事业单位档案管理工作优化途径探索

李霞

摘要：随着市场经济的不断发展，各地的相关机构在制度和人事管理方面发生的一系列的变化，对于事业单位来说，新的政策对于相关档案的收集，资料的整理等提出了新的要求。本文详细讲述了事业单位档案工作的具体内容，阐释了事业单位档案管理工作的要求，并对现阶段事业单位在档案管理方面的存在问题提出了优化方案。

关键词：事业单位；档案管理；方案

现阶段，计算机与网络体系盛行，很多文件可以直接在网上查阅，无纸化的办公方式逐步普及，很多电子文件，图像等设备成为了文件的运输载体，但同时，传统的资料管理方式不能抛弃，必须创薪模式进行传统资料的整理与保存。如何实现事业单位档案的有效管理是现阶段单位工作中亟待解决的问题，必须对档案管理的内容有充分的认知，切实提高档案管理的水平。

1事业单位档案管理的相关内容

1.文字档案

具体的文字档案主要包括各种上报项目的文件，不同单位的类型不同，类似研究报告，技术方案，批复文件等这些文件都需要到政府相关部门进行存档处理，另外，一些合同证明等也是文字档案的内容。

2.财务档案

财务档案主要是记录项目在进行的过程中所涉及到的资金的流动记录，项目的资金必须专款专用，并进行相关的财务审核工作。

3.其他部分

项目资金必须进行有效的账目管理，取得的票据必须规范，严格的控制资金数量，对相关的财政收支进行集中管理，做好财务的核算工作。

事业单位的档案管理内容较多，主要涉及到对于文字档案的管理，大多数为过去的档案管理，需要一定有效的档案管理体系，在下文中我们对相关方法进行了探讨：

2现阶段事业单位档案管理的现状问题分析

1.档案管理的业务较为薄弱

现阶段，有些事业单位已经建立健全了档案的有效管理制度，但是，并没有真正落实相关的制度，很多的档案整理不符合规范要求，例如，对外的项目资料与事业单位本身的财务报表等放置于一处，很容易造成相关档案的缺失问题，组卷较为混乱，另外，有的事业单位由于各种因素，销毁一些年代较为久远的档案，产生了一些遗留问题。

2.相关人员对档案工作的重视不够

事业单位的档案是后期行使合法权利的有效参照，但是相关工作人员对档案的重视明显不够，严重忽略了档案的安全管理，不知道档案资源是优秀的历史文化产物，档案工作是党和国家的一项重要工作，因为相关的认识不足，导致措施不力，产生一系列的问题。

3.档案管理室的现代化管理设施相对较为落后

现阶段，档案管理室的建设直接决定了现代化管理的有效性，但是相对来说，管理的设施较为简陋，有的档案室的库房封闭干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空气较为浑浊。另外，有的办公室条件较差，档案室和办公室，接待室没有严格分开，档案的现代化建设配套保护设施建设明显不完善。

4.档案管理队伍不稳定。管理水平不高

相对来说，档案管理工作较为枯燥乏味，因此很多在此单位工作的人员缺乏长久工作的想法，导致工作經常变化，档案管理人员变动较为频繁。另外，档案管理的部门每年都进行相关项目的培训，但是档案管理者都是一些新手，缺乏相关经验，导致工作无法全面进行。

5.档案的开发利用效果较差

事业单位的档案很多承载着记录的功能，但还有部分的档案，人员可以从中学到较多的东西：例如，在进行居民医疗保险管理工作时，需要掌握各类居民办理保险的业务流程，通过对档案的阅读与研究，可以更好的理解国家的法律法规，掌握特殊案例医疗保险业务的办理方法。但是现阶段大多数事业单位没有充分发挥档案的作用，很多管理人员到头来只重视档案的管理与手机保存，忽视了档案的充分利用，认为将档案保护好便完成了任务，但是档案管理的目的是为了有效运用，必须对档案资源进行合理开发。

3优化事业单位档案管理工作的详细有效措施

针对现阶段事业单位档案管理中存在的相关问题，我们提出了以下的七点对策：

1.提高对档案工作的重视，加强认识

进行有效的档案管理工作，首先需要加强对档案的认知，加强档案管理工作的宣传，必须经常性的学习和宣传档案法律，法规和相关管理规定，充分认识到事业单位是保证公民的重要服务部门，其中的档案保护工作是事业单位管理中的重要工作，另外，事业单位的有关档案资料是国家的资源，是人民的财富，绝对不能亵渎文件。档案是不可再生的信息资源，必须对其进行有效的利用。

2.明确相关的职责，建立健全责任体制

健全的机制是档案工作有效进行的基础，档案工作的经验告诉着我们，必须成立相关的档案室，明确相关档案人员的职责，根据一定的制度，形成全面有效的档案管理网络。档案管理是一项较为复杂的工作，必须有全面合理的领导体系，完善追责制度，对档案管理过程中违纪违法的行为进行严厉打击，坚持追责到人。

3.建立健全事业单位的档案管理工作制度

档案的管理工作是一项系统性的工程，必须建立有效的制度，使档案管理的工作更加规范化，制度化，科学化，这是档案工作的基础。另外，必须使用严格的制度去规范有关人员，指导相关工作，并建立健全保障制度，保障整个工作体系的有效运行。

4.加大经费投入，改善档案保护的条件

事业单位档案的外在条件较为重要，首先，良好的环境是档案保护的基础，但是由于有些地区的经济相对落后，事业单位难以拿出足够的资金进行配套设施的建设，就长远目标来看，档案工作的有关部门必须加强监督管理工作，积极与当地的政府请示加强经费的投入，改善相关的档案管理设施条件，例如，必须保证档案的安全，完善档案室的防火设计体系，保证空气流通等，加强档案室的安全管理，使档案管理的相关工作满足社会主义现代化建设的需求，

5.稳定档案管理人员，提高其全面素质

稳定档案管理人员的关键在于加强宣传工作，必须大力宣传资料管理工作的重要性，使广泛的工作人员积极投身到相关的建设中去，促进事业单位资料管理部门工作的稳定进行，对于员工的困难必须努力解决，使员工感受到组织的温暖，另外，档案管理的工作是一项专业性较强的工作，需要大量的专业知识，稳定人员之后，需要对人员进行技能培训，提高工作人员的基本素质，加强职业道德的修养，真正意义上做好管理工作，另外，必须学习更新自身的知识结构，掌握先进的信息技术与电子软件操作技术，将档案管理工作有理论性向技术性转变，

6.树立新型的档案管理观念

必须打破原有的传统思想与管理模式，树立争取管理思想和工作态度，积极地开发利用档案的相关信息资源，挖掘档案中的相关问题，使档案资源的应用满足各类需求，另外，对部门的发展历史可以进行资料集编写，有效利用网络等的传播手段，切实提高单位的知名度，共同促进资料管理事业的发展。

4总结

事业单位的资料管理是现阶段事业单位综合管理的关键，必须加强事业单位的管理力度，首先，我们必须提高档案管理工作的认识，明确档案管理工作的相关责任，确保大量的经费投入，稳定人员，加强资料的利用，实现事业单位档案管理工作的全面优化与推进。endprint