基于“五位一体”的评标专家抽取通知智能化工具（1）

刘珮

摘要：长时间以来，抽取通知评标专家普遍采用人工打电话、发短信的方式，耗费大量人力和时间，且存在信息泄露风险。以实际业务出发，全面梳理优化“五位一体”协同机制六大管理要素，实现“责权利”自动匹配，加强业务末端融合。依托“人工智能”等先进业态趋势，结合专家抽取通知工作特点，开发了评标专家抽取通知的智能化工具，实现评标专家全自动多轮通知、回复信息自动读取、出席名單自动加密，解决原有方式抽取通知耗时长、人工统计易出错、信息泄露风险大的问题，将以往三天工作量压缩到一天，具有高效、保密、多功能的特征。

关键词：五位一体;评标专家;抽取;通知;智能化工具

一、应用“五位一体”前管理现状及存在问题

以往，评标专家抽取和通知普遍采用人工操作方式，专家抽取人员通过打电话或者手机短信的方式联系专家本人，或者专家所在地市公司，再由地市公司逐个通知，直至产生符合各专业和级别需求人数的专家出席名单为止，再线下对专家出席情况进行比对统计。这种方式只能单线程操作，无法同时开展打电话、接电话、发短信、统计短信、比对出席情况等多项任务，从而导致抽取通知耗时较长。评标专家多为工作中的业务骨干，通知其参加评标时，经常遇到因工作原因无法参加，或正在参加其他批次封闭评标无法回复的情况，需抽取多轮。

一方面，对于专家需求量在50人以上的招标批次，通知次数和轮数多、信息统计工作量大、电话沟通多，为按时完成专家抽取通知工作，需从开标前第三天即开始抽取通知。另一方面，遇到专家需求量在100人以上的大批次或多个批次时间重合的情况，甚至无法满足在开标前三天内抽取专家的要求。且存在备选专家通知不随机、出席名单易泄露、专家被围猎风险高等问题。

二、主要做法

以实际业务出发，充分发挥“五位一体”协同机制的科学性、高效性，全面梳理评标专家抽取通知业务的职责、流程、制度、标准、考核、风险防控六大管理要素，实现“责权利”自动匹配，加强业务末端融合。依托“人工智能”等先进业态趋势，考虑到手机终端应用的普遍性和短信使用的广泛性，将开发方向确定为基于手机通讯技术和服务器数据处理的短信通知平台，采用“短信系统后台处理、人工前台决策、数据后台运算、人机前台交互”的模式，优化原有的评标专家抽取通知工作流程。

（一）明确开发目标

本工具旨在实现如下目标：

1.在按抽取方案从专家库中抽取出的评标专家通知名单中，首先通知正选专家，正选专家回复不参加的，随机从该专业备选专家中通知，依次多轮通知至抽取完毕;

2.依据专家回复的参加并提前住宿、参加不提前住宿、不参加等情况，自动发送相应通知短信，并自动进行统计和启动后续通知功能;

3.自动抽取完毕后，形成出席名单并根据专家抽取方案中的分组、专业、专家级别等要求，自动按专家抽取方案对专家进行分组;

4.实现抽取通知时间的配置，在工作时间内发送评标专家通知短信，避免评标专家休息时间收不到信息等情况;

5.保证招标批次的完整性，即批次结束之后不能再进行该批次的专家通知，若遇到通知完毕后参加的专家数量不足，或评标专家回复参加后，又临时来不了的情况，通过补充抽取的方式来补充专家;

6.评标专家抽取通知过程中，只能人工对通知过程进行暂停，不能查看出席专家名单等信息;

7.自动形成统计报表，并锁定至该批次开标前一小时，在此之前不开放导出权限。

（二）制定架构方案

该工具框架采用传统的三层架构，实现评标专家全自动多轮通知、回复信息自动读取、出席名单自动加密的功能。运用内外网交互技术，网络结构分为内网和外网两部分。内网部分由两台服务器组成，一台是应用服务器，一台是数据库服务器。外网部分由一台服务器组成，主要部署短信应用，用于发送和接受短信。

整个应用服务由两部分组成，前端web平台服务和后台服务。前端web平台服务主要包括专家智能抽取应用服务和其他应用服务。专家智能抽取服务包含招标批次管理、招标信息管理、短信模版管理、敏感字管理、短信查询分析和统计分析。其他应用服务主要包含临时短信发送和短信通知设置。后台服务主要由招标批次短信发送服务、招标批次短信抽取处理服务和其他短信服务组成。

前端采用B/S架构，后端采用定时器，每30秒读一次数据库，短信收发应用短信通道运营商的通道进行短信发送和接受。

该工具运行在内网，短信通过运营商提供的通道发送，操作人员都是在内网进行人员抽取和短信编辑，短信服务器定时器自动扫描发送表和短信接受表。

（三）完善功能模块

工具实现了专家智能抽取应用服务、短信自动发送接收服务及其他应用服务，包括批次管理、招标信息管理、敏感字管理、短信查询、统计分析等功能模块，增加多个辅助功能：

1.临时抽取功能，对临时无法出席专家，由系统进行补抽;

2.报表统计功能，自动生成专家出席名单、提前住宿专家人数、会议通知、签到表等;

3.日常通知功能，可发送招标批次信息、供应商温馨提示、部门会议通知等。

三、具体案例分析

以抽取50名专家、三轮完成通知为例，人工电话或短信方式只能单线程操作，无法同时开展打电话、接电话、发短信、统计短信、比对出席情况等多项任务，从而导致抽取耗时较长，整个流程共需970分钟。

在自动抽取通知工具投入使用后，同样抽取50名专家，480分钟内即可完成，专家通知周期长问题得到了彻底解决：

1.评标专家出席名单生成后，由系统锁定至开标时间，自动解密前不开放任何查询权限，切断可能造成信息外泄的相关途径，严防外部因素对专家公正履责的干扰，减少专家被围猎风险;

2.实现评标专家全自动多轮通知、回复信息自动读取、出席名单自动加密等功能，期间杜绝任何人工介入环节，提升工作效率;

3.提高评标专家抽取通知工作效率，缩短并延后评标专家抽取时间，将以往的提前三个工作日抽取通知，压缩到提前一个工作日完成抽取通知，减少评标专家确定出席至封闭评标前的时间。

四、总结

本工具实现了：

一是提高工作效率，缩短并延后评标专家抽取时间，解决专家需求量大时抽不完的问题，将抽取通知时间压缩到一个工作日完成;

二是保障公平公正，系统全随机抽取、名单自动加密，切断可能造成信息外泄的相关途径，严防外部因素对专家公正履责的干扰，减少因评标信息泄露导致的各类风险。

参考文献

[1]韦娜 高霞 李朝阳.试论基于“五位一体”模式下的电力企业现金流预算管理[J].纳税，2017（9）：35-35.

[2]孙涛.加强评标专家管理，提高评标质量[D].南京：南京市建设工程交易中心，2013：206-206

[3]李聪霞.浅谈对招投标评标专家的管理[J].青春岁月，2011（9）：173-173

（作者单位：国网重庆市电力公司物资分公司）