新时期下企业办公室管理实践思考

张鹏

内蒙古蒙泰不连沟煤业有限责任公司 内蒙古 鄂尔多斯010321

引言

企业要强化办公室管理工作，明确办公室工作的职能，不断提升工作人员的管理水平，积极营造良好的办公室工作氛围，提升企业的整体形象，从而为企业的发展打下坚实的基础。

一、办公室的工作职能

1．日常管理

办公室的基本职能就是处理办公室的日常工作，包括公文处理、档案管理、会议日程安排以及领导交办的其他工作。

2．协调管理

对于企业办公室来说，要协调好企业部门之间的关系，帮助员工之间达成共识，使其部门与部门之间，员工与员工之间能够同心协力，完成企业交付的各项任务。

3．辅助决策

企业办公室要具备辅助决策职能，通过收集相关的信息资料，为管理者进行科学化决策提供依据，能够制订多种可选择的方案让管理者参考，并对决策的各个阶段进行记录，发挥管理者的助手功能[1]。

4．处理临时任务

办公室工作的灵活性比较强，要能够有效地解决突发性的问题，具备应对突发状况的能力，积极处理临时任务。

二、企业办公室管理实践策略

1．始终坚持正确的立场

办公室工作的开展归根结底就是要为企业的可持续发展服务，管理者要用发展的眼光看待问题，坚持正确的立场，要以正确的政治方向为指引，与企业的发展中心保持一致。只有坚持正确的立场，才能明辨是非对错，找出经济发展规律，认真踏实地做好本职工作，为企业更快更好的发展服务。

2．积极完善各项规章制度

要实现企业办公室的规范化与制度化，就要建立完善的规章制度。完善的制度能够明确办公室的工作职能、工作程序以及标准等。因此，对于办公室工作管理者来说，要能够细化每个工作人员的岗位职责，落实每个岗位的权利和责任，当他们明确了这些职责之后，才能更好地运用自身权限开展工作，让工作变得有章可循。

3．合理优化资源配置

办公室的工作比较繁重，涉及的内容也比较多。员工基本上被一些繁琐的事情占据了时间和精力，他们除了听从领导安排去处理一些事务之外，还要协调各个部门之间的工作。因此，要合理优化资源配置，对办公室的职能重新进行定位。此外，还要注重办公室的均衡化发展，合理分配员工的任务，结合其能力与素质，做到人员结构优化，这样才能提升办公室的管理成效[2]。

4．提升服务意识和服务能力

管理者要重视办公室工作中遇到的问题，必须树立较强的服务意识，绝不迁就和姑息存在的问题，找出问题失误的原因，采取相应的解决策略，发挥服务效能。在确定服务职能上，要深化服务认识，为领导提供决策服务时应结合基层需求和实际，打好决策执行的环境基础。要认真分析员工的诉求，及时向有关领导进行汇报，建立畅通的上下级沟通渠道。此外，办公室的管理工作要突出人性化的特点，坚持以人为本的工作原则，注重人文关怀，把服务意识和态度融入工作[3]。

5．为工作人员制订工作目标

要提高办公室管理成效，一定要注重员工工作目标的制订与实施。管理者要结合企业的短、中、长期的发展目标与利益规划，对办公室人员设立相应的目标与考核体系。值得一提的是，由于办公室人员都是通过招聘选拔等环节来到企业，管理者难免对其产生急功近利的思想，对部分人员在制订目标时高于其自身能力，而办公室员工一般都有自己独特的风格，管理者应该采取宽容的态度，避免挫伤员工的工作热情和积极性，以双赢的目标理念，合理制订目标，从而实现企业的价值目标。

三、结语

综上所述，办公室的工作职能决定了其工作的繁琐性。现阶段，企业办公室管理要始终坚持正确的立场、积极完善各项规章制度、合理优化资源配置、提升服务意识和服务能力，并为工作人员制订短、中、长期工作目标，从而提升办公室管理成效。