法律视角下的企业规范档案鉴定销毁工作浅析

文| 宋冬梅

随着时间的推移,各企业规模不断发展壮大,企业经营活动产生的文件数量不断增多,归档的文件材料也在不断增长。保管档案需要很多方面的费用支出，如库房费用、处理费用、保护费用等等。由此引发了档案数量的无限增长和有限保存能力之间的矛盾。为防范档案管理风险，现结合国家相关法律法规，就档案鉴定销毁工作提出以下法律建议。

关于企业档案管理相关法律规定

1.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》规定了企业文件材料归档范围、企业档案管理的期限和移交，并明确的要求，企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县级国家档案馆移交。

2.与档案管理相关的诉讼时效法律规定。《民法总则》第188条规定，向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。法律另有规定的，依照其规定。《环境保护法》第66条规定，提起环境损害赔偿诉讼的时效期间为三年，从当事人知道或者应当知道其受到损害时起计算。《合同法》第129条规定，因国际货物买卖合同和技术进出口合同争议提起诉讼或者申请仲裁的期限为四年，自当事人知道或者应当知道其权利受到侵害之日起计算。因其他合同争议提起诉讼或者申请仲裁的期限，依照有关法律的规定。《劳动争议调解仲裁法》第27条规定，劳动争议申请仲裁的时效期间为一年。仲裁时效期间从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算。劳动关系存续期间因拖欠劳动报酬发生争议的，劳动者申请仲裁不受本条第一款规定的仲裁时效期间的限制；但是，劳动关系终止的，应当自劳动关系终止之日起一年内提出。《产品质量法》第45条规定，因产品存在缺陷造成损害要求赔偿的诉讼时效期间为二年，自当事人知道或者应当知道其权益受到损害时起计算。因产品存在缺陷造成损害要求赔偿的请求权，在造成损害的缺陷产品交付最初消费者满十年丧失；但是，尚未超过明示的安全使用期的除外。《专利法》第42条规定，发明专利权的期限为二十年，实用新型专利权和外观设计专利权的期限为十年，均自申请日起计算。《商标法》第39条规定，注册商标的有效期为十年，自核准注册之日起计算。《 著作权法》第10条规定，著作权权利的保护期为五十年，截止于作品首次发表后第五十年的12月31日，但作品自创作完成后五十年内未发表的，本法不再保护。

各企业目前档案鉴定销毁管理工作存在的问题

1．档案鉴定销毁工作长期未有效开展，给馆藏带来难以摆脱的压力。各企业档案管理部门在接收档案时过于重数量轻质量，导致档案数量累积增长。对于档案价值间差别较大的历史档案，一律进行永久保存的，整理的深度、编目的级次、保护的重点等并未有意识地与档案的价值相关联，其结果是分不出整理的轻重缓急，人、才、物的投入较盲目，严重阻碍了档案的有效管理。

2．档案管理工作责任性强，存在鉴而不销现象。《档案法》第15条对“禁止擅自销毁档案”作出了明确规定，并在第24条将这种行为明确列为应当追究法律责任的行为；《会计档案管理办法》第10条对保管期满的会计档案应当经过一定的鉴定和审批程序后予以销毁也作出了规定。但以上两个法规性文件却均对不开展鉴定工作和该销毁的档案不及时销毁应承担什么责任等无规定，导致当前各企业各级档案部门普遍存在的“保存保险，鉴定不保险，销毁真危险”的思想。

3.忽视保管产出关系。随着档案数量的急剧增长，档案数量的无限增长与有限的保存能力之间的矛盾日益突出。尽管解决这个矛盾可以通过扩大库房面积、增加档案管理人员等方式解决。但如果可以通过对到期档案的鉴定销毁，压缩档案存量来解决，则可减少上述费用开支。

进一步加强档案鉴定销毁工作的建议

1.对档案鉴定销毁工作制度化、程序化。各企业档案部门每年定期根据馆藏各种档案的到期情况，确定需要鉴定的范围，逐卷、逐件进行清点造册，分批、分期进行鉴定。对需要延长保管期限的案卷，在有关目录及案卷备考表中予以注明，继续保存；对应当销毁的档案，编制“销毁清册”一式两份，按程序予以销毁。

2.成立档案鉴定机构，层层把关。各企业成立档案鉴定领导小组，小组成员由主管档案工作的领导、有关职能部门负责人及档案机构或专职人员组成。领导小组负责本单位档案鉴定及销毁的最终审定，具体工作由档案部门（或专职档案人员）和与档案内容有关的职能部门共同承担。

3. 制定切实可行的归档范围及保管期限。根据机构变化和职能的调整，每年对归档的范围和保管期限进行修订。对利用价值不高的档案，采用灵活的方法，降低部分档案的保管期限。例如各业务系统的年报，由过去的永久保管降为长期保存。

4.对不同类型的档案，采用不同的鉴定、处置方法。各企业结合本单位实际，区分文书档案、会计档案、基建档案、设备档案等，并根据不同档案类型，确定不同鉴定销毁工作程序和处置方法。

5.把好档案销毁关，巩固鉴定工作的成果。通过鉴定不应继续保存的档案，应及时进行销毁，使鉴定工作善始善终，不留后遗症。档案销毁要建立清册，健全审查批准制度，避免重复鉴定，巩固鉴定工作成果。