高职档案管理工作规范化的新策略探究

摘要：高职院校除却日常教育教学工作之外，档案管理业是最常规、最基础的工作内容。随着信息技术的快速发展，使得高职档案管理工作的规范化诉求变得更加迫切。鉴于此，笔者就高职院校档案管理工作规范化的必要性进行说明，并系统地阐述了高职院校如何开展规范化的档案管理工作。

关键词：高职；档案管理；规范化；新策略

前言：随着社会竞争日趋激烈，对人才的需求也呈白热化趋势发展，档案管理工作也由此迅猛改进，经历着严峻的社会考验。高职档案管理工作是高职院校发展的核心内容，加强高职院校档案管理工作的改革与规范化管理实践，可同步提升教育水准，推动高职院校管理工作的建设进程。

一、高职档案管理工作规范化的必要性

（一）保证档案资料的完整

高职档案资料涉及到学生信息、科研信息以及人事管理信息等重要内容，传统的档案存档与管理是以纸质为媒介，占用大量的时间与空间，并且容易出现丢失、遗漏以及缺损等情况。现阶段，档案管理工作的规范化是采用信息化、数字化等手段完成信息的输入与保存，这是档案管理工作的趋势，也是管理体系的集中体系。

（二）更好地适应社会发展

高职教育为社会发展输出很多专业型、技术型人才，国家也愈发重视高职院校的建设，不断加大扶持力度，丰富高职教育资源，扩大教育规模，这就对档案管理工作提出了高要求。换言之，档案管理工作的规范化为高职院校的可持续发展提供信息资源的支持，使高职教育能够适应社会发展，并为其输送更多有用的人才。

二、高职档案管理工作规范化的新途径

（一）提升高职院校档案管理意识

长期以来，高职院校对档案管理实务认知片面、模糊，甚至认为档案管理职能可有可无，故此在项目资金、办公区域、人力资源等方面，并未给予充裕的资金支持，使得档案管理工作发展前景未明。甚至某些科研机构人员不愿意配合档案管理机构，并未在第一时间内将最新科研成果予以归档处理，使得诸多关键性信息过分积压并导致丢失。在此背景下高职院校的师生对档案管理也进入思想误区，甚至不知道院校的档案室在哪里。面对上述状况，高职院校的领导人员及档案管理机构，需加大档案资料重要性的宣传工作，改善广大师生的档案应用意识。可借助校园广播、学校网站和校报等平台开展宣传工作，引导广大师生了解档案知识。另外，档案室可定期开展不同形式的讲座活动，鼓励师生踊跃参与其中，学会查询和应用所需档案，从而最大限度地发挥高职院校中档案的价值。

（二）提高高职档案管理人才素质

高职院校档案管理工作相要得到改革发展，必须依靠高素质、分工明确的人才队伍。为满足知识经济时代对档案管理工作提出的要求，高职院校有必要针对内部档案管理人才进行一定程度的开发与培训。第一，高职院校领导人员可利用继续教育克制档案人员的知识老化问题。随着计算机技术的快速发展，高职院校中的档案管理人员逐步出现专业性不强、知识面狭窄等问题，经过继续教育和指导，优化档案管理人员的知识结构体系，掌握先进的档案管理理念与相应的操作技能，如此方能做好适应社会发展的档案管理工作。第二，积极开展多元化的培训实践项目。高职院校领导可邀请专业的学者定期来校开展讲座，进行指导，以提升档案工作人员的专业技能和職业道德修养；组织档案工作人员参与学术交流活动，改善个体的业务能力；选择优质的档案工作人才进行专业学习，革新老化知识，实施传穿带效用；高职院校可将继续教育和职称、绩效等进行挂钩处理，激活高职院校档案档案管理人员参与培训的积极性。

（三）加快档案信息共享应用进程

高职院校的档案信息本身就具有丰富的应用价值，在确保开发和应用妥当的前提下，可以最大限度彰显档案工作的管理效率，高职院校的师生是高职档案管理工作的主要服务对象，为凸显现代化高职院校档案资源开发与应用的针对性，相关人员需根据用户需求进行科学调研，加强科研、教务与其他机构之间的交流，从而确认相关档案资源的开发与应用主题。在此过程中需要注意的是，档案资源开发的前期，档案管理机构需充分发挥与应用网络技术的支持效用，对各类信息进行收集整合，完善既有的档案信息资源库，为后期的档案资源系统化开发奠定基础。在信息化社会中，高职院校教师的档案信息资源空间将会持续扩张，单一的档案信息资源库已不能满足用户的实际需求，高职院校需强化不同高职、不同科研院系之间的联系，并联合其他高职院校进行全新的档案资源产品设计。如此这般不仅能有效弥补档案管理机构人手不够问题，还能推动档案信息实现共享目标的开发进程。另外，高职院校档案管理机构可借鉴校内外科研、经济机构开展跨系统的横向联合模式，建立双向合作进行档案信息的编研开发，确保最终推广的产品具有极强的针对性和时效性。

结语：综上所述，高职档案管理工作实效规划化，可推动高职院校的可持续发展，也符合社会发展的趋势。为进一步强化档案管理工作的时效性，高职院校必须通过意识、素质以及信息化等措施提升档案管理工作的规范化，使其更好地服务于高职院校的其他部门。

参考文献：

[1]张玮什.论新时期高职档案管理工作规范化的新途径[J].广东蚕业，2017，51（10）：56

[3]熊英.促进高职档案管理工作创新途径研究[J].改革与开放，2016（24）：126-127

[4]陈军.探究新时期高职档案管理工作规范化的新途径[J].教育观察，2017，6（20）：44-45

作者简介：涂晓英（1972—）女，四川射洪人。毕业于四川师范大学，本科，副研究馆员。