基于办公自动化的档案管理探究

雷云龙

摘要：事业单位档案管理自动化水平的提高是时代进步的重要体现，面对这一变化，事业单位要立足当下、着眼于未来，不断完善办公自动化系统设计，提高档案管理人员的综合素养，使档案管理朝着规范化、标准化、系统化方向发展。互联网技术的发展改变了人们的工作方式，日常办公已经逐渐向着自动化方向发展，事业单文的档案管理水平也因此有了较大的发展。基于办公自动化的档案管理大大提高了事业单位的工作效率，因此我们有必要深入探究基于办公自动化的档案管理问题以充分发挥办公自动化的积極作用。

关键词：办公自动化；档案管理；完整性

1基于办公自动化的档案管理

随着我国网络信息技术的发展，事业单位办公自动化建设工作初见成效，档案管理工作的效率、安全性、可用性、开放性都得到进一步的提升。过去，事业单位的档案管理主要是纸张保存，这样的管理方式一方面会占据大量的存储空间，另一方面还不利于档案资料的保存与使用，社会在不断发展，档案管理的需求在不断提高，事业单位必须采用更加高效智能的档案管理方式，于是基于办公自动化的档案管理迅猛发展起来。

基于办公自动化的档案管理具有时代管理的特征，它将档案管理分为电子文档归档与纸质文档归档这两项主要的工作内容，它使得事业单位的档案管理工作更加智能、规范和系统。这改变了事业单位档案管理工作的方式，加强了各个部门之间的联系，这对事业单位的稳定发展意义重大。过去传统的档案管理形式不便于人们再次利用档案，而基于办公自动化的档案管理则方便了人们对各种档案的查询、检索、处理，只需要通过鼠标操作就可以将繁杂的档案资料整理得井井有条。总之，在办公自动化背景下，事业单位要跟上时代的步伐，更新设备，改变档案管理的方式，推动内部档案管理工作自动化水平的提高。

2如何提高档案管理的质量

2.1提高档案管理者的综合素质

社会在发展，要想跟上社会的发展我们必须提高自身的素质，更新观念，掌握先进的档案管理技术，提高档案管理的水平。“人”是档案管理中的关键因素，在办公自动化迅速发展的背景下“人”的作用尤其重要，作为档案管理人员要有终身学习的意识，加强相关的理论知识，并积极参与到实践中，在实践中提升档案管理的能力。作为事业单位的管理层则应当加强对档案管理人员的培训工作，定期进行技能培训，促使档案管理人员与时俱进，掌握扎实的业务技能。当然，事业单位还要发挥奖惩制度的作用，通过科学合理的奖惩机制来激励档案管理者，将职工的业绩与薪资待遇直接挂钩，激励档案管理者主动学习新知识，掌握新时代档案管理的技巧。面对激烈的竞争，事业单位的档案管理人员要有强烈的竞争意识，对自己严格要求，积极拓展眼界，广泛接触各类学科知识，提高自身的组织和管理水平。另外，档案管理工作具有特殊性，它对档案管理人员的职业素养有极高的要求，档案管理人员要注重提升自己的修养和服务意识，培养创新思维，掌握办事的规律技巧，努力推进事业单位单位档案管理工作上升到一个新台阶。

2.2完善相关管理制度

完善系统的管理制度是基于办公自动化档案管理的重要保障，这能够约束档案管理人员的行为，确保各项工作有条不紊地展开。事业单位应当严格规范档案管理人员的行为、操作流程、操作技术，保证档案管理条理化、流程化、整体化，事业单位还应当依托信息网建立专门的档案管理系统处理好档案生成、处理等工作。档案信息资料的保密工作十分重要，一旦处理不到位，信息泄露，事业单位的发展将会面临巨大的挑战。事业单位需要严格管理制度，加强对管理人员的管理和行为约束，而作为一名合格的档案管理人员更应当明确自身的职责，做好档案的保密以及利用工作。

基于办公自动化的档案管理对事业单位以及相关工作人员都带来了新的挑战，事业单位要革新内部的管理模式，改变工作机制，将办公自动化融入到各项工作中去，以便各个部门之间的协作，为档案管理质量的提高保驾护航。

2.3加强档案管理部门与其他部门的联系

档案管理部门不能与其他部门工作脱离，尤其是在办公自动化飞速发展形势下，事业单位必须将档案管理与其他部门的自动化办公结合起来，将各个部门的工作进行统一的规划，增强档案工作与单位其他各项工作的兼容，提高单位自动化办公的整体水平。事业单位需要设计系统化的办公自动化系统，将档案管理自动化包含其中，结合各部门的实际情况控制好办公自动化系统，确保在档案管理的各个阶段工作都处于控制范围内。

2.4转移工作重点

办公自动化的发展改变了传统的工作方式，事业单位需要转移工作重点，迅速跟上时代发展的步伐，落实档案管理自动化工作。转移工作重点要从三个方面着手，一是多个部门协同工作，二是做好在线资料查询工作，三是监督管理重点的转移。基于办公自动化的档案管理离不开多个部门的写作交流，这样我们才能了解档案使用者的真实需求，进行科学的档案系统设计；另外，办公自动化最大的特征就是“自动化”，因此在转移工作重点时必须体现这一特征，通过现代化的技术为人们提供在线资料查询、档案资料整理等服务，减少相关人力资源的投入，降低运行成本；最后，事业单位要转变监督管理的重点，保证每个环节的工作都做到位以及档案的真实性、完整性，事业单位要加强档案信息形成以及运转全过程的监督，发挥职工的作用，仔细鉴定文档的价值，跟进每个文档资料，我们要明白当前档案管理系统尽管提高了档案管理的自动化水平，但是仍然有许多工作是需要档案管理亲自处理的，这是系统无法完成的任务，事业单位要明确这一点，提供更多符合条件的档案管理人员。

3结束语

随着网络信息技术的发展，人们逐渐意识到办公自动化的重要作用，作为档案管理人员必须明确自身的职责，根据自身的实际情况制定合理的学习计划，在工作中不断学习基于办公自动化的档案管理技巧。总之，档案管理人员要从事业单位长远发展的角度出发来思考问题，大胆革新工作方式，积极引进先进技术，将现代信息技术与档案管理紧密结合起来，为事业单位档案管理提供保障。endprint