文印管理信息系统在公司的建立与应用

职成权

文印设备作为企业对内對外的重要沟通工具，不仅在信息化的过程中充当着信息传输的重要节点，同时其使用和管理本身，也正在向信息化方向演进。目前，企业整体打印架构部署正在为企业管理者所接触和认知，这其中不仅包括简单文档的打印输出，同时也融入了包括设备管理维护、信息安全管理、运营效率管理等多方面工作。因此，对公司来说，兼具安全可靠与高效严谨的整体打印管理解决方案，将成为其实现设备高效管理与文印信息安全的有力手段。

一、公司机关以往文印管理现状

以前，公司的文印管理一直沿用传统的管理模式，文档打印相对其他流转环节严重滞后。公司机关各部门打印、复印设备品牌、型号、类型繁多，信息管理部门很难建立起统一且行之有效的管理架构。在日常工作中，维护人员往往要在公司各个楼层之间忙碌，疲于应付不同设备出现的各种问题和故障，不仅耗费了大量人力，管理效果也不理想。

由于小型打印机购买初次投入低（价格大多在几百至二千元左右），各部门几乎每个房间都有1-2台打印机，有的大房间甚至高达5-6台。这种低档打印设备虽然初次投入费用低，但后期耗材、维护费用高，在使用年限期内综合核算，小型机实际消耗费用远远高于大型高档打印机。而且每个房间配备多台打印机，既不利于节能减排也不利于员工身心健康。

二、建立文印管理信息系统的必要性

随着集团公司信息化建设的快速推进。公司电子公文、协同办公、合同、集中报账等应用系统已广泛应用。这些应用系统大大提高了公司文件流转效率、管理效率和安全防护。但所有的这些系统的最终处理结果很大一部分还得打印纸质文件、凭证用于归档，打印纸质版合同签字盖章等。文档打印相对其他流转环节严重滞后。

通过公司以往文印管理状况可以看出，如何在降低办公成本的基础上，实现与新的云计算办公环境匹配并实现节能减排，减少碳粉对办公环境的污染呢？为了达到这个目的，采用大型高端设备集中打印，淘汰桌面小型打印机，建立文印管理信息系统是必然的选择。难以想象，几十人集中办公的大房间，每人桌面上都放一台小型低端打印机，排放出来的有害气体就会悄无声息地侵蚀我们的健康。因此，在全公司范围内建立一套安全、完善和严谨的文印管理系统和管理制度是非常必要的。

三、文印管理信息系统功能简介

1.设备管理功能。对所有的多功能一体机和打印机提供中央管理控制功能。通过设备管理模块，管理人员可以通过网络中任意一台电脑登陆，就能管理整个网络系统中的设备，可以对所有设备进行远程设定，不用再走到每一台设备边去进行对应设置。并且通过此功能，可以随时查看系统中设备的实时状态，包括设备是否缺粉、是否缺纸、是否故障等。如果出现故障可以实时通过电话方式通知相关管理人员。

2.用户管理功能。以设备、功能和输出额度为标准来轻松管理单个使用者和使用群组的使用权限。从设置到输出作业，将认证程序简洁化和自动化。所有设备的绝对安全和授权使用。

用户管理，提供了对使用者或使用群组的资格进行管理操作的功能。用户管理模块可以联接Active Directory活动目录，同步里面的用户和Organizational Unit，并且可以对单个用户或组授予不同的设备使用权限，例如彩色和黑白功能权限的设定。用户管理模块还能对刷卡用户进行自助激活开卡功能，使用现有员工的门禁卡同Active Directory用户进行关联，一卡多用，从而大大减少了IT管理人员的工作负担，提高设备管理员对设备管理的效率，提供一站式管理窗口，随时了解公司设备状态。

3.日志管理功能。可以定期直接在网络上收集多功能一体机的工作日志数据。通过定制的、用户友好的列表和图表中的选择参数，来生成有意义的追踪和分析报告。有利于成本管理和对所有文档安全的可追溯性。

从内部网络中的打印机和多功能一体机上收集工作日志，然后生成对管理员和管理层有用的报告。能保存所有用户的打印、复印、扫描、传真记录，并可以随时搜索，可以追踪及监视用户用量，可以生成各种报表（列表，图形）制作及分析。包括以下：服务类型、色彩模式、纸张尺寸、单/双面选择、什么时间、输出设备型号等信息。

4.打印管理（云打印）。有了打印管理，用户可以通过选择打印机的按需打印功能来享受顺畅的打印过程，也可以依据个人需求，利用软件的自动打印服务器功能，享受顺畅的打印。主要体现在以下几点功能：①用户打印后，打印作业保持在队列里直到用户刷卡并选择正确的打印作业才出纸，只有打印发起人才能取得打印资料，杜绝打印浪费和信息泄密。打印后一定时间内（管理员设置，系统默认当天24∶00）如果不刷卡操作，打印任务直接删除，可以杜绝因为错打或者非必要打印造成的资源浪费。实际应用中，经常有部门员工打电话给系统管理员要求后台取消错误的打印任务。同理，对多功能机的其它操作，如复印、扫描、传真等也需要进行刷卡认证识别，用户正确才能进行对应操作。②刷卡打印，刷卡这样的行为既是一次用户身份认证，也是一种电子签名的形式，刷卡记录将和系统打印、复印、传真、扫描等多功能操作记录一起相互印证，成为不可抵赖的多功能机使用追溯证据。系统支持公司绝大多数的MIFARE、 EM Format、HID Format卡。经测试，公司门禁IC卡在该系统上可识别，不需要重复购卡，实现打印、门禁、考勤、员工食堂消费一卡多用。在无认证状态下，设备进入省电模式。无卡用户无法实现任何操作。③漫游（云）打印，允许用户在网络中任意多功能机通过刷卡提取作业，可以减轻 IT 运维管理的成本与压力。询问哪台打印机应该如何安装、驱动程序在哪里得到等类似问题的电话减少到最少；同时用户体验极大提升，例如打印机繁忙，用户可以到其他楼层的空闲打印机上出纸；遇到打印机卡纸，缺墨等情况，可以到旁边的打印机上出纸，而不用回到对应的座位上重新提交打印作业；在异地分公司出差，不需要任何配置，直接使用分公司打印机（如果设置异地漫游）。任何时候，只需要安装一台打印一个驱动，打印时再也不需要在长长的打印机列表中选择。④移动性及云服务使传统办公室“随地移动”成为现实，支持IPone、IPad、Android移动设备打印。⑤绿色打印，系统根据设定规则将非正式文件打印任务设置成省墨模式或双面模式，既不影响内部使用又可以节省耗材。提倡绿色打印，节约资源。⑥保留作业任务，常用的打印文件，例如各种模板表格等，打印后可以选择保留在设备端，以后需要时，无需再次打印，只需要到打印机刷卡“提取”即可。同理，公司或者部门可以将常用的文档保留在设备端，实现公共提取。

四、系统实施

大楼各层配置大型高档打印、复印一体机各二台，财务与采供中心打印量特别大的楼层可适当增配，设备安放在相对通风空旷位置，因为激光打印伴随高压静电和紫外线作用而产生高浓度的臭氧，墨粉中含高分子聚合物（树脂），经高温加热组件时，有害气体就在固着过程中释放出来。该气体对室内人员健康不利。因此，打印机放置的地点最好与人员保持一定距离（3米以上），尽量通风，同时也要便于大家操作索取。小型桌面打印机原则上不允许在办公楼使用（保密、总文书、财务等特殊岗位除外）。打印服务器硬件安装在二楼机房，就近接入网络核心交换机。由于整个大楼的IP地址采用自动获取方式（DHCP自动分配），因此需要在核心交换机或者DHCP服务器上划出一小段固定IP地址供打印机或者其他类似设备使用。打印服务器上安装ApeosWare Management. Suite软件，用于管理、统计报表等。管理员在任何一台电脑上通过Web浏览器就可以了解每台楼层打印设备的状况及输出报表，并为客户设置权限等。

综上所述，文印管理信息系统在公司应用还处于起步阶段，将来还有很多需完善与开发的功能。由文印设备厂商根据用户实际情况提供包含硬件及定制软件成套专业解决方案，将成为今后公司实现打印设备信息化管理的必然选择。通过近两年公司总部机关集中文印管理系统的应用，深深地感受到它不仅提高了办公效率、降低了文印成本，而且所有文印历史数据可追溯，应用效果显著，未来必将成为大中型企业文印管理的发展趋势。

（作者单位：四川石油天然气建设工程有限责任公司）