大数据时代高校档案管理理念的转变

郭婷

内容摘要：二十一世纪，飞速发展的信息科技将人类带入大数据时代。大数据时代，人类的思维方式和行为模式发生了深刻的改变，高校的档案管理工作亦是如此。大数据时代呼唤高校档案管理工作理念的革新，提高了高校档案工作的工作效率和工作效能，优化了档案工作的业务流程。大数据时代要求高校档案工作者转变观念，树立大数据观、大档案观、大服务观和大平台观，转变传统档案资料采集方式，学会科学的整合档案资源，做好大数据时代高校档案的安全防护。

关键词：大数据时代 高校 档案管理 理念革新

以原子能和电子計算机的发明为代表的第三次科技革命浪潮将人类带入大数据的时代。信息数字化时代，高校的档案管理工作也应当抓住大数据应用给档案工作带来的变化和机遇，从更新档案管理理念做起，革新高校的档案管理工作。

一.大数据时代呼唤档案管理理念的革新

2012年《纽约时报》的一篇专栏中明确提出：“人类已经进入大数据时代。”所谓大数据，是指抓取所有数据进行分析处理的一种信息资产。相比传统数据处理需要采用抽样调查（随机分析法）而产生的局限，大数据分析以其海量的数据规模、多样的数据类型、快速的数据流转和价值密度低等特征对人类传统思维方式提出新的挑战，改变了科学发展的范式——从计算模拟型转向数据探索型。

虽然目前学术界并没有给出一个绝对标准的定义来描绘大数据，但大数据自身的特征却得到了学术界的一致认同。第一是数据量巨大。伴随着互联网、移动4G网络和智能手机的普及，人们在使用各种各样APP时产生了大量的数据，通过分析这些数据能掌握精确到个人的消费习惯和行为习惯；第二个特征是数据种类繁多。这也是伴随着互联网和移动智能终端的迅速发展而出现的特征，现在的数据不再是传统互联网时代以文本和数字为代表的时代了，各种各样的图片、视频、音频、二维码等形式的半结构化和非结构化的数据涌现给人们的生活带来了极大的便利；第三个特征是数据的价值密度低，这是指数据基数大，信息数据无限增值，相比传统数据时代，有用的数据价值密度反而趋小。第四是数据处理速度快。数据量的急剧增多必然要求处理数据的能力加快，否则无法体现大数据时代的数据价值。因此，大数据与云计算能力相辅相成，缺一不可。

大数据时代，依托云计算功能的数据挖掘、处理和分析转变了人类的思维模式，依托大数据发展起来的智能AI开始改变人们传统的工作模式。以新闻传播专业为例：2016年新华社正式推出新闻机器人“快笔小新”参与写稿项目。同一年微软公司的两大智能机器人高情商的小冰和高生产力的小娜经实验研究证实已经具备了对新闻素材做相应的智能分析包括情感分析在内的处理。2017年双11期间“鲁班”这一AI设计师设计了4亿张商品展示广告，即将到来的2018年更是被人们视为人工智能的元年。大数据时代，高校的档案管理工作理应从传统的纸质档案收集、整理、管理工作转向数字档案收集、整理和管理、利用。

二.大数据时代转变高校档案管理工作理念的重要性

大数据时代，高校的档案管理工作正悄然发生着转变。未来的高校档案管理工作一定会朝着建设大档案、应用大技术、实现大服务的方向转变，这要求高校的档案工作者转变传统工作理念，学会应用大数据提高工作效率和效能，优化档案工作的业务流程。

大数据时代，智能终端的普及与互联网信息技术的应用必然提高了高校档案工作的工作效率和工作效能。高校档案管理工作记录着高校的发展，是高校历史的缩影。例如山东建筑大学档案馆储存着学校发展的珍贵历史档案资料，涵盖了学院大事记、教学、行政、人事、外事、财会、人物、实物、重大活动等方方面面的内容，档案查询量大，档案利用率高。但由于档案室工作人员有限，传统手动管理档案模式使得档案工作人员的工作强度较大，同时纸质档案也存在着档案的查阅较为麻烦，档案不易保存，档案信息易丢失等问题。大数据时代档案的电子化和数字化极大的降低了档案工作人员的工作强度，提高了档案管理工作效率和工作效能。

大数据时代，数字化档案平台优化了档案工作的业务流程。传统的高校档案管理工作主要以纸质文件的整理、归档为主，按照目录进行查询。档案工作者的劳动强大、档案查阅不方便。大数据时代的到来，高校数字化档案工作平台既优化了高校档案工作的业务流程，又方便了高校师生快速的检索档案、利用档案。依托大数据技术，不少高校开展的档案数字信息化平台建设工作让学校管理人员便捷的查询诸如学校行政、教学、科研等档案信息。通过抓取高校档案大数据和分析档案管理信息的需求，能进一步优化高校档案管理工作流程，实现高校档案管理的信息化和数字化。

三.大数据时代高校档案管理工作的观念转变

高校传统档案管理模式主要是收集档案、管理档案、利用档案三个环节。随着大数据时代的到来，高校传统档案管理理念和模式面临着数字化的挑战。

首先，大数据时代要求高校档案工作者转变观念，树立大数据观。所谓大数据观，是指不再采用传统的抽样调查（随机分析法）来处理数据，而是一切数据均有用的“全数据”观。计算机处理能力的升级、云计算的出现转变高校传统的档案收集、处理中不得不舍弃、剔除部分“无用档案”的做法。大数据时代，档案工作者要树立“数据既档案”的意识，收集一切档案数据。

其次，大数据时代要求高校档案工作者转变观念，树立大档案观。作为人类集体智慧的结晶，档案真实的反应着人类的生产与生活。大数据时代，高校档案工作者要转变传统档案观念中重视学校文件、学校政务内容，轻视生活、艺术、校园文化等档案数据的观念，树立“一切归档”的大档案观。数字化时代，智能终端和互联网的普及应用让“一切归档成为可能”。高校档案工作者要学会运用电子计算机及时抓取互联网的即时信息，避免让这类信息档案石沉大海。同时，高校档案工作者要认识到大数据时代“档案无处不在”，意识到遍布于计算机网络节点和神经末梢的信息数据也是高校档案的一部分，需要及时抓取归档。

第三，大数据时代要求高校档案工作者转变观念，树立大服务观。技术的变革带来服务的升级，大数据时代信息化、数字化的档案应当要树立“数据为人民服务”的观念。这要求高校的档案工作者转变传统的“坐等人上门”的档案观念为“主动服务”，思考大数据时代如何转服务方式变被动为主动，为高校师生提供大档案大服务。大数据时代，档案的多元化和社会化是必然的趋势，因此高校的档案工作者要考虑如何补为高校师生提供档案的“一条龙”服务，让档案数据服务不受时空的限制。

最后，大数据时代要求高校档案工作者转变观念，树立大平台观。大平台观要求高校的档案工作者做好平台建设。平台建设是信息时代档案工作谋求发展的必然之举，通过档案平台既实现了用户档案资料的收集，实现了用户运用智能终端进行便操作，还克服了高校与高校之间因独立操作导致的“信息孤岛”和“信息流转不便”的问题。建立高校信息档案的大平台顺应了“无纸化办公”的趋势，同时节省了高校档案员的工作强度。传统纸质档案时代，档案员需要对纸质文档一一分类再存档。大数据时代，通过高校档案平台操作系统让档案管理工作渗透到高校日常教学、行政工作的各个环节中，每个学院、科室办理完结的文档都通过平台汇总，档案管理员通过电脑软件直接生成归档文件，方便档案资料的存储与调取。

四.大数据时代高校档案管理工作应当重视的问题

如何在大数据时代转变高校档案管理的理念，创新高校档案管理的方式，做好高校档案管理工作是新形势下高校档案管理工作者必须面对的新课题。大数据时代，档案资源的采集方式发生变化、档案资源的存储方式也在变化，这要求高校的档案管理工作者必须注意以下几个问题。

第一，转变传统档案资料采集方式。高校的档案主要包括：学生档案（高中阶段的档案、大学期间的档案）；在编教职工档案；离退休人员档案；行政教学工作档案等。传统的高校档案资源采集方式主要是纸质档案的收集，档案管理信息化程度较低。大数据时代，高校的档案工作者可以转变档案资源的收集方式，学会适时抓取网络资源，主动出击选择学校重要的网络资源归档以避免淹没在网络信息时代的数字浪潮中。加大高校的各个部门工作人员、学院行政秘书的大数据时代档案的实时推送归档培训。利用高校内部档案平台系统，尽量做到当日办理完毕的文件材料实时推送，档案管理员在平台上接受推送信息并及时归档。降低了传统集中归档时间紧任务重归档质量难以保障的弊病。

第二，学会科学的整合档案资源。大数据时代必然伴随着海量的档案数据归档。这要求高校的档案工作者提高信息数字化素养，学会应用信息软件开展高校档案数字化和电子化工作，提高科学整合档案资源的能力。这要求高校的档案工作加快数字化进程，推进高校传统纸质档案数字化工作以尽可能的做好纸质档案的保护工作。同时，在面对大量碎片化、底层化的数字档案时，转变传统以纸质档案保管为主的“一元”档案管理模式走向包含文档、数字、图片、音频、视频等“多元”档案管模式，革新高校的档案管理技术，提升高校档案管理工作的效率，从“信息化”、“数字”的角度做好大数据时代“以计算机工作为主”的档案管理工作。

最后，做好大数据时代高校档案的安全防护。“档案安全工作事关党和国家的根本利益。”大数据时代高校档案工作者更要牢固树立档案安全的思想防线，确保高校档案的信息安全。高校档案信息安全保障工作是一项复杂的工程，信息化时代的数字档案安保工作更是涉及到技术防范、网络监控、平台安全隐患排查以及漏洞弥补等。例如通过构建数字化防火墙做好网络防护避免被别有用心的人盗取数据；定期备份高校档案管理系统的数据库资源避免因为硬盘损坏或者因为网络黑客袭击给档案管理工作带来不可挽回的损失。

参考文献

[1]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015.5：506-510

[2]刘阳.大数据时代档案管理模式的变化研究[D].湘潭大学，2015.6

（作者单位：南阳师范學院）