提高高校教学秘书管理水平的方法探讨

张琼

[摘 要] 教学秘书在高校中发挥着不可替代的重要作用，这是因为他们是高校运行中的基础保障，也是培养学生成才和高校稳健发展最基本的保证。基于此，首先分析了高校教学秘书的必备素质及要求，然后从高校和教学秘书自身两个方面提出了提高教学秘书教学管理水平的方法。

[关 键 词] 高校；教学秘书；教学管理；素质要求；提高方法

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）28-0146-02

高校在不断地完善着教学模式，这必然要求教学管理人员整体素质也要大大地提高，才能顺应这种教学模式的不断变化。在教学管理人员中，教学秘书是一支十分重要的队伍，教学秘书的工作内容和工作事项是最为基础和烦琐的，但是，他们在高校工作中承担着承上启下、上传下达的桥梁作用，是保障高校教学工作正常运转最基础的重要岗位。因此，这样一支非常重要的管理队伍，如何能提高他们的管理水平，顺应时代所赋予的高水平要求，对提升高校的整体教学水平和运作能力，有着非常重要的现实意义。

一、高校教学秘书的必备素质要求

（一）良好的心理素质

在高校，教学秘书工作是非常重要的岗位，承担着大量的事务性工作，工作内容颇为复杂和烦琐；工作质量也要求精细且严重。随着近年来教育改革的进一步深化，高校面临着考察、评估等工作，教学秘书的工作内容也就随之增加，尤显繁忙，但仍不敢懈怠。这也意味着教学秘书承担着重大的使命与担当，稍有疏忽和不慎就有可能引起教学事故。在如此巨大的工作压力下，教学秘书在心理上容易产生压抑和不安的紧张情绪，会影响到教学秘书的身心健康。面对这种情况，就需要教学秘书具有良好的心理素质和身体素质，才能在如此巨大的工作压力下，养成良好的自我调节能力，控制好自己的情绪，积极地进行自我暗示、自我命令和自我鼓励，寻找到调整心态的最好途径，才能以最饱满的精神状态投入工作中去。

（二）卓越的沟通能力

教学秘书在高校中是连接学校、教师和学生的桥梁，其枢纽作用是不可忽视的。所以，教学秘书必须要有良好的沟通和疏导能力，要有协调和处理好工作中可能遇到的突发事件的应变能力。教学秘书的工作，与一线教师和学生接触最为密切，但也存在交流不及时、信息不畅通的问题，彼此间便容易产生矛盾。因此，教学秘书在处理问题和矛盾的时候，要注重转换自己的立场和观念，多站在对方的位置上来思考和处理问题，就比较容易得以妥善解决问题。教师是教学工作的主体，教学秘书在与教师的沟通中要遵循尊重、民主、平等的原则，这样，才能得到教师的理解、配合与支持，才能充分发挥教师的主观积极性，对搞好和促进教学管理工作起着极大的协同作用。在和学生的相处过程中，教学秘书要注意理解学生，讲究和学生沟通的技巧，以关爱、平等的姿态和学生进行交流和疏导，特别是对已被学业警示的学生，应该给予更多的关注、关心和关爱，多与学生谈心和相处，了解学生的喜好和需求，帮助学困生制订学习计划，及时了解、掌握这些学生的思想动态，通过各种渠道解决他们学习和生活上的困难，让他们感受学校的温暖，增强他们对学习和生活的信心。

（三）丰富的信息处理能力

随着计算机的普及，在高校教学秘书的工作中，计算机成了主要的办公工具。这就要求教学秘书必须熟练地掌握获取和处理信息的能力，熟悉各类软件的安装、使用方法等。教学秘书更需要注重提升自身的计算机操作水平，注意发展自己的思维理念，跟上时代发展的步伐。在教学管理工作中，学会运用先进的信息理念，操作先进的系统工具，熟练地完善信息教学管理工作。

（四）精湛的专业知识水平

高校中的教学秘书因为兼具服务职能和专业职能的双重特征，为了保证教学管理工作的顺利开展，教学秘书需要根据学院的实际情况，准确地把握学院的学科内容、教学方式、课程设置等，以保证教学管理工作得到顺利开展[1]。随着各大高校对人才培养计划的完善，教学秘书的工作内容逐渐增多，教学秘书只有了解和熟悉本学院的学科内容、课程设置，才能把握人才培养的方向，更精准地执行教学管理工作。

二、提高教学秘书教学管理水平的方法

（一）高校方面

1.建设一支高素质、高效率的优秀教学秘書队伍

教育部门一直强调教学管理的重要性，要求教学管理队伍工作更加严谨。为了保障高校教学管理的高质量和高效率，高校必须重视教学团队的建设。首先，高校需要建立更加完善的教学秘书竞选机制，在高校内要建立一个合理的编制和人员的定位，根据院校的实际情况从纵向（按人数）或横向（按工作量）进行编制，以便于管理。其次，需要编制职位说明书，对岗位人数进行合理配置，明确教学秘书实际岗位职责，保证教学秘书人数的合理配备和规范落实。这样通过合理公平的竞争，选拔出综合素质强的人员担任教学秘书。在高校内，还需要进一步完善信息系统管理体系，保证教学秘书的工作不受到其他因素的影响，让教学秘书之间得到有效及时的沟通。最后，需要建立教学秘书的绩效考核机制，对教学秘书展开考核考查，对教学秘书的工作业绩展开细致分析，做到优胜劣汰，以保证教学秘书队伍整体的优质优量。

2.完善奖励机制

高校内的教学秘书团队要尽量保证稳定，这样才能推动教学工作的开展。由于教学管理工作内容复杂，教学秘书的工作压力比较大，教学秘书面临着待遇低、晋升难的问题，出现了教学秘书流动性大的情况[2]。对这样的情况，高校需要予以高度重视，完善必备的教学秘书奖励机制，采用公平合理的考核办法，对教学秘书进行科学的评价。例如：拓宽教学秘书的晋升渠道，提高教学秘书的福利待遇，提供教学秘书职称评定的平台。有了这样完善的奖励机制，才能提高教学秘书工作的积极性和责任感。只有设置物质激励以及精神鼓励机制，才能激发教学秘书积极工作的热情，帮助教学秘书开拓出职业发展的空间，保证教学秘书队伍的和谐稳定。

3.各部门的积极配合

在高校中，教学秘书不仅需要服务院系的领导、教师，还需要对学生进行院内外的管理工作，肩负着管理和服务等多方位职能，工作量大，任务繁重。在大多数高校中，教学秘书数量相对较少，所服务的对象却能够达到几百个或几千个，工作量十分庞大，内容也十分复杂。因此，高校各个部门需要对教学秘书多加理解，保证教学秘书的工作得以顺利开展。各院系领导、辅导员以及教师都需要认识到教学秘书工作的重要性，并且在工作中更多地加以支持和帮助，为教学秘书构建一个和谐、紧张而有序的工作环境。

（二）教学秘书方面

1.树立正确的思想政治观念

作为一名教学秘书，要热爱祖国，热爱人民，忠诚于党的事业，要具有坚定正确的政治方向，坚持党的四项基本原则，树立正确的科学的世界观、人生观和价值观。在处理事务和矛盾的时候，要为人正直，处事光明磊落，坚持自觉地学习马列主义和毛泽东思想，并指导自己的言行，在错综复杂的环境中，始终保持正确的前进方向，不为金钱、名誉、地位和权力所诱惑而迷失方向。所以，作为为人师表的教学秘书，坚定的政治方向、良好的思想品德是最基本的要求。

2.提高职业道德素质

在教学秘书的工作中，职业道德和操守是很重要的。教学秘书每天面对的烦琐工作和复杂事务，必须时刻明确自己的职责之所在，要敢于吃苦，勇挑重担，乐于奉献、脚踏实地努力工作。要从全局利益出发，热爱自己的事业，当好校领导的参谋，发挥好其助手的作用，甘当无名英雄。

3.提高工作效率

工作效率是非常重要的环节。这就需要教学秘书注意做好合理的时间规划，在最有效的时间内优质地完成工作内容和任务，以提高工作效率。因为教学秘书的工作内容原本就是那样的烦琐复杂，必须制定一个科学合理的工作计划，才能保证忙中不出错、忙中不出乱。首先，教学秘书需要具备良好的时间规划能力，从而在有限的工作时间里，发挥最大的价值。教学秘书需要在工作中，技术性地总结经验，预见工作的复杂程度，从而做好合理的应用安排。根据工作内容的重要程度和紧急程度制订工作计划，用自己积极的工作态度面对烦琐的工作。其次，教学秘书要做到按时完成工作计划中的内容，做到不拖延、不推迟。教学秘书需要注意提高自己的自我约束能力，不懈怠、不畏难，在有限的工作时间内进行有效的工作。这就需要自己合理地控制时间，并恰当地安排工作内容，以此来提高自己的工作效率。

4.加强自我学习的能力

教学秘书在上岗之前需要着重了解学校的文化底蕴和文化背景。在学校的岗前培训工作中注意积极学习岗位的工作内容。随着高校教学不断地改革深化，教学秘书的工作日趋复杂化、系统化，在到岗之后，教学秘书需要积极向学校优秀教学秘书学习工作经验，参加学校的各种培训，在工作的空闲时间，教学秘书要积极学习本院系的基础知识，提高自己的综合素养，为日后的工作打好坚实的基础。例如：教学秘书需要积极关注本院系所属行业的人才需求，从学生的实际情况出发，对学院的人才培养计划进行深入的了解和掌握。在实际工作中，教学秘书还需要学习心理学、教育学以及管理学等相关学科的专业知识，以应对工作中可能出现的诸多实际问题。

5.提高自己创新意识和能力

创新是社会进步的基礎，为了适应高等院校的飞速发展，教学秘书更需要树立与时俱进的创新意识及工作理念，要在工作中以创新的眼光去看待管理工作。教学秘书必须摒弃以往的旧观念，注意时刻更新知识和理念，更要关注教育领域发展的方向和新的目标。在工作中，注意创新教育管理的方式，从自身岗位和职责出发，追求创新发展，提高自己的专业技能，主动探索教学管理改革的新动向，从而在工作领域中积极创新，多出新成果。

综上所述，高校教学秘书必备素质的要求为：心理素质、沟通能力、信息能力以及专业知识能力等。高校提高教学秘书教学管理水平的方法为：从高校方面讲，需要建设教学秘书队伍，完善激励机制以及与各部门的积极配合等；从教学秘书自身上看，需要注意提高政治思想素质和工作效率，加强自我学习，提升自己的创新意识。总之，只有不断提高教学秘书自身的素质和水平，提高整体队伍的综合能力和教学管理水平，才能推动高校的进步和发展。

参考文献：

[1]孟凡丽.谈教学秘书在高校教学管理工作中的作用及其业务素养[J].西部素质教育，2017，3（17）.

[2]王莎莎.浅谈教学秘书的工作职责、工作特性及必备素质[J].科教文汇（下旬刊），2017（7）.