声像档案管理工作的重要性及改进措施

游 利

（中国核动力研究设计院档案馆，四川 成都 610213）

传统的声像档案主体通过唱片、磁带、照片和录像带等载体进行存储。随着新时代数据技术的快速发展，声像档案也逐渐显示出了数字化的趋势，这类声像档案的管理不再依靠物理介质，其管理模式得到了彻底的改变。与传统管理模式相比，有着更大的发展空间及优势。

一、加强企业声像档案管理工作的重要性

首先，企业的声像档案可以展示出企业发展的历程，为企业的文化建设提供大量的素材，可以体现企业的底蕴，促进企业的文化建设。其次，声像档案还可以促进企业的科技进步及不断的创新发展。一方面，声像资源反映了企业的历史，另一方面，声像资源还可以提升企业员工的职业素养。企业可以利用声像档案对员工进行培训，全面提升员工的素质。再次，企业声像资料可以为企业的发展做出贡献，展示企业独特的价值。企业可以利用有趣生动的声像档案为企业的管理服务，为企业员工服务，提升声像档案的利用率，更好地为企业服务。

二、声像档案管理的现状

（一）档案意识不强

企业档案管理混乱的主要原因是对档案的管理意识不足。相较于传统的档案，声像档案具有较强的归档要求及时效性，但是大部分的企业都不太注重档案的管理，对现有的声像档案没有及时整理及归档，缺乏严重的档案管理意识，导致丢失了很多重要的档案。

（二）设备陈旧，声像档案保管效果差

科学技术在不断地发展，多媒体也被很多领域广泛的运用，对于声像领域来说，摄像机、数码相机也在我们的生活及工作中无处不在，但是很多实际的企业在工作中还是沿用老方法对声像档案进行管理，没有注意恒湿、恒温、防潮湿等要求，使得声像档案保存时间短。

（三）声像管理手段落后

对于电视台等特殊企业的档案管理，声像档案资料需要跟紧当下形势，在能够凸显具有影响力的社会事件，主要以音像资料为媒体，要主动为电视的宣传工作服务。各个企业之间的声像档案管理存在一定的差异，管理水平的落后会直接影响声像档案保存的成效。

（四）声像档案管理制度不健全

对于大部分的企业来说，管理制度都不够完善，缺乏一些必要的管理制度，或者是有的单位虽有管理制度，但是没有落实到实处，没有有效的保障，出现随时移交的现象，各部门分散的保管着声像资料，此外，还会存在一定的无归档现象，无章可循的处理状态及散乱的保管现象。

三、新时代采用数字技术对声像档案进行管理的相关措施

（一）数字化采集

时代在不断进步与发展，我们完全可以利用数字技术去采集传统的档案资料，比如，在管理照片档案时，利用计算机、激光扫描仪等设备把照片扫描到电脑上，再把采集到的资料进行分类、编码、存储。此外，对于胶片类的声像档案，我们可以利用互联网技术，把从网络中采集到的声像资料进行分类，从而实现数字化的管理。

（二）采用统一的标准进行编码

对企业现有的声像档案按照统一的标准进行统一编码，这样企业的工作人员可以更好地提取调用声像档案，缩短查找档案的时间。声像档案管理的程度复杂、工作量巨大、耗时长，因此我们要严格按照标准进行统一，还要提升档案管理工作者的使命感及责任感。这样才能从根本上提升档案管理的质量，达到档案为企业服务的最终目标。

（三）构建在线的数据库

当前是大数据时代，我们需要最大限度地满足资源共享，从而提升服务于交流的效率。因此，在新时代的声像档案管理体系中构建一套完善的在线数据库就变得十分重要。我们可以根据声像档案的特点把其分为三类：图片、视频及音频。其次，由于每个企业的所在的行业领域不同，承担的社会职能也不一样，各企业在构建声像档案在线数据库时，务必要结合企业的实际情况，严格按照规范及管理标准，才能够提升声像档案管理的科学性、有效性及规范性，才能科学有效地顺应当下大数据时代的资源共享的时代特性。

（四）对在线的声像档案要更好地进行选择性的设置

新时期企业在不断的发展，在这过程会产生大量的声像档案，会占据大量的空间，因此，为了保证声像资源能够正常地进行存储，就需要保证企业要有足够的存储空间。此外，还要多方面的分析数据库的利用率，根据其利用率的不同选择合理有效的存储方式，声像管理的过程中，我们可以增加存储空间的利用率，最大限度地缓解数据库及存储空间的压力。

四、总结

总而言之，声像档案工作的开展，是要通过具体的工作内容来做出相应的改善措施，才能提升工作效率，相关的档案管理工作人员更要保持工作的积极性与责任心，要最大限度地保障档案工作的正常开展。为了迎接新世纪的挑战，企业只有不断地掌握新技能、不断地学习和吸收相关新技术，不断地提升自己，融入社会的大舞台，这样才能使声像档案管理的工作更加的完善，不断进步，为企业及人们提供更加科学有效的服务。