理人员的日常进行核查。还有，医院应该把人事档案管理纳入医院的主要业务范畴，鼓励全员参与到医院人事档案管理信息化建设过程中，通过全员的共同努力加快人事档案信息化的建设。

(三)要多措并举培养专业的人事档案管理人才

医院要加大从高等院校或科研院所引才的力度，优先引进档案管理或计算机管理专业理论扎实、操作熟练的优秀大学毕业生，让优秀的大学毕业生充斥到档案管理专业的人才队伍中来，充分发挥他们在医院人事档案管理信息化建设中的作用。另外，要加强医院现有人事档案管理人员的培训和教育，并将人事档案管理人员的培训计划纳入全员年度培训计划，从各方面提高档案管理人员的综合素质水平，以及时更新其知识体系机构和提高动手操作能力。还有，要加大医院档案管理人员的考核，加强对档案人员职业道德方面的教育，不断提高档案管理人员的保密意识，以此确保档案信息的安全性。最后，要选派现有的人事档案管理人员出去进修或加强与同行的经验交流，进一步提高档案管理人员的理论素养和操作能力，学习同行的优秀经验和做法，以更好的推动医院人事档案管理信息化建设。