现阶段档案信息化建设存在的问题及对策分析

阿尔孜古丽·买买提

新疆医科大学 新疆 乌鲁木齐 830011

引言

当今社会已进入信息化时代，人们每天可以通过不同的途径获取海量的信息，且人们对这些信息的应用程度也在不断加深。档案记录了国家和社会的发展历程，记录了个人的成长发展经历，在社会发展中占有重要的地位。对此，我国十分重视档案管理工作，档案信息化以其节能、快捷、高效等优势成为重要的管理手段和资源。

一、档案管理模式发生改变

在当前信息化社会的大背景中，档案管理模式也向着网络化、数字化方向发展，档案保管也变得更加快捷、安全。信息化的运用与发展已实现部分档案资料的共享，这无形中加快了社会的发展。

二、档案信息化建设的重要性

档案信息化建设是时代发展的必然趋势，它给相关工作人员带来了诸多便利。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，效率低下且造成了人力物力的极大浪费。推进档案信息化建设后，用计算机对档案进行检索、编目、统计，不仅提高了档案的利用效率，也将档案实体管理变为数据信息管理，档案信息只需一次录入便可多次利用。

三、档案信息化建设中存在的问题

1.管理工作存在滞后性

档案信息化建设需要管理人员根据实际情况对档案管理流程进行精简与重组，确保信息文件的无毒上传，以此保证档案信息化建设的实效性，从而适应社会发展的需求[1]。但在实际工作中，管理人员对档案管理信息化建设重视程度不够，信息化建设存在滞后性，档案信息化建设缓慢。

2.数据形式多样

档案数据来源广泛、形式多样、数据量巨大，给档案管理信息化建设造成巨大困难。目前，数字档案服务系统的信息化建设各自为政、互不往来，形成了数据结构的多样化。在档案信息化建设中，不同地区不同阶段的发展情况不同，档案记录数据缺乏统一格式，系统纵横分割开放性不足，信息化建设困难重重。

3.缺少专业人才

实现档案管理的信息化建设，离不开具有专业档案管理知识且熟练掌握计算机操作的人才[2]。但大多数企业普遍缺少专业的档案管理人才，部分领导甚至认为档案管理者经过简单培训就能上岗，这导致档案管理人员专业素质偏低，严重制约了档案管理的信息化建设。

4.档案的存储设备问题

档案管理信息化建设需推行无纸化办公，这需要提前将档案信息录入电脑，届时搜索关键词就能快速找到所需要的信息。但由于存储系统不匹配，经常出现查不到信息的状态。此外，电子档案的管理依赖于计算机，若数据没有及时备份，一旦出现网络瘫痪或电脑故障，文件极易丢失。

四、推进档案信息化建设的措施与对策

1.提升管理人员专业水平

档案管理信息化建设需要高素质人才的支撑，因此，相关部门应当把培养高素质档案人才队伍放在首位。应采取有效的培训方式不断提高档案工作人员的业务能力。此外，为有效发挥档案管理人员的积极性，还可以设置奖惩制度，明确岗位职责，确保档案管理信息化建设工作的顺利开展。

2.建立健全档案管理制度

相关部门应对立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度以及档案利用制度等做出明确规定。此外，在档案管理工作中必须做到连续备份、定期检查，保证数字档案信息的有效性，为档案信息化建设打好基础。

五、结语

档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势。针对当前档案信息化建设中存在的一些问题，相关部门应加强档案管理人员的素质教育，建立健全相关的档案管理制度。只有这样，才能为我国的档案管理事业发展奠定良好的基础。※