行政事业单位档案管理信息建设存在的问题及对策

李红英

摘 要：随着科学技术的发展，计算机在多个行业得到了广泛应用，同时信息化产业在不断的发展和优化，行政事业單位档案管理信息建设成为新的发展趋势，在这个过程中也产生了新的问题。基于此，研究行政事业单位档案管理信息建设存在的问题及对策具有非常重要的现实意义。本文首先阐述了行政事业单位档案信息化建设存在的问题，接着论述行政事业单位档案管理信息化建设的对策，希望对提升行政事业单位档案管理水平有积极作用。

关键词：行政事业单位;档案管理;信息化建设;问题;对策

改革开放以来，我国各项事业都取得了突飞猛进的进步。自从上世纪90年代以来，随着计算机的普及和在各行各业的广泛使用，信息化建设逐渐成为新的发展趋势。在这种情况下，行政事业单位的档案管理应与时俱进，充分利用信息化技术，促进档案管理工作的提升。但是，行政事业单位档案信息化建设仍存在不少问题，笔者根据实际工作和学习经验，对其中存在的问题进行讨论并提出有针对性的对策。

一、行政事业单位档案信息化建设的问题

（一）重视程度不足

整体而言，很多行政事业单位对档案管理工作重视程度不足，在信息化建设方面投入的资金和人力也远远不足。尽管一些单位在档案管理方面增加了新的软件系统，档案录入方面取得了一定的进展，但是由于行政事业单位对档案管理信息化建设认识不足，整体档案信息化开展存在较大限制，工作进展较为缓慢。有些工作人员简单的认为，将档案资料存入计算机中就是信息化建设，这是一个很大的误区。还有一些单位平时工作比较繁忙，档案管理一直处于边缘化状态，在人力、物力和财力方面投入不足。总体而言，行政事业单位对档案信息化建设重视程度不足，造成档案信息化的开展存在问题，比如设备落后、人员素质不高、经费短缺等，影响档案信息化建设的正常开展。

（二）档案信息化标准不统一

在当前形势下，档案管理软件琳琅满目，不同的单位在使用的档案管理软件有所区别，造成格式混乱，相互之间不兼容，在进行档案资料移交时，不能实现无缝对接，影响档案的存储和正常使用。

（三）档案信息化建设资金薄弱

档案信息化建设对软件和硬件设备要较高的要求，比如系统软件，计算机、自动扫码系统、服务器，这些软件和硬件设备需要大量的资金投入。此外，档案信息需要对信息进行收集、处理、存储和使用等，这离不开网络系统工程、机房和相应的服务器，资金的限制给行政事业单位档案管理信息化建设造成一定的困难。

（四）档案信息化数据库不健全

从实际情况来看，虽然一些行政事业单位建立了独立的档案数据库，但是不能实现与电子文件的互用，档案的其它功能得不到有效的发挥。此外，行政事业单位的档案信息在使用范围上比较局限，不能实现网络信息的共享，发挥不了档案的全面作用。

（五）档案信息化人才队伍参差不齐

据笔者了解，很多行政事业单位在档案管理人员方面较为匮乏，在工作时由其他人员来兼任，在档案工作方面缺乏深入的研究，档案管理信息化建设更是无从谈起。在档案管理信息化背景下，对档案管理人员综合素质提出了更高的要求，在未来的发展中要注重档案信息化人才的培养。

二、行政事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）树立科学的发展规划

行政事业单位档案管理信息化建设是发展的必然趋势，单位领导要充分认识到档案管理工作的重要性，顺应时代发展的潮流，树立科学的档案信息化建设发展规划。但是，档案管理信息化建设不能盲目跟风，要根据自身单位的人员、资金、工作性质等综合考虑，确保各项工作的开展符合本单位的基本要求，设定档案管理信息化的短期和长期发展目标，从而确保档案管理信息化建设有条不紊的进行。

（二）健全监督机制

行政事业单位档案管理信息化建设需要强有力的监督机制，工作的开展和创新要在法律法规要求的范围内，健全的监督可以提升档案管理人员工作的积极性和创新性，同时有效维护了档案资料信息的安全性、可靠性。行政事业单位档案管理的监督应注重内在监督和外在监督的结合，两者形成优势互补，第一时间精准地察觉档案管理信息化建设存在的问题并提出更正方法，从而保证档案管理信息化建设的合理性和安全性。

（三）对档案管理工作设定任务

长期以来，行政事业单位的档案管理处于边缘化状态，没有明确的工作内容和任务，工作人员积极性不高，整体档案管理效果很不理想。针对这种情况，行政事业单位领导要对档案管理设定清晰的任务，推动档案管理的信息化建设。同时，任务的制定和工作的开展要基于法律法规的要求，继而事业单位档案管理信息化能够有章可循、有法可依。在工作任务的设定上，行政事业单位要根据自身的实际情况，确保工作开展的可操作性和连续性。

（四）提升档案管理人员的专业素质

行政事业单位档案管理信息化建设离不开人才的支持，在人才培养上可以从以下两个方面来进行。首先，招聘专业的档案管理信息化建设人才，为档案管理的信息化提供源源不断的活力。其次，加强本单位档案管理人员的培训，提升他们理论知识和专业实践能力，加强最新软件的学习和硬件设备的应用，为档案管理信息化建设打下可靠的基础，增强档案管理人员在具体的信息化档案检索、存储过程中的机动性。

（五）建设实用的档案管理信息化平台

从本质上来说，档案管理信息化建设的目的是为了人们更好的使用，因此在建设的过程中要注重档案管理信息化建设的实用性，落实档案管理素材的网上翻找等信息化的运用，提升档案管理的网页式服务，促进信息资源传播的速度和有效性。与此同时，实用的档案管理信息化平台需要不断的优化和升级，工作人员要具有一定的创新能力，充分利用计算机和网络技术的庞大资源，不断挖掘档案管理信息化服务水平，提升档案综合利用效果。

三、结束语

总而言之，行政事业单位档案管理信息化建设不是一朝一夕的事情，这往往需要一个较为长期的过程，在这个过程中，离不开单位领导和工作人员之间的配合，要树立科学的发展规划、健全监督机制、对档案管理工作设定任务、提升档案管理人员的专业素质、建设实用的档案管理信息化平台等，从而确保行政事业单位档案管理信息化建设的平稳发展。

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