档案管理过程中的主要问题及对策措施

刘丽艳（中山市兰台档案事务咨询服务有限公司，广东 中山 528400）

当前，我国社会现代化建设进程不断加快，我们已经进入了信息化时代，现代化科学技术得到了广泛使用，人们对文书档案管理工作提出了新的要求，需要对管理模式进行调整，为人们提供优质的服务。在社会发展中，知识是重要的内容在动力，文书档案档案管理人员应该认清当下形式，适应现代化发展，对文书档案的管理现状进行综合分析，能够抓住发展机遇，对文书档案管理模式进行创新，进而实现文书档案的现代化管理。

一、文书档案现代化管理的重要性

（一）实现文书档案的价值

对于文书档案来说，很多信息资料具有一定的隐蔽特征，有些潜在利用价值的资源未能被开发出来，人们还不能完全利用文书档案。如果文书档案不能得到充分的开发，很难实现相应的社会效益。为了实现文书档案的现代化管理，要深入挖掘对文书档案信息，进而转化成社会生产力，促进社会发展。

（二）有助于加快经济发展

在我国市场经济中，经济体制的改革进程不断推进，由计划经济时代逐渐发展成为了如今的市场经济。在现阶段看来，我国以经济建设为中心，在这样的局面下，实现文书档案现代化管理具有重要意义，对经济发展具有重要影响。

（三）加快文书档案公开化

目前，文书档案公开可以为人们提供丰富的资料，对和谐社会的构建具有重要意义。在文书档案中，不仅包括了诸多的文化内涵，还可以对市场发展趋势进行有效分析，通过现代化文书档案的管理模式，能够加快信息建设，进一步公开了文书档案。

二、文书档案现代化管理存在的问题

（1）在编研成果方面，质量不高，在一定程度上，具有信息衰减问题。对文书档案进行编研的过程中，信息衰减是普遍存在的现象，由于编研人员的能力不足，现代化管理水平较低，进而影响了编研质量。

（2）文书档案的服务水平较低。当人们进入档案室中，对相关资料进行获取时，几乎不能享受到优质服务，有时候受到了网速的影响，有时候原件是不完整的，很难满足人们的实际需求。

（3）影响因素较多。在很多档案馆中，多数的基础设施都十分陈旧，获得的经费较少，有时候也会受到场地等因素的制约，不能对文书档案进行深度开发，严重降低了文书档案的管理水平。

（4）档案现代化建设比较滞后。对文书档案进行管理时，现代化的信息收集手段比较落后，往往花费大量的时间，严重弱化了文书档案的位置，相关部门也未能重视文书档案的现代化管理。

三、文书档案的现代化管理对策

（一）积极展开文书档案收集工作

（1）建立完善的档案管理制度。对文书档案的管理制度进行建立时，要从实际情况出发，对管理目标进行进一步说明，确保管理制度的可行性，相关领导也应该参与到制度的建立中，在议事日程中，对文书档案的现代化管理继续探讨，相关部门在收集档案时，要按照相关标准办事，强化管理人员的责任意识，履行自身的岗位职责。不仅如此，不管是兼职档案人员，还是全职档案管理人员，都应该建立相应的考核机制，根据文书档案收集结果，展开评比活动，可以采取奖惩机制，进而树立文书档案管理人员的现代化管理意识。在考核中，如果有人不达标，可以给予相应的惩戒措施。

（2）丰富文书档案的收集方式。对文书档案进行日常管理的过程中，档案接收与归档都要按照具体的流程来实施，要保证文书档案的完整性，作为专兼职档案员，不仅要随时收集，还需要及时了解当下的社会动态，进而实现现代化管理目标。

（二）加强人才队伍建设

为了提高文书档案的管理水平，要采用现代化的管理方式，保证文书档案得到了充分利用，因此，要针对档案管理人员，做好相关培训活动，提高他们的管理水平。档案管理人员要保持良好的职业操守，不断提升自身的道德素养，在实际工作中，坚持客观、公正，全身心投入到文书档案的现代化管理中，进而提升文书档案的利用率，一般来说，在档案管理机构中，以及相关职能部门中，针对档案管理人的管理水平，要切实提升，让每个人明确自己的工作内容，积极应用考核及时，对现代化管理技术进行培训。对于兼职档案员，要对工作内容进行科学安排，无论是兼职档案员，又或者全职档案员，他们的档案管理质量都应该与纳入与岗位晋升，以及奖金等进行挂钩，进而强化档案员的现代管理意识。除此之外，还要对档案员进行相应的技能培训，如果档案员掌握了现代化管理技术，自然会提升文书档案的管理水平。对于新进的档案员，提供正确的指导，使他们尽快熟悉的自己的工作岗位，进而推进文书档案的现代化管理进程。

（三）重视文书档案的信息化建设

（1）针对文书档案的现代化管理情况，对反馈工作机制进行全面建设。相关档案机构要从实际情况出发，对规章制度进行科学构建，发挥制度的作用，进一步规范文书档案的现代化管理，另外，还要展开反馈工作，相关责任人要定期汇报工作情况，以反馈报告形式进行汇总，各部门之间要保持良好的交流，为文书档案的信息化建设打下基础。

（2）落实反馈信息收集工作，对文书方案信息的反馈渠道进行丰富。作为档案的管理人员，要根据现代化管理情况，及时反馈，树立现代化管理理念，在档案管理中，强化主动意识，采取现代管理方式，丰富档案信息的反馈渠道。可以设置相应的意见箱、登记表等，对有效的传统反馈工具进行保留，然后，积极应用网络技术、信息技术等，接受电子邮件、网站等反馈信息，进而获得更多的信息。

（3）深入研究反馈信息。根据收集的反馈信息，要全面分析，档案人员应该以相关的反馈信息为基础，积极采纳有效的建议，对档案信息的管理工作进行全面完善，挑选出有利用价值的信息资源。根据收集的反馈信息，构建系统的分析处理机制，制定专人负责这项工作，防止反馈信息的偏差，提升文书档案的现代化管理水平。

（四）提升档案编研工作质量

在档案编研中，为了满足社会各界的需求，应该应用现代化技术，对档案信息进行深入加工，并且，具有良好的预见性，在编研的过程中，保持创新精神，收集丰富的信息资源。在文书档案进行编研的过程中，对阶段性的管理工作要进行分析，研究编研成果，从客观角度来考虑，处理要真实编写，更高要深入研究，将编写与研究结合起来，对文书档案资采取分段管理的方式，充分利用现代化技术，比如，网络技术等，从而得到具有研究价值的资源，只有这样，才能编写出具有利用价值的信息。在编写方式方面，要进行联合编研，通过这样的方式，可以节省大量的资金，对单个档案室的文书档案进行了丰富，进而提升编研质量，促进文书档案朝着现代化管理方面发展，最终，实现文书档案自身的价值。

结语:

综上所述，文书档案的现代化管理直接影响着社会发展，对信息的公开，以及现代化建设具有重要影响，这项工作是受到了人们的重点关注，也是时代赋予档案人员的重要任务。作为档案管理人员，要充分正确文书档案的现代化管理的重要性，不断提升自身的管理能力以及综合素质，在文书档案的现代化管理过程中，要提升编研工作质量，积极挖掘隐蔽价值的信息资源，进而推动社会生产，促进文书档案的现代化管理工作的健康发展。