关于企业电子信息化档案管理的分析

孙江涛?徐建军

摘 要：电子信息技术的迅速发展以及大数据的广泛使用，给各行各业都产生了深远的影响，企业的档案管理工作向着电子信息化的方向发展也成为了必然趋势。但是，新技术新手段的应用在发展过程中不可避免的存在一些问题。本文就企业电子信息化档案管理所存在的问题入手，从观念更新、基础设施建设、技术与制度保障、人员培训、安全管理等方面研究分析了企业电子信息化档案管理的实现对策。

关键词：企业 电子信息化 档案管理 问题 对策

档案管理在企业的各项工作中具有举足轻重的地位，其真实性、原始性和实时性的特点有利于为其他工作的顺利开展奠定基础。当前，随着电子信息技术发展的日益成熟，档案管理也逐渐呈现出了电子化、信息化的发展趋势。借助电子手段，不仅能够提高档案管理的工作效率，而且也是符合时代和社会发展的客观要求。为了进一步加快档案管理工作的电子信息化进程，必须要克服发展过程中遇到的问题，使电子信息技术更好的为档案管理工作服务。

一、企业电子信息化檔案管理的概述

企业电子信息化档案管理包括两个方面：一是应用电子信息技术对企业管辖档案进行信息数据系统的集成、分类，以便于数据查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高企业的管理效率；二是用大数据来处理数字档案，在“无纸化”管理的同时，通过大数据来深度挖掘档案关联信息，从而更大限度实现数字档案管理价值。

二、企业电子信息化档案管理的问题

（一）认识不足、观念落后的问题

档案管理员对于传统档案管理的模式早已习惯，短时间内很难适应电子文件的一系列操作流程。例如，依赖于电脑形成的文件最终还是会把纸质文件进行存档，并且认为不能将电子文件直接归档，更不愿将电子文件保存载体直接归档等。

（二）基础设施配备资金消耗大的问题

企业档案管理实现电子信息化必须要进行整体的规划，基础设施的配备包括整个硬件平台和网络基础设置，相关设备包括计算机、刻录机、打印机、复印机、扫描仪、缩微设备、数码相机等，同时还要进行信息的安全防护，资金消耗大。再加上设备的更新换代与维修、升级等，投入大问题制约着档案管理电子信息化的发展。

（三）转化过程工作量大的问题

企业档案管理由纸质化向电子化转变的过程中，面临着工作量巨大的问题，而且需要高度的细致与耐心。在这个过程中，具体涉及到以下几个方面的工作：对纸质档案进行数字化转换、建立数字档案的便捷检索以及查询平台、完善数字档案信息系统的安全保卫、及时进行数字档案系统的升级换代；纸质档案与电子文档双存等工作。

（四）专业性人才缺失的问题

企业电子信息化档案管理需要有能够熟练操作电脑系统的工作人员，同时也需要工作人员有获取判断运用信息的能力和精通的档案业务知识。档案管理部门的工资待遇与对工作人员的技能要求不相匹配，难以吸引与留住专业人才，已有人员技能与业务水平提升慢等问题十分突出。

（五）电子档案的安全性问题。

档案最重要的便是真实性，然而在纸质档案转化为电子档案的过程中很容易导致档案相关内容与信息的失真。同时，电子档案在操作过程中也较容易进行篡改，最终造成信息的缺损、丢失。

三、企业电子信息化档案管理的建设对策

（一）更新对电子信息化档案管理的认识

从加大宣传力度出发，更新档案管理人员对于电子文档的认识，强化其主动理由电子信息管理档案的意识，调动积极性，在不断摸索中总结经验。企业应加大对电子信息化档案管理的资金投入，不断推动档案管理电子技术和信息技术的发展。同时，档案管理部门要积极运用现代化手段提供服务，循序渐进地推进档案管理数字化工作，提高服务的效率。

（二）加大对基础设施配备的资金投入

企业档案管理部门应重视对电子信息化档案管理基础设施配备的投入，配置性能较强的软件、硬件设施以及高性能的网络安全防护，如数据加密技术、防火墙技术等，确保电子信息化档案管理的正常运行。同时，要完善办公自动化系统，配备开放式的电脑查询系统，便于使用者快速、准确的进行信息检索。还需要建立相关用户的信息库，对用户的需求进行及时分析，针对需求整理出系统性的档案信息，提高档案利用率。

（三）完善制度建设和技术保障

电子信息化档案管理的技术实现还需要相关的法律制度作保障。近年来，我国出台了一系列的电子答案管理制度，为规范电子文档管理打下了一定的基础。企业应结合本单位的实际情况，抓紧时间研制一套适合自己的信息安全技术方面的管理办法，让电子信息化档案管理有章可循，有法可依。

（四）重视对专业性人才的吸收与培养

专业人员配备充足是实现电子信息化档案管理的重要因素。企业电子档案管理人员要运用存储、传输、检索等技术对电子档案进行管理运用，同时也要理顺握档案管理的管理原则和管理环节，从而完成对电子文件的收集、整理、鉴定和归档。因此，加快对电子信息化档案管理专业性人才的培养势在必行。企业应采取各种措施，不仅要对在岗人员进行再教育，而且要重视引进相关方面的专业人才，以适应档案管理工作的需要。

（五）强化对于电子档案的安全管理

对于电子档案的安全管理涉及到以下两个方面：一是要制定严格的档案信息化安全保密制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；二是鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，采用“双轨制”归档法，以确保电子档案数据的安全。

四、结论

档案是人们获取知识与信息的重要途径，对于企业各项工作的顺利开展有着举足轻重的作用。当前，电子信息技术深入发展，人们更加依赖于数字档案的便捷性和高效性，这对档案管理工作提出了更高的要求。总体来看，大部分企业档案管理的电子信息化程度不高，这就需要各单位依据自身的实际情况，按照档案管理的相关制度标准，从管理思想、管理方法、管理手段等方面不断改进，档案管理人员不断学习，从而更好地促进电子信息化档案管理工作的发展进程，在信息化时代背景下更好地为人民群众服务。

参考文献

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