电子文件利用方式研究

陈方美

（西藏自治区科技信息研究所，西藏 拉萨 850008）

1 电子文件利用现状分析

1.1 电子文件分类

在《电子文件归档与管理规范》中电子文件被定义“电子文件是在数码时代中生成，以数据代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体介质中，依赖计算机软件阅读、处理，并可在信息网络中传送的文件”。电子文件分为两大类：一类是一般日常工作和交往过程中产生的，例如：数码信件、电子文书、数码报表等，多以文本、图像声音和影像等形式存在；另一类是记录人们科研性的创造的技术性文件，例如：通过CAD、CAM等计算机辅助软件生成的文件，它们大部分都是以光栅图或矢量图等形式存在［1］。

电子文件包括声频、信息软件、数码信息库、网页文件等大多数的以电子形式存在的所有网络化文件。只要是在计算机等电子设备环境中行成、运用、存储，并可在网络传输的文件都可以称作电子文件。按照电子文件的信息存在方式，可分为三种类型：字、表处理文件、数据库电子文件、计算机程序文件。随着信息技术的发展，电子文件种类还在不断的增多，例如音频文件、视频文件等［2］。

1.2 电子文件利用方式

电子文件利用方式主要包括三大类载体的利用、载体的复印、网络查询和复印［3］。

载体的利用是相关文件管理部门向利用需求者提供电子文件的载体的直接使用方法。这个利用方法要求文件管理部门要有运行电子文件的各类软件平台。其利用方式的特点为：这种方法可以给利用者提供技术支持，这在一定的程度上大大减少了繁琐的电子文件管理工作。……