大数据背景下档案管理面临的问题及对策研究

陈南

摘要：大数据背景下，社会数据信息呈爆炸式增长，档案信息资源也不例外，对数据的收集、存储、挖掘，成为现代档案管理工作的难点，如何提高档案管理水平成为当前档案管理部门重点关注的问题。本文通过对大数据背景下档案管理面临的问题进行分析，并详细阐述了提高档案管理水平的解决方案和措施。

关键词：大数据；档案；档案管理；问题；对策

随着计算机技术的快速发展，人类对信息的处理速度呈几何级数式增加，不断突破新技术。同时，随着互联网在日常生活和工作中的运用，社会数据信息呈爆炸式增长，衍生出了巨大的数据量，迎来了大数据时代。

1大数据时代的特征

业界将大数据的本质定义为：互联网中用于数据交流和信息传递的海量数据。这些数据在网络环境中可以被自动记录，可以在收集后用来分析、处理、管理、引用，从而提供更全面的资讯。可见，大数据是随着数据量和数据类型激增而衍生出来的，它不但包括海量数据采集，还包括对数据的处理和分析。大数据时代呈现出数据量大、数据类型多、价值密度低、时效速度快等特点，各类结构化、非结构化数据采集、处理、传播的效率都实现了极大提高。

大数据背景下，大数据分析成为信息处理的主流模式。对于档案工作而言，档案信息数据的采集和储存是重点也是难点，档案管理必须积极适应大数据技术对信息处理速度、能力、准确性等的需要。

2档案管理应用大数据技术面临的问题

1、管理技术与观念较为落后

大数据的出现对传统的档案管理观念提出了新的要求。传统的档案管理主要是对以纸质为主的实体档案进行手工整理、编目、存储、管理等。在大数据时代，档案管理将在云平台上建设档案云存储系统，并在此基础上，对各类有价值的信息进行整合和挖掘，为政府机关、企事业单位各部门的决策提供参考和支持，实现档案信息的价值。

2、管理服务手段落后

档案信息资源的保存和管理归根结底是为了服务用户，大数据时代下，信息资源的数据结构发生了巨大变化。怎样对异构的海量信息资源进行管理，监控电子档案的生成，怎样实现深度挖掘，编研非结构化的档案信息资源，怎样保障档案数据的长期可读性和安全可靠性，并快速检索有价值的信息，都是档案管理服务必须面对的问题。

3、设备设施落后

大数据时代，档案信息资源收集将档案资料由物理归档变成了实时逻辑归档，档案整理也由传统阶段的手工整理转变为利用云平台进行存储和分析。档案用户已不满足于单纯的数据或文件利用，而更希望能够获得数据背后的信息及其蕴藏的知识，档案利用服务需由提供数据转变为提供知识。这些都需要优质的硬件设备设施作为支撑，尤其是大数据背景下，优质的信息查询与输出终端则显得尤为重要。但是，目前绝大部分档案馆现有的档案管理系统还无法满足这种需求。

4、信息内容混乱

大数据技术为档案馆提供了极为便利的信息收集、存储和输出的技术手段与管理平台。但是，许多问题却因为信息便捷而变得更为凸显，其中最重要的就是信息异构难以融合统一，多种口径和渠道获取的信息无法兼容与统一，导致数据之间存在差异。

5、档案安全性匮乏

大数据应用在档案信息资源管理中时，处理的数据库必须是开放的，因此档案信息的保密和安全面临着巨大的挑战。信息资源的安全体系是信息资源共享平台的保障部分，因此，在进行档案资源贡献的同时，要提高计算机的防控技术，提高数据的安全性，同時提高档案安全意识，制定策略和法律法规，才能更好地保障资源体系的安全稳定和服务体系的正常应用。

3大数据背景下提高档案管理水平的对策

1、突破档案管理思维

大数据背景下，档案管理工作更强调档案数据的完整性、混杂性、多样性。这就要求档案馆工作人员重视原始档案数据的获取和利用，关注其潜在价值。

档案馆要实现从供给导向到需求导向的观念转变，以用户利用需求的多元化为契机，努力促进档案由藏向用的转变，树立主动服务思想，对各种档案数据信息的潜在价值进行挖掘，并针对用户需求提供个性化的利用服务，满足用户对档案精品化、多元化、个性化的更深层次服务需求，实现档案价值。

2、加强档案资源库建设

将档案资源进行数字化处理是档案资源库建设的前提，在处理过程中要根据重要程度和利用率逐步实现所有档案资源的数字化，对已经数字化处理的档案材料不但要保证扫描后的内容完整、准确、清晰，还要确保其法律效力。

当然，大数据技术内容宽泛、复杂，档案界依靠自身开发利用大数据档案存在收集大数据能力差、分析大数据能力弱，但是档案机构具有整合资源能力强的优势，可与专门进行大数据开发的专业公司合作开发适合档案行业特点的具有大数据分析功能的分析设备和工具。

3、整合信息资源，提高数字化程度

大数据背景下，档案馆应当加快以各种形式存在的档案信息资源的数字化速度，整合海量信息资源，建立跨系统、跨平台、跨数据结构的开放、协同、互动的档案信息服务平台架构，使信息以网络存储的形式存在，用户可以直接通过网络获得相关信息，极大地提高信息检索获取效率。

目前国家已经建立了全国开放的档案信息资源共享平台，通过与各级档案馆已有的开放平台连接，信息资源共享平台应尽快放入数据库或局域网提供内部利用。

4、改进硬件，推动服务设施升级

档案馆的信息化建设必须有良好的硬件设施作为物质保障，大数据时代的用户对于档案馆信息检索与输出等物理技术服务的需求高，尤其要有先进的硬件设施做支撑，因此，设置先进的网络和多媒体服务设备，改善硬件设施，升级各项媒体查询终端的性能是档案馆的信息化建设的一项硬性要求。

5、加强标准规范的建设

大数据时代，为实现数字档案资源的格式统一、数据规范，应结合实际，借鉴和采用国内外先进标准，制定或修订各类适合我国档案管理，同时与国内外图书情报标准相一致的具体标准，制定统一规范，完善数据管理体系，规范各种数据服务行为，以便信息互换和共享。对于由单位和个人产生的元数据应进行即时性、规范化处理，利用计算机技术确定数据类型和传输程序，细化数据检索系统，提高档案使用效率。

6、建立健全相关法规制度

大量档案数据是否能够对外开放和利用，是大数据档案信息整合的基础。因此要制定相关政策法规，在考虑国家安全、个人隐私、企业合法利益的前提下，尽可能多地共享数据，提供高效的档案服务。

不同地方的档案管理部门应结合自身实际情况，建立健全大数据档案信息准入机制，使相关管理人员明确准入信息的重要性，重视对信息可用性的确定。同时，依据规章制度对管理者进行详细的责任分工与管理，加强管理者的责任心及数据保护。

档案管理部门要建立健全安全管理机制，对档案管理安全系统定期升级，保证数据安全的有效保护，同时定期进行有关保密技术的更新，制定完善的信息安全保障方案，充分利用各类安全技术，有效防御黑客或者不法分子的非法侵入。

7、人才队伍建设

大数据时代档案工作涉及到多学科、多领域、多技术。档案管理人员不仅需要档案专业知识的积累，还需要在熟悉馆藏、有扎实档案业务知识的基础上，对计算机、数据库、数据结构等知识有较为专业的掌握，有一定的数据采集、整理、分析等综合能力。特别是档案数据库作为档案信息化建设的重点，其规划、设计、管理、维护等都需要相关人员具有较高的综合素质。endprint