浅谈企业财务公司结算会计凭证整理

康翔宇

【摘 要】 会计凭证整理是困扰各企业财务公司多年的顽疾。尽管业内各公司在近年来多次优化凭证整理流程，在解决“业务单据短缺”和“单据跨部门传递”等突出问题上取得了明显的成效，但同时也增加了凭证经手人员的工作量。这使得原本就因为近年结算业务量激增而导致的会计凭证管理在收集、整理与归档各方面的问题与现有客观条件不匹配所产生的矛盾更加突出。本文就如何在符合《会计档案管理办法》及《会计基础规范》的基础上，提升财务公司结算会计凭证管理的效率与质量，并合理降低工作量做出探究。

【关键词】财务公司；会计凭证

一、 会计凭证的整理及保管期限

会计凭证是会计中最早形成的原始材料，是会计账簿、会计报表形成的基础，也是会计工作的原始依据。按照2016年1月1日起施行的最新《会计档案管理办法》的规定，会计凭证类的保管期限是30年。会计凭证包括：自制原始凭证、外来原始凭证、记账凭证（收款凭证、付款凭证和转账凭证）、银行对账单以及银行余额调节表等。

由于结算的业务性质，结算相关的会计凭证每天都在大量产生。一般来讲，结算部的经办和会计人员会将当天经手的凭证进行初步整理，内容包括凭证及附件，附件一般指相关的票据、文件等，然后每月进行装订，并将装订好的凭证按时间妥善保管归档。

二、 会计凭证整理管理中存在的问题

企业财务公司结算部会计凭证管理主要包括原始资料收集、整理及归档三个环节，其中凭证的收集和整理两个环节是当前结算部会计管理工作中矛盾最为突出的两点。这不仅影响着结算凭证管理的质量和效率，也经常由此引发一些不必要的摩擦，在无形中增加了结算部的管理成本。矛盾具体体现在以下两个方面：

1.凭证的收集环节

信贷单据原件传递滞后，使得结算会计凭证难以做到及时、完整的装订。以某企业财务公司为例，该公司贷款业务的放款、还款按照管理规定是要以加盖成员单位预留印鉴的纸质凭证作为附件。但成员单位遍布全国，地理的因素使得凭证的传递与网银指令处理无法同步执行。但在业务优先的原则下，经办人员只能先暂时以凭证的传真或扫描件代替，之后再根据业务部门补送的无顺序原始单据原件中反复查找，并替换扫描件。这种操作方法不仅增加了凭证整理经手人员的工作量，同时也增大了凭证错放、漏放与遗失的风险。并且，跨部门反复催要、交接凭证时也容易发生不必要的摩擦与口角。

2.凭证的整理环节

结算业务量大，原始凭证附件多。以某财务公司为例，该财务公司去年全年发生业务交易笔数79，829笔，其中27，647笔需要落地处理。一般需落地处理的指令形成的，达到可装订状态的会计包括以下6个部分：

（1）会计记账凭证（使用SAP系统打印出的记账凭证）。

（2）当天的交易记录明细账（该企业资金系统生成的汇总当天所有联动账户处理的交易信息，其中包含交易编号和SAP会计凭证编号等信息的核心记录）。

（3）网银汇总指令审批单（付款、通知存款和定期存款等业务的汇总，体现制度规定的审批流的载体）。

（4） 电子转账凭证（由该财务公司资金系统自动生成的，经手人员打印的，只在该财务公司保管的交易记录）。

（5）银行回单（企业通过银行发生业务往来和款项收支的单据）。

（6）业务单据（包括成员单位借款、还款单据和内部转账凭证等）。

业务量大加上每笔业务产生的单据多，使得这些会计凭证的纸张合计数在6万张左右。数量巨大的单据使得这些凭证不仅在签字、打印、粘贴、核对、整理及保管阶段需要耗费大量的人力物力与时间。并且，当任何一个环节出现问题或者需要查阅某一笔记录时，都要经手人员从大量的凭证中翻阅查找、替换，这既降低了工作效率，也增加了管理成本。

三、结算会计凭证管理的建议

1.能以电子形式保存的会计尽量以电子形式保存

根据财政部2014年下发的《企业会计信息化工作规范》的规定和2016年1月1日起实施的新修订的《会计档案管理办法》第八条明确规定：同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成会计：

（1） 形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

（3）使用的电子管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计，符合电子的长期保管要求，并建立了电子会计与相关联的其他纸质会计的检索关系。

（4）采取有效措施，防止电子会计被篡改。

（5）建立电子会计备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计。

因此，能以电子形式保存的会计尽量以电子形式保存是符合相关监管规定的。如果各企业财务公司可以做到这点，将极大减轻结算部门凭证整理的工作负担，这具体体现在：将可以不单独打印出的电子转账凭证转为电子管理，不仅可以节约大量的工作时间，而且可以降低管理成本。优点具体体现在以下两点：一是绿色环保，这样做不仅可以节省大量打印纸张，而且可以大幅减少凭证保管占用的空间；二是省时省力，经手人员不需要再将单独打印出的凭证一一粘贴核对，而转为电子保存的凭证在存储时也不再费时费力，在查找时也降低了因凭证抽阅、查找、后續审批等程序导致的时间耗费。

2.信贷业务凭证

以打印的经线上审批形成的收、发凭证作为会计装订，同时将成员单位寄回的加盖预留印鉴的放款、还款通知单妥善保存，但不再作为凭证附件装订。从合规角度讲，根据《会计基础工作规范》的精神，结算部门自主打印以业务部门提交，并经各级领导审批通过的加盖财务公司电子专用章的凭证作为会计原始凭证是符合相关规定的。并且，业内也有少数公司开始采用这种方法。

以经线上审批自主打印的凭证作为原始凭证，不仅可以有效降低工作量，还可以降低相应的风险，这具体表现在：

（1）减少重复工作：因为凭证传递的时效性问题，在原先的模式下，相关经手人员经常需要将凭证中的扫描件替换为延时传递过来的原件。在新模式下，相关经手人员不再需要将已经整理过的凭证再进行原件的替换。这样做不仅节约了凭证整理的时间，也降低了凭证错放、漏放的风险。

（2）避免单据遗失：避免单据遗失：结算部门以经线上审批自主打印的凭证作为原始单据，两部门以唯一的凭证编号作为连接，这样不仅可以减少在凭证交接过程中可能出现的责任不清，相互推诿等现象，而且可以使得两部门各自的凭证管理现成闭环，有利于加强管理，降低风险。

当前，企业财务公司结算部门会计整理工作是结算部占用时间最多，成效最不明显的工作之一。在电子信息高度发达的当今时代，如何在合规的前提下利用电子信息手段代替传统手段进行结算会计凭证整理，将是接下来的一个重要课题。endprint