加强乡政府计生办档案管理规范化的方法分析

贾文山

摘 要：加强乡政府计生办档案管理规范化具有重要意义，能规范档案使用各项工作，满足人们使用档案资料需要，提高档案管理实效性。但目前档案管理存在不足，制约管理实效性提升，需要采取完善措施：建立健全的管理制度，明确管理人员职责，构建规范化管理流程，提高管理人员综合素质，并注重现代信息技术应用，增加相应的资金投入。

关键词：乡政府；计生办；档案管理；规范化；制度；人员；资金

引言

档案资料能为乡政府计生办各项工作开展提供参考和数据支撑，因而日常工作中，有必要创新管理方式方法，构建档案管理规范化流程，促进档案管理水平提升。但调查显示，目前档案管理存在不足，未能建立健全的制度，也没有实现档案管理规范化。最终制约人们对档案数据资料的获取，也难以提升档案管理实效性，有必要采取改进措施。

1 加强乡政府计生办档案管理规范化的意义

采取有效措施，实现档案管理规范化，这是乡政府计生办的一项重要工作，也是档案管理必须重视的内容，其重要作用表现在以下方面。

1.1 规范档案使用各项工作

乡政府计生办日常工作中，在制定决策和方案时，都离不开档案资料的支持。而通过健全完善制度措施，实现档案管理规范化，不仅有利于加强档案资料的防火与防盗工作，保障档案资料完整可靠。同时还能避免档案资料丢失，为人们获取档案数据资料提供参考，有利于规范档案使用各项工作。

1.2 满足人们使用档案资料需要

如果档案管理不到位，未能实现管理规范化，不仅加大档案资料获取难度，还可能导致资料丢失，难以满足档案资料使用需要。而建立健全的制度措施，实现档案管理规范化，能有效满足人们获取档案信息资料需要，也为开展管理决策提供参考和依据。

1.3 提高档案管理的实效性

作为档案管理人员，应该结合乡政府计生办日常工作，建立完善的档案管理制度，明确各部门和管理人员职责，实现档案管理规范化。进而有效约束和规范档案管理流程，确保各项制度有章可循。这样既能有效规范和引导档案管理人员日常活动，还有利于提升乡政府计生办档案管理实效性，确保档案管理工作的服务质量。

2 当前乡政府计生办档案管理规范化的不足

尽管乡政府计生办档案管理规范化具有重要作用，但目前部分档案管理人员综合素质偏低，现有制度没有严格落实，难以实现管理工作规范化，也制约档案管理水平提高，存在的问题表现在以下几点。

2.1 管理制度不健全

乡政府计生办往往将工作放在其他方面，对档案管理的重视程度不够。也没有结合本单位实际情况，建立健全完善的管理制度，难以有效约束和规范档案管理各项活动。

2.2 管理人员职责没有明确

为推动档案管理规范化，有效约束乡政府计生办档案管理人员日常行动，建立严格的责任制，明确管理人员职责是十分必要的。但部分管理人员不重视该项工作，没有建立责任制，或者工作人员责任心不强，未能认真履行自身职责，制约工作实效性提升。

2.3 管理流程不规范

实现档案管理规范化，构建完善的管理流程是必要的。但调查显示，一些部门不注重档案管理日常工作，管理制度不健全，管理流程不规范，难以提升乡政府计生办档案管理实效性。

2.4 管理人员素质有待提升

例如，忽視优秀档案管理人才引进，现有管理人员综合素质偏低，年龄较大，计算机和扫描技术使用技能不强，制约档案管理规范化进行。此外，乡政府通常忽视构建完善的管理培训机制，未能对档案管理人员开展管理培训，制约他们综合技能提升。

2.5 信息技术应用不充分

例如，部分工作人员局限于采用人工方式开展档案资料收集、整理与编号，忽视对档案资料进行数字化处理。计算机和扫描技术应用不到位，未能构建完善的档案管理数据库，也难以实现档案管理的信息化，不利于提高管理工作水平。

2.6 资金投入有待增加

优秀管理人员引进，先进仪器设备购置，计算机和互联网的应用等，都离不开资金支持。然而调查显示，乡政府在这方面的资金投入不足，资金预算和投入较少，难以有效满足仪器设备购置等各项工作需要，最终制约档案管理规范化进行。

3 加强乡政府计生办档案管理规范化的方法

为弥补档案管理的不足，实现乡政府计生办档案管理规范化，结合具体工作需要，可以采取以下改进方法。

3.1 建立健全的管理制度

根据自身实际情况，结合乡政府计生办档案管理需要，建立完善的管理制度，推动各项工作制度化与规范化。要明确档案管理的目标和流程，有效约束和规范档案管理人员日常活动，促进工作实效性提升。

3.2 明确管理人员职责

乡政府计生办档案管理工作中，应该合理安排管理人员日常活动，明确他们具体职责，建立并严格落实档案管理责任制。从而让每位工作人员明确自身职责，遵循管理规章制度和相关规范要求开展档案管理活动，最终有效提升档案管理工作水平。

3.3 构建规范化管理流程

要构建规范化档案管理流程，合理安排管理人员日常工作，让他们按要求开展档案管理。建立完善的管理制度，明确乡政府计生办档案管理目标和流程，确保各项工作有章可循，最终实现提升管理实效性的目的。此外还要结合新形势和新需要，不断优化档案管理制度与相关措施，健全完善管理规章制度，明确档案管理人员具体职责，为档案资料使用者提供优质和满意的服务。

3.4 提高管理人员综合素质

要注重优秀管理人才引进，充实乡政府档案管理工作队伍，确保他们胜任档案管理各项工作需要。构建完善的管理培训机制，为他们创造学习和培训条件，不断丰富他们的理论知识和实践经验，提高档案资料收集和整理水平。构建完善的数据库，方便资料保存和查阅，促进档案管理实效性提升。

3.5 注重现代信息技术应用

乡政府计生办档案管理工作中，应该顺应大数据和“互联网+”时代的要求，注重计算机和信息技术应用，使其为档案管理提供更为优质的服务。要推进档案管理数字化进程，重视扫描技术应用，做好电子档案备份工作，加强安全管理，防止资料丢失。构建完善的数据库，详细录入档案数据资料，满足人们查阅和使用需要，促进服务质量提升。

3.6 增加相应的资金投入

乡政府应该提高对档案管理的思想重视程度，增加相应的资金投入，使其有效满足档案管理工作需要。例如，要制定健全的资金预算计划，对资金使用科学合理安排。然后按要求购置先进仪器设备，引进优秀档案管理人员，并注重设备管理维护，建立完善的数据库，构建规范化档案管理流程，促进档案管理水平提高。

4.结束语

乡政府计生办档案管理活动中，采取相应措施，推动档案管理规范化，不仅能有效约束和规范档案管理流程，还有利于满足人们使用档案资料的需要，促进档案管理质量提升。因此，应该明确存在的不足，构建规范化管理流程，提高管理人员素质，最终实现档案管理的规范化，有效满足人们使用档案资料需要，也为乡政府计生办各项工作开展提供参考和借鉴。

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