试论事业单位干部人事档案信息化管理

【摘要】随着科技的不断进步，档案信息管理化愈加明显，如何提高档案信息化管理是当今人事档案管理部门工作人员的重要任务，本文从信息化管理在事业单位档案管理中的优势出发，提出如何实现档案信息化管理的对策。

【关键词】事业单位；干部人事档案；信息化管理

随着科技的不断发展，网络信息化的普及，事业单位的人事档案管理工作也需要改革实现信息化管理才能跟上社会发展的步伐。信息化管理能提高档案管理工作的效率，为档案资料的存储提供了相对稳定的环境。因此，档案管理工作人员需要在工作中充分利用现代科技来促进档案管理工作快速实现信息化管理。

一、事业单位人事档案信息化管理的优势

（一）能有效地提高工作效率

传统的人事档案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠档案管理人员手工操作。查找资料的时候需要耗费大量的时间和人力，工作效率较低。如果在工作中使用信息化管理，就可以防止这些现象的发生，信息化管理具有独特的优势。可以实现档案管理结构的优化，档案管理工作人员在进行人事档案录入的时候，需要对大量的档案进行信息分类、筛选、加工建立标准的档案信息管理方式，把档案信息科学合理的分类进行管理。需要使用档案的时候可以利用电脑技术进行索引，就能方便快捷地获取档案信息，提高工作效率。

（二）信息化管理能使档案保存实现稳定性

电子档案和传统的纸质档案相比寿命较长。传统的纸质载体在保存过程中容易受各种因素的制约出现档案损坏、丢失等现象。例如，纸张在高温或者低温下就容易损坏，但是电子信息就不会受这些因素干扰。电子档案可以根据不同的需求选择不同的存储方式，而且阅读方便快捷，保存时间长，稳定性是档案信息化管理的优点。

（三）信息化管理可以实现信息交流和资源共享

传统的靠手工来记录档案信息再进行保存的模式，技术较为落后，大量有用信息和资源被埋没，但是利用计算机进行管理以后，根据档案信息保密性质的要求，可以建立档案信息网络服务平台，使档案管理工作实现高效管理和资源共享的效果。

二、事业单位干部人事档案信息管理的内容

（一）推广现代化管理方法

利用计算机来管理人事档案，可以实现资源共享。人们利用计算机建立一些完善的档案数据库，实现动态化的信息管理。例如利用計算机和一些现代管理设备，把人事档案资料整理以后输入计算机，再利用一些软件技术把文字、图片、音像等资料转换格式，变成数据资料，使纸质和数据格式同时并存，需要资料的时候可以通过电脑屏幕来查询相关内容。

（二）推广开放式管理方法

在档案信息化管理模式中首先可以建立干部业绩档案，以便于及时地将干部的日常工作情况、业绩和重要工作中的实际表现和完成工作的一些情况记录档案中，为干部的提拔和调动提供一些重要的依据。其次，可以建立干部综合能力档案，例如干部的文化程度、专业素养、资格考试等都能反映干部的真实才能，进而有计划地对干部人员进行培养和提拔。

三、事业单位人事档案信息化管理的建议

（一）提高人事档案管理工作人员的安全保密意识

现代科技的信息化管理方式给人事档案管理工作提供了极大的便利，但是也让人事档案管理工作中存在一些不安全因素。例如部分人事的档案信息在利用过程中出现数据丢失或者资料泄露等情况。所以人事档案管理工作人员一定要认识到安全保密的重要性，采取一些相对有效的安全管理方法，避免档案信息出现丢失和泄露的情况。同时，人事档案管理工作人员自身需要不断地学习专业知识，在进行资料管理的时候需要对信息进行重点和次要点的筛选，利用好现代科技的加密功能，保证档案资料的安全。另外，管理工作人员需要做好档案数据备份工作。人事档案管理部门要对整个事业单位使用档案的权限进行明确划分，不能出现越权使用档案的情况，工作人员需要严格按照档案工作的保密要求来进行工作，保证人事档案信息的安全。

（二）增强档案管理规范化程度

首先，事业单位要根据《档案法》的规定来建立健全管理制度，档案的使用和查阅过程要按照一定的标准来进行。其次，要加大档案管理各项设施的投入力度，从硬件方面来保证档案的存储安全。档案管理部门需要安排专门的工作人员来进行管理，档案库房、阅档室和办公室要分开，室内的设备要齐全，例如空调、灭火器材、防盗等一些安全设备。最后，建立严格的保密制度，具体工作要落实到位，保证档案的安全。

（三）加强档案管理的法律法规建设

档案管理工作要想有序进行，就要制定相关的法律法规来进行监督和保护。档案管理工作是一项特殊性工作，档案管理部门和形成档案的各个部门或个人之间存在着复杂的关系和一些法律问题。因此，必要的法律法规是保证档案管理工作顺利进行的依据。档案管理部门要提高自己的档案意识，对档案工作要熟悉，同时要不断地组织档案管理人员学习《档案法》等一些档案管理的相关政策，把档案管理意识深入每个工作人员心中。

信息化的管理模式是人事档案管理工作适应现代化发展的需求，因此，事业单位档案管理工作人员需要在工作中不断地进行创新，尽快实现档案管理工作信息化，提高工作效率，保证工作质量。

参考文献

[1]焦蕾.事业单位开展专业技术人员人事档案信息化建设初探[J].环球市场信息导报，2017（09）.

[2]姜桂秋.分析事业单位人事档案管理的信息化建设[J].现代经济信息，2017（21）.

作者简介：冯彦东（1982—），男，汉族，陕西延安人，本科，中级馆员，研究方向：机关事业单位干部人事档案管理。