Excel软件在气象工作中的日常应用

徐亚琪　陈妮娜　刘青　张智超　苗静　李琳琳

【摘 要】针对气象工作中常见的数据运算、绘图等工作需求，利用办公软件Microsoft Excel在数据处理、格式修改以及图表制作等三方面进行简要介绍，为气象工作者提供更多便利。

【关键词】Excel；数据处理；格式修改；图表绘制

中图分类号： TP311.52 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）31-0202-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.31.098

【Abstract】In view of the common data operation and drawing requirements in meteorological work， the office software Microsoft Excel is used to introduce the data processing， format modification and chart production to provide more convenience for meteorologists.

【Key words】Excel；data processing；Format modification；Chart drawing

0 引言

气象工作包罗万象，它不仅仅是大众认知的对天气进行预报，还包括人工影响天气、地面气象观测、雷电灾害防御、农业气象服务等多项工作。在各类气象工作中经常避免不了会接触一些数据，需要对其进行处理、运算、绘图等。Microsoft Excel（电子表格）是Office系列办公软件中的一款功能强大的数据处理软件[1]，它在海量数据存储和繁琐资料处理上表现突出。为了使广大气象工作者在EXCEL的使用上更加得心应手、省时高效，笔者结合日常工作中对数据处理的几点经验，与同仁们分享，希望可以为气象工作提供更多的便利。

1 基本内容

Microsoft Excel（后简称Excel）是电子试算表程序（进行数字和预算运算的软件程序），它与Microsoft Word文书处理软件、WPS等共同成为办公室文字处理工作的主要工具软件[2]。

日常工作中，Excel办公软件的使用主要包括数据的处理、格式的修改以及图表的制作三部分。EXCEL的方便之处在于对数量较多的数据可以进行批量处理，统一运算，使用起来准确快速[3]。文中所用的Excel为97-2003版本工作表。

2 具体操作

2.1 数据处理

2.1.1 不同类型数据用不同颜色显示

举例说明，在数据表中，如果想让大于等于2000的数据以“红色”显示，大于1500的数据以“黄色”显示，小于1000的数据以“蓝色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置：

（1）选中“数据”所在列，执行“开始→条件格式→突出显示单元格规则”命令，根据情况分别选择大于、小于、介于等规则，由于规则中无大于等于或小于等于选项，所以等于的规则要单独选取。打开“大于”对话框，输入应大于的数值2000，右侧方框选择突出显示的格式，设置突出颜色的文本、背景填充或对话框，可根据需求自行选择。

根据条件一次次输入比较麻烦，也可执行“开始→条件格式→管理规则”命令，在其中可以新建多个规则，也可以修改或删除已建立的规则，在这里不仅可以同时编辑几项规则，还有了大于或等于、小于或等于的规则选项。

（2）仿照上面的操作設置好其它条件（大于1500的数据设置为“黄色”文本，小于1000的数据设置为“蓝色”文本）。

（3）设置完成后，按下“确定”按钮。数据就按照要求以不同颜色显示出来了。

2.1.2 公式插入及复制

Excel中涵盖多种函数以满足不同需要，充分的运用可以节省很多时间。打开表格后可执行“公式→插入函数”命令，选择所需函数。以“求和”为例，选择“公式→插入函数→SUM”命令，或者直接选择“公式→自动求和”的快捷命令，得出结果。若想从上至下依次执行求和，可将鼠标放到第一个运算完的单元格右下角，出现一个用于扩展或填充序列的十字图标，双击或下拉，即可将公式延伸到整个连续的数据中。若数据不连续，还想使用同样的函数，可以对运算完的单元格进行复制，再粘贴到目标位置，等同于把公式进行了复制，同样可以得出运算结果。

2.1.3 选择性粘贴

对于用函数计算出的数据，想复制到其它位置或其它表格中，会出现错误的数值或者“#REF！”的错误提示，此时就需要用到“选择性粘贴”的功能了：复制运算出的数据到目标位置，首先单击鼠标右键→选择性粘贴→数值，确定后即完成纯数值的复制。命令下方有个“转置”功能，勾选后可将纵向的列在粘贴后变成横向的行，也是一个很便捷的功能。

2.2 格式修改

2.2.1 固定单元格

面对拥有不同说明的冗长数据，每次翻看下方数据时都会忘记其对应的说明或标题，此时使用固定单元格即冻结窗格的功能，就可以随意滚动鼠标都能明确对应的内容了。具体做法是执行“视图→冻结窗格”命令，其中除了可以冻结首行或首列以外，还有一个冻结拆分窗格功能，即需要固定的行或列，选取其下一行或下一列后点击冻结拆分窗格，即可将其固定，上下或左右拖动数据时该列则不受影响。

2.2.2 隐藏行或列

同样是处理繁多的数据时，中间有些数据可能暂时不需要显示，为了在查看需要的数据时更加方便，就需要行列的隐藏功能，这个功能操作起来十分简单，但是很多人却对其使用知之甚少。假如表中F、G、H列以及第12、13行的数据暂时不需要显示，可分别连续选中对应行或列，单击鼠标右键后在弹出的菜单中点击“隐藏”，选取的行或列即消失了，若想让其恢复显示，连续选择靠近消失行列的左右或上下两列，依然单击鼠标右键→取消隐藏，之前隐藏的行和列就可以显示出来了。

2.2.3 用Excel打开文本文档

在气象工作中，很多数据从系统中导出后的格式都是文本文档，也就是txt格式，但此格式处理数据非常不便，若将其通过Excel打开后再进行处理则非常便捷高效。

具体操作方法：新建一个Excel并打开，在界面左上方执行“文件→打开”命令，找到需要转换的txt文件，确定后出现向导，选择“分隔符号”单击“下一步”，选择“Tab键”再点击“下一步”，继续点击“完成”，即实现了txt文件格式的转换。若数据内容繁琐，按照此方法无法实现，则在打开txt文件后选择“固定宽度”，點击“下一步”，在下方“数据预览”处通过调整箭头的位置，将所需内容分隔开，点击“下一步”后，继续点击“完成”，即可实现分列。

2.3 图表制作

在气象工作中，为了使观测到的温度、湿度等气象要素的变化趋势表达更加直观，或者在撰写文章时对要素变化分析起来更加便捷，将数据制作成图表则是比较理想的展示形式。以一个月的日平均气温为例，选中需绘制图表的数据，执行“插入→折线图”命令，或者根据需要选择其他形式的图表，选择完成后即出现对应的图表。将数字转换成图表后，其变化趋势就变得一目了然。

图表做成后需要进一步完善，在图表的空白处单击鼠标右键，可以重新选择要绘图的数据，或者更改图表类型；在横坐标或纵坐标处单击鼠标右键，可以设置坐标轴的格式，还可以修改刻度线的间隔、显示的位置、线型和对齐方式等等。在数据线上单击鼠标右键，出现的菜单中可以选择添加数据标签、添加趋势线，在已添加的数据标签或趋势线上单击右键，又可以对其进行修改或设置。

3 结语

通过日常工作实践证明，利用Excel办公软件对数据资料进行处理可以有效提高工作效率，降低差错率[4]。本文针对气象工作中常见的数据处理、计算和绘图等操作进行简要介绍，希望能有更多人了解并应用此软件，以节省更多时间和精力。Excel软件还有更多强大功能，希望得到更有效的开发和推广。

【参考文献】

[1]文静.Excel在企事业单位中技能需求的探索研究[J].智能计算机与应用，2018，8（4）：182-188.

[2]张君.利用EXCEL办公软件做好企业退休人员管理[J].设备管理与维修，2018，8（上）：112-113.

[3]胡文颖.Excel使用技巧集结.计算机应用技术[J].2018，（8）：71-74.

[4]刘玉群.浅谈Excel表格在日常工作中的应用[J].时代教育，2018，（07）：62.