企业档案管理云计算应用策略初探

刘 娟

（中海油石化工程有限公司 山东 济南 250101）

1 引言

云计算作为重要的网络计算模式和关键应用基础设施，从提出概念十多年来发展非常迅速，深入影响了信息技术、档案管理等产业行业。企业档案是社会档案的重要组成部分，实现云存储云计算对推动企业发展具有重要作用。

2 档案管理云计算的特点

档案管理云计算具有实现信息共享、提高资源利用率、降低运行维护成本等多种优势，是推动数字档案、智慧档案发展的重要驱动力量。

（1）具有超大规模，海量存储的特点。档案资料首先要解决存储问题，这是一项工作量庞大、内容丰富、数据繁多、领域广泛、结构多样的复杂性工作，占用大量的存储空间。云存储具有相当的规模，可以多达几万、几十万甚至上百万服务器，私营企业也可以达到千台服务器，能够有效解决纸质档案空间不足和本地计算机存储空间不足的问题。另外，云存储的规模可以动态扩展，满足应用规模增长所需。

（2）具有虚拟化、共享性的特点。云计算档案服务器支持用户在终端位置通过网络服务获取查询、下载等应用，不需要了解应用运行的具体位置和原理。企业档案部门将档案资源上传入云存储中，借助云平台可以实现不同部门之间的信息查询、调用和共享，避免了档案信息数据的重复整理、存储、上传，适用于对固定资产、个人信息、企业数据、入库图纸等数字档案进行管理。

（3）具有按需服务、成本低廉的特点。云存储是一个海量的资源共享池，企业用户可以按需购买、使用，可以按流量、数据库模块计费。传统的纸质档案管理需要投入大量的人力、财力、物力，仅档案资料存储就需要占用大量空间，而且纸质档案在查询、翻阅的过程中逐渐老化磨损，需要经常修复补救，成本很高。采用云存储云计算后，各部门大量的档案信息存储到云服务器，节省了档案空间，档案的查询和利用都是数字化、信息化、自动化，这种集中式管理使企业和终端用户无需负担高昂的档案数据管理成本。

（4）具有管理效率高、可靠性高的特点。云存储、云服务可随时随地调用、排查需用档案信息，大大提高了工作效率。许多企业档案涉及商业机密、个人隐私等资料，云存储可使用数据多副本容错、计算节点同构可互换等措施来确保数据安全，保障服务的高可靠性，可对异常死机、系统瘫痪、网络中断、病毒攻击等情况采取多种保护措施[1]，使用云计算比使用本地计算机可靠性要高。

3 当前企业档案实现云计算存在的主要问题

（1）企业档案基础设施相对落后。企业档案类别多，特别是对于设计院、研究院等类型企业，图纸资料多、图幅大小不一，纸质档案存储需要专门的空间、货架，即便是采用计算机存储，也往往存在设备老化、软硬件数据接口不兼容等问题，特别是早期的数字化档案，可能因为没有统一数据接口造成大量电子数据无法上传。一般企业档案室空间狭小、常年失修，缺乏防盗、除尘、防火、防潮、防虫的必要保护设施，计算机服务器和终端存在环境安全隐患。

（2）档案完整性和数字化程度较低。大部分企业档案由企业内部各个职能部门形成、录入或者提交，个别部门认为档案是个人或者部门的研究成果，上交缺乏积极性，或者部分核心档案不上交，致使档案不完整，档案价值大大降低。企业纸质档案有可能因为材料字迹模糊、照片污损残缺等不易实现数字化或者数字化失真。另外，企业档案的音频、视频等多媒体数据偏少，数字化程度低。

（3）专业档案管理人才严重不足。档案数字化和档案管理云服务是一项专业性很强的工作，企业档案管理人员要熟悉档案管理的标准规范[3]，更加有效收集、整理、保存、管理档案；要熟悉企业内各职能部门提交档案的基本内容，收集核心资料数据，保持档案完整；要具备一定的计算机和云计算知识，熟悉云服务平台客户端操作，会简单检查、维修、更新。当前，企业内部经过专业培训具备综合素质的档案人员严重缺乏。

4 加快推进企业档案实现云计算应用策略

当前，要把握档案管理云计算的发展机遇，从加强电子文件管理、加快数字档案服务平台建设、推进云平台服务中心应用、强化云安全保障等方面，加快推进企业档案实现云存储云计算。

（1）加强电子文件管理。电子文件管理是国家战略，企业是电子文件产生的源头，应该严格落实电子文件形成、接收、保存、保密等主体责任，按照存量数字化和增量电子化的要求开展数字档案资源建设。企业应按照现行的云计算环境电子文件法规制度和标准规范，逐步建立健全企业内部管理制度，在电子文件产生录入、归档移交、保管利用等方面制定管理细则并严格执行。企业要对电子文件管理流程进行再造，对电子文件来源、电子文件管理组织结构、电子文件管理流程集成等进行优化[3]，摆脱企业内部原有档案管理组织机构约束。在产业层面，档案管理部门应该加强对电子文件管理的组织协调和监督检查，积极构建统一的电子文件管理体系。

（2）加快数字档案平台建设。企业档案云服务平台是运用云计算技术构建的档案基础设施，实现对档案资源的云存储、云管理、云计算，提供档案归档、存储应用，为需求者提供档案检索利用服务，其构架包括基础设施层、数据层、管理层和应用层[4]。档案管理部门要强化档案系统数字导向，加快数字档案馆建设；云计算服务商应该加快档案平台开发进度，与需求企业对接开发适合企业实际的子系统；企业应该加快分部门、分系统平台测试，并做好与数字档案馆的对接。

（3）推进云平台服务中心应用。使用云服务核心目标是优化档案查询利用，实现信息资源共享。目前云档案平台实现方式主要包括档案馆云存储、基础设施服务云平台、软件服务平台、馆际云服务平台等多方面[5]。企业构建好服务平台，数字档案就从个体计算机存储、联合服务器存储升级为云存储，可以打破信息孤岛，大大提高资源利用率。档案管理部门应该加快推动平台中心应用，在智慧社会管理、智慧城管、智慧物业等专题方面推进档案共享，发挥经济社会效益，提升服务水平。各需求企业可以根据实际情况鼓励职工、公众利用云平台服务中心上传、查询、下载、应用档案，提高平台利用率，助推企业可持续发展。

（4）强化云安全保障。数字档案安全问题是底线，企业对数字档案资源的安全性、保密性、可用性要求非常高。云服务供应商应该首先从技术上创造以数据安全、资料保密和隐私保护为首要目标的云环境，其次第三方服务端和企业管理端应该重点从访问控制管理、用户权限管理、风险控制管理等方面加强管理[6]，健全用户管理、授权、认证等操作规则，降低用户对安全问题担忧。对于企业用户隐私问题，国家应该从法律法规层面健全保护体系，保障信息数据安全可靠。