绿色食品安全监管档案管理规范化探析

白永波

绿色食品安全监管档案是指食品安全监管部门对辖区内绿色食品生产企业进行行政许可、现场监督检查、监督抽检、风险监测等文字记录材料。主要包括，生产许可证、监督检查法律文书、监督抽检报告单、风险监测报告等。其科学化、规范化管理对绿色食品安全监管意义重大。本文针对绿色食品安全监管档案规范化管理展开了论述。

食品安全问题事关人民群众身体健康安全，事关社会安全稳定。要想使绿色食品产业做大做强，用监管促进发展更尤显重要。因此，加强绿色食品安全监管档案管理，是绿色食品安全全过程监管工作中重要的手段和不可或缺的有效工具，食品安全监管部门对食品生产经营行业监管过程中形成的各种记录资料进行规范化管理，能为绿色食品安全监管工作正常、有效运行提供有力保障。

一、建立绿色食品安全监管档案的重要作用

1、实现对绿色食品生产企业实时管理。绿色食品安全监管档案可以动态记录从企业诞生到企业发展壮大过程，监管者可以通过查看档案，回溯企业成长历程，通过对监管记录的查阅，可以分析出企业的风险点，可以实现精准监管、靶向监管，更加便于提高监管效能。

2、实现对食品安全监管者的实时监督。食品安全监管部门可以通过调阅监管档案，对其工作人员工作总量、工作效果等方面进行监督，特别是监管档案是痕迹化管理的重要举措，如果一旦企业发生系统性风险，可以运用监管档案证明监管者是否存在行政不作为行为，是否存在监管自由裁量权使用不当行为，是否存在与企业发生合租行为。同时通过监管档案可以实现对监管者工作量化考核，便于政府职能部门行政管理。

3、实现对绿色食品生产企业诚信记录管理。绿色食品生产企业是否能做到基业长青，诚信生产经营是关键。通过对绿色食品生产企业建立档案，可以线性地对绿色食品企业进行诚信记录，一旦企业出现监督抽检不合格产品等行为，监管者可以通过建立“黑名单”制度，采取行政公开的办法对企业进行诚信惩戒。

二、建立绿色食品安全监管档案存在的短板

1、行政执法部门建立实行痕迹化管理意识不强。行政执法部门习惯于惯性管理思维，制度建设不规范，随意性执法行为较大，存在由于工作人员变动较大，工作连续性不强，不能够很好坚持标准化的监管模式，一个监管人员一种工作方法和态度，同时直接与监管人员的敬业精神正相关。同时由于档案是多种材料的汇集，有时是多个执法部门参与，文字材料归并较难。

2、行政执法部门缺乏相应专业人才。档案管理是一门专业学科，一般行政执法人员都是法律、工科专业人员出身，对档案管理知识不了解、不掌握，甚至不愿意掌握，认为无关重要，一定程度影响了档案的建立。

3、行政执法部门对应硬件建设配备缺乏。食品安全监管部门特别是基层食品安全监管部门基础设施比较落后，在县级的食品安全监管派出机构一般公场所所非常紧张，甚至部分存在没有办公场所的监管所，根本没有场地放置档案柜，同时也没有现代化的办公设备，这些客观原因也制约了绿色食品安全监管档案的建立和完善。

三、绿色食品安全监管档案规范管理实现的路径

1、建立食品生产企业一企一档。食品安全监管部门要对辖区内绿色食品生产企业要进行调查摸底，切实做到底數清、情况明，要求凡是获得食品生产许可证的绿色食品都要建立档案，实行一企一档制度，建立严格的绿色食品生产企业档案管理长效机制，确保应建档企业全部建档。

2、明确企业档案建立规范化内容。

（1）实行规范化行政监管法律文书。省级食品安全监管部门要做好顶层设计，印发建立绿色食品安全监管档案的通知，要求在全省范围内的食品安全监管部门统一建立绿色食品安全监管档案。制定下发行政许可模板、行政执法告知书、行政执法处罚决定书、监督抽检抽样单、监督抽检结果通知书、监督抽检检验检测报告书等法律文书模板，实行全省统一格式，真正建立起标准化、规范化、程序化的行政执法模式，为建立绿色食品档案奠定坚实的基础。

（2）统一建立绿色食品安全监管档案归档目录。要明确绿色食品安全监管档案归档主要的内容，充分利用政务档案管理经验，使用相对应的档案管理方法，便于档案管理的标准。县级以上质量监督、工商行政管理、食品药品监督管理部门应当建立食品生产经营者食品安全信用档案，记录许可颁发、日常监督检查结果、违法行为查处等情况；根据食品安全信用档案的记录，对有不良信用记录的食品生产经营者增加监督检查频次。档案目录应至少包括企业营业执照复印件、组织机构代码证复印件、食品生产许可证复印件、企业执行标准复印件、监管部门检查企业记录、季度监督抽检结果记录、风险监测结果记录、投诉举报记录、违法违纪等文字记录材料等。通过归定必备存档资料，可以实现档案管理的统一性和规范性。

（3）建立绿色食品安全监管档案管理程序化模式。档案建立和归档材料要严格实行审批制度，确保档案资料的真实性和准确性。要建立起具体负责档案管理人员定期向一线执法人员汇总档案的机制，每一份档案都要经过具体负责人员签字、部门负责人员签字、分管领导签字后再存档。形成合理的工作流程，切实提高工作效率和工作效能。

（4）运用“互联网+”思维建立绿色食品安全监管动态档案。利用计算机等现代化管理手段可以更加便捷和高效地管理档案，有条件的食品安全监管部门可以探索与计算机软件公司联合开发档案管理软件，可以实现对企业的动态管理。执法人员充分利用手机、ipad、执法终端等电子设备，将监督检查过程传输至信息化处理系统，形成“信息采集→录入→上报→分流→问题处理→反馈→归档”的闭路循环系统，确保基层监管流程精准、快捷、高效。全面推广电子监控设备在大型食品生产企业的应用，质量管理人员通过视频终端实时观看，及时管控质量问题，消除风险隐患。电子档案存档后，可以在互联网上对有关信息进行公开，广大消费者可以实时查看企业的生产情况，消除生产者与消费者之间的信息不对称性，用档案管理的方式助力绿色食品生产企业发展，促使市场环境更加优良，更好发挥绿色食品安全监管档案管理的作用。endprint