高校财务档案管理与利用初探

陈疆燕

关键词：财务档案;管理;利用

中图分类号：G270

文献标识码：A

随着学校的发展，财务档案数量和规模增长迅速，需要加强对财务档案的管理。笔者结合自己的工作经验，从以下四个方面提出自己的想法：

一、加强对财务档案工作的重视

财务档案虽然有着自身的特点，但它还是和其他档案一样，有着唯一性，如果损毁，将无法进行相应的恢复。而且，很多高校由于资金方面的原因，对存放财务档案的场所不够重视。一旦发生失窃、火灾等，后果不堪设想。因此，要加强对财务档案工作的重视，软件硬件都同样的重视。比如，财务档案存放场所有相应的消防措施，对于防潮、防鼠等有相应的处理办法。另外，应对相应的电子设备进行升级，更新电脑配置，升级数据库，并每年划拨相应的经费予以保障。

二、提升财务档案管理者的能力

目前我国高校很多财务档案管理者都是由以前的会计工作者兼任，很少有专业的档案管理者。即使高校招聘了专业的人员，也被分配到档案室、图书馆等相关部门，财务部门很少有专业的档案管理者，这也就造成了很多的问题，需要重视。一方面，尽可能地招聘专业人员，另一方面，在高校编制紧张的情况下，对现有的财务档案管理者应每年进行业务能力的培训，提升财务档案管理能力，多向在财务档案管理方面做得比较好的高校进行学习。

三、建立相应的财务档案内控制度

按制度办事，才能更好地、更有效地管理好财务档案。目前来看，很多高校都没有建立符合自己单位实际的内控制度。即使有的高校建立了，也未结合本单位实际，很难发挥制度的作用，使好的制度流于形式。有的单位档案丢失、档案乱借现象频频发生，造成信息的泄密，也造成很大的损失。因此，要建立起立足本单位的严格的内控制度。如果需要查阅财务档案，则要有领导的审批，需建立相应的授权程序。在查阅完毕后，要做好相应的核查措施，有无少页、涂改等。在核查完毕后，双方要进行签字，这样一个完整的借阅程序才算完成。按照财务档案的工作程序，失效档案进行相应的销毁，需要领导的审批，另外至少要保证有两人在场，在履行销毁程序后，进行签字、汇报等。这些工作的完成都要建立在严格的内控管理上。

四、制订出科学的查阅流程

如果没有好的查阅流程，查阅时间比较久远的档案很费时费力，对高校作出相应的决策增加了时间成本，可能耽误学校的发展。因此，要在高校财务档案管理上建立起符合会计规定的科学的查阅流程，确保查询快捷、方便、准确。财务档案柜应按年份进行分类，每一年财务档案归于相应的档案柜中，并做出相应的标签。在查阅中，根据标签就能很快地找出档案，一目了然。

另外，不能光顾着财务档案的管理，对财务档案的利用也要做到行之有效，這样不仅能快速提高工作效率，也能节省大量的成本。因为，我国高校基本上属于事业单位，按照国家的规定，每年都要进行相应的审计。还有，外部的审计部门要对本单位作出相应的离任审计，这些都需要借阅大量的财务档案。笔者经历过好几次外部审计，不停地借入、归还相关的财务档案，这些也对财务档案管理者提出了更高的管理要求。在这一借一还的过程中，很容易造成财务档案的混乱。因此，可以打印出两份所需要借出的单子，上面列出相对应的年份、类型。在归还中，按照单子进行归类，并在单子上作出标记。这样能使工作一目了然，当然，这些都需要我们对工作热心和负责。

五、结语

功夫不负有心人。只要财务档案工作者保持对工作的热爱，加上高校领导对工作的重视和支持，相信财务档案管理工作一定可以做得更好，财务档案管理工作者也一定可以为高校的发展做出自己的一份贡献。

参考文献：

[1]孔繁杰.创新档案管理 打造绿色账本——中国电信会计档案电子化管理试点实践[J].中国档案，2015（2）.

[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究——以中国联通为例[J].档案学研究，2015（2）.